郵便の種類と使い分け 速達・書留・特定記録・レターパックの違いと料金

契約書や請求書を送るとき、「普通郵便でよいのか、書留にするのか、速達も付けるのか」と迷う担当者は少なくありません。種類が多く、料金の足し方も違うからです。この記事では、速達・特定記録・簡易書留・一般書留・レターパックなどの違いを、日本郵便の公式ページで2026年10月23日に確かめた内容で整理しました。送付状の書き方は送付状の書き方 例文とテンプレート、受け取る側のルールは郵便・宅配便の受け取りと社内配布のルールにまとめています。

まず3つの問いで絞る

送り方は、次の3つに答えると絞れます。順番にも意味があります。最初の「信書か」で使えない方法が外れ、次の「急ぐか」で配達の日が決まり、最後の「記録と補償」で選ぶオプションが決まるからです。

1. 信書が入っているか(請求書・契約書・見積書など)
2. 急ぐか(期限の日に土日がかかるか)
3. 記録と補償が要るか(出した証拠、手渡し、万一のときの賠償)

問い1 信書が入っているか

信書は、郵便法4条が「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定めるものです。日本郵便のほかに、運送会社が業として運ぶことはできません。総務省の信書のガイドラインは、請求書・納品書・領収書・見積書・契約書・申込書などを信書の例に挙げています。

日本郵便は、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは信書を送れないと案内しています。ただし、送付物に関する無封の添え状や送り状は同封できます。迷ったときは、封筒と見本を持って差出局に相談するよう、日本郵便が勧めています。

信書を送れるのは、手紙などの郵便物(特定記録・書留を含む)、レターパック、スマートレターです。信書の考え方は送付状の書き方でも触れています。

問い2 急ぐか

期限のある書類で気をつけたいのは、土日の配達です。日本郵便は2021年10月から、普通扱いの郵便物の土曜日の配達をやめ、お届けの日数も1日程度繰り下げています。特定記録も土曜日の配達はしません。日曜日と休日も、特定記録の公式ページは配達しないとしています(速達にした場合などを除く)。

一方、速達・書留・簡易書留・レターパックは、土曜日・日曜日・休日も配達しています。金曜日に普通郵便で出して、月曜日の締め切りに間に合わせようとすると、届くのが週明けになることがあります。

問い3 記録と補償が要るか

「出したことの記録」「相手に渡ったことの記録」「届かなかったときの賠償」は、別のものです。種類ごとにどこまで付くかが違います。次の節の表で確かめてください。

種類ごとの早見表

料金は手紙(第一種郵便物)の額です。オプションは、基本料金に足して払います。

速達の加算料金は重さで変わります。手紙は250gまでが+300円、1kgまでが+400円、4kgまでが+690円です。簡易書留に速達を足す、というように、書留や特定記録と速達は併用できます。

料金の足し方の例

定形郵便物(110円)に足すと、次のようになります。

書類が多くて50gを超えるときは、基本料金が定形外郵便物(規格内)の額に変わります。日本郵便の表では、50gまで140円、100gまで180円、150gまで270円、250gまで320円、500gまで510円、1kgまで750円です。

簡易書留と一般書留の違い

簡易書留は、引受けと配達だけを記録します。賠償は原則5万円までの実損額です。一般書留は、引受けから配達までの送達過程を記録し、差し出すときに申し出た損害要償額の範囲で実損額を賠償します。申し出がなければ10万円で、申し出れば最大500万円まで決められます。

どちらを選ぶかは、書類が届かなかったときの損害の大きさで決めます。一般的には、再発行できる書類は簡易書留、原本しかない書類や、紛失すると取引に影響する書類は一般書留、と分ける考え方があります。この基準は、会社の判断で決めてかまいません。

内容証明と配達証明

内容証明は、いつ・どんな内容の文書を誰から誰にあてて出したかを、日本郵便が証明するものです。加算料金は480円(2枚目以降は290円増)で、一般書留にする必要があります。配達証明は、配達した事実を証明するもので、加算料金は350円です。これも一般書留にします。

どちらも、督促や解約通知のように、あとで争いになりうる文書に使います。ふだんの契約書の郵送には、ここまで要らないことがほとんどです。受け取り側の扱いは郵便・宅配便の受け取りと社内配布のルールで説明しています。

レターパック・スマートレター・クリックポストの違い

郵便局の窓口やコンビニで買う専用の封筒を使うサービスです。料金は全国一律で、封筒のなかに入るものを送ります。

レターパックは、速達などのオプションを足せません(プラスは交付記録郵便だけ可)。現金や貴金属も送れません。スマートレターも速達は付けられず、土日・休日の配達もありません。クリックポストは信書を送れないため、請求書や契約書には使えません。

書類別のおすすめの例

次は、一般的な選び方の例です。会社のルールや相手との約束があれば、それに合わせてください。

契約書の原本には、相手が控えを返送する分の返信用封筒も入れます。返信用封筒に何を使うかを相手に任せると、書留にしてもらえないことがあります。大事な書類は、返信用の切手も書留の分まで貼っておくと安心です。受け取った契約書の確認は契約書を受け取ったら確認することにまとめています。

料金の調べ方

郵便の料金は、重さと大きさ、付けるオプションで決まります。改定されることがあるので、この記事の額は目安にして、送る前に日本郵便の公式ページで確かめます。

1. 書類を封筒に入れ、はかりで重さを量る(50gを超えると定形外の料金になる)
2. 定規で長さ・幅・厚さを測る(定形は長さ14〜23.5cm・幅9〜12cm・厚さ1cm・50gまで)
3. 日本郵便の料金を計算する・調べるのページで、種類・重さ・オプションを選ぶ
4. 日数は、同じサイトの「お届け日数を調べる」で確かめる
5. 差し出したら、書留・特定記録・レターパックの番号を控え、郵便追跡サービスで配達を確かめる

定形外郵便物の規格内は、長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3cm以内・1kgまでです。厚さが3cmを超えると規格外になり、料金が上がります。

送る前のチェック

今日からできること

郵便の種類の迷いは、会社の決まりを1枚の表にしておくと減ります。

1. 書類の種類(契約書・請求書・通知・現金など)ごとに、使う方法を一覧にする
2. 期限の前の金曜日に出す書類は、速達か書留にする決まりを足す
3. お問い合わせ番号を書く台帳の項目(日付・宛先・種類・番号)を決める
4. 書留の控えを保管する場所を決める
5. 料金を調べる日本郵便のページを、担当者のブックマークに入れる