御中と様の使い分け 封筒の宛名の書き方と返信用封筒の行の直し方

取引先に書類を送るとき、封筒の宛名に「御中」と「様」のどちらを書くかで手が止まった経験は、多くの人にあると思います。返信用封筒の「行」を消して何と書き直すか、迷う人も少なくありません。この記事では、敬称の使い分けと、宛名を置く位置、「行」の直し方を、縦書きと横書きの両方で説明します。日本郵便と文化庁の資料で確かめられる点と、会社や地域で違いのある慣習を分けて書きます。

御中と様の使い分けは「相手の名前が分かるか」で決まる

宛名の敬称は、相手が組織か個人か、複数か、で選びます。迷ったときは、まず「相手の氏名が分かっているか」を見ます。

• 氏名が分からず、会社・部署・係にあてる: 御中
• 氏名が分かる: 様
• 複数の人にまとめてあてる: 各位

文化庁の「敬語の指針」は、「御中」を、具体的な人ではなく、その組織や機関の中にいる関係者へあてる、という意味を表す「脇付け」だと説明しています。脇付けとは、宛名の脇に添えて、相手への敬意を表す言葉のことです。「御中」は組織の中の誰かに読んでほしいときの言葉なので、特定の氏名があるときには使いません。

日本郵便は、敬称について「現代ではほとんど『様』でOK」としています。氏名が分かるときは「様」を選んでおけば、まず困りません。

敬称の早見表 会社・部署・個人・役職・複数・官公庁

次の図と表に、相手ごとの書き方をまとめました。例の会社名と氏名は架空です。

表の中で、日本郵便と文化庁の資料で確かめられるのは、御中と様を重ねないこと、御中が組織あての言葉であること、現代では「様」でよいことです。ほかの書き方は、社会で広く行われている慣習です。会社や業界によって、扱いが違うことがあります。

御中は組織あて

部署名や会社名だけがわかっていて、担当者の名前が分からないときの敬称です。「株式会社あおば商事 総務部 御中」のように書きます。官公庁や自治体の課にあてるときも、同じ考え方です。

様は個人あて

氏名が分かるときの敬称です。役職がある人にあてるときも、基本は「様」です。会社の中の特定の1人に読んでほしい書類は、氏名を調べて「様」にします。名刺や過去のメールの署名で、漢字を確かめます。

各位は複数の人あて

「各位」は、複数の人にまとめてあてる言葉です。「各位」だけで敬意を含むので、「各位様」とは書きません。「関係者各位」「お取引先各位」のように、相手の範囲を示す言葉に付けます。社内の通知や、取引先全体へのお知らせの書き出しによく使われます。封筒の宛名ではなく、文書の冒頭に書くことが多い言葉です。

殿は目上には使わないのが一般的

「殿」は、公的な文書や社内文書、賞状などで、役職や氏名の後に付ける例があります。一般的には、目上の人や社外の相手には「様」を使います。「殿」は受け取る側に、上から書かれたように感じる人がいるためです。ただし、これは慣習で、公的な決まりではありません。会社の文書規程が「殿」を指定している場合は、それに従います。迷うときは「様」にしておけば、相手を選びません。

先生は職業や立場による

文化庁の「敬語の指針」は、学校の教師にあてる手紙について、「○○先生」ではなく「○○様」と書くこと自体は誤りではないとしています。そのうえで、生徒や学生、またはその親の立場から書くときは、「○○先生」のほうが適切だと言える、と説明しています。同じ指針は、「○○中学校 山田一郎先生御中」という書き方は不適切だとしています。氏名が明らかなのに「御中」を付けると、矛盾するためです。

御中と様を重ねない 迷いやすい3つの組み合わせ

敬称は、1つの宛先に1つだけ付けます。重ねてしまいやすいのは、次の3つです。

「部長様」の扱い

一般的には、役職名がすでに敬意を含む呼び方だと考えます。そのため、「山田部長様」のように、役職名の後に「様」を付けると、敬称が重なるとして避ける人が多くいます。役職を書くときは、「総務部 部長 山田 花子 様」のように、役職を氏名の前に置き、氏名の後に「様」を付けます。送付状の書き方は送付状の書き方 例文とテンプレート 郵送・FAXで入れる項目と封入の順番にも載せています。

ただし、会社によっては、役職名に「様」を付ける習慣があります。社内の呼び方や相手の会社の習慣は、一般的な慣習と違うことがあります。自社で指定がある場合は、それに従います。

「ご担当者様」の使いどころ

担当者の名前が分からないとき、「総務部 ご担当者様」と書く方法があります。部署あてで「御中」とするか、「ご担当者様」とするかは、会社によって違います。名前が分かったら、次からは名前で書きます。

縦書きの封筒の宛名 配置の決まりごと

日本郵便の「封筒の表書き・裏書きの書き方」には、宛名の配置について、次の説明があります。

• 切手は、封筒を縦長にしたときの左上になる位置に貼る(横長の封筒でも同じ)
• 住所や会社名、部署名が長いときは、最初に相手の氏名を中央に書くと、バランスがとりやすい
• 企業にあてる丁寧な手紙では、「(株)」のように略さず、「株式会社○○」と書くのが正式とされている

縦書きは、右から順に、郵便番号・住所・会社名と部署名・氏名の順に書くのが一般的です。住所は右寄り、会社名は住所より少し下げ、氏名は中央に、いちばん大きな字で書きます。敬称は、氏名の下に、氏名と同じ大きさで書きます。

裏書きは、差出人の住所と氏名です。日本郵便は、縦書きの封筒の裏に差出人の住所を書くときは2とおりの書き方があること、いずれも表書きより小さな字で書いたほうがよいことを説明しています。封をするときに、セロハンテープやホッチキスで止めないほうがよい、とも案内しています。

横書きの封筒の宛名 配置と敬称

横書きは、上から順に、郵便番号・住所・会社名と部署名・氏名の順に、左揃えで書くのが一般的です。住所が長いときは、建物名や階数を次の行にします。会社名と部署名は、1行に収まらないときは行を分けます。

横書きの裏書きについて、日本郵便は、差出人の住所・氏名を封筒の下部3分の1におさまるように書くと案内しています。

返信用封筒の「行」「宛」の直し方

会社が送る書類に、返信用封筒を同封することがあります。返信用封筒には、宛名の後に「行」や「宛」と印刷や手書きがされています。受け取った側は、これを自分で直して返送するのが一般的です。

直し方の手順

1. 「行」または「宛」を、定規を使って二重線で消す(縦書きは縦の線、横書きは横の線)
2. 消した字の隣に、敬称を書き足す(縦書きなら左、横書きなら右が一般的)
3. 部署や会社だけがあて先なら「御中」、氏名があれば「様」にする
4. 切手が貼られていなければ、返送の郵便料金に合った切手を貼る

書き足す位置や、二重線か一本線かは、会社によって扱いが違います。公的な決まりはありません。修正液や修正テープは使わず、線で消すのが一般的です。訂正印は、押さなくてよいとされることが多いようです。

「行」と「宛」の違い

「行」も「宛」も、送る側が自分あてに付ける言い方です。意味に大きな違いはありません。どちらが付いていても、直し方は同じです。「宛」は読み方が「あて」で、「行」と同じく、送る側の言い方です。一般的には、どちらも直して返します。

返信用封筒を用意する側のこと

送る側が返信用封筒を用意するときは、宛名を自社の住所と部署名で印刷または手書きし、末尾に「行」を付けるのが一般的です。自社の宛名に「様」や「御中」を付けるのは、相手に直す手間を省く心づかいにも見えますが、自分に敬称を付けることになるため、一般的には避けます。

返送の切手を貼って同封するか、料金受取人払の封筒にするかは、会社の方針で決めます。切手の位置は、日本郵便の案内どおり、縦長にしたときの左上です。封書の大きさや料金は、日本郵便の手紙・封書のページで確かめられます。

年賀状や返信メールでも同じ考え方

宛名の敬称の考え方は、年賀状やメールでも同じです。年賀状の宛名と賀詞は、年賀状のビジネスマナー 取引先への賀詞の使い分けと文例・出す時期にまとめています。メールの宛名と書き出しは、ビジネスメールの書き方 件名・宛名・結びとCC・BCCの使い分けにあります。敬語全体の考え方は、敬語の使い方 尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いと二重敬語・間違えやすい言い換え一覧で説明しています。

宛名を書く前のチェックリスト

今日からできること

1. 自社の封筒の宛名を3通ぶん見直し、「御中」と「様」を重ねていないか確かめる。
2. 取引先の名簿に、氏名が分かる相手は「様」、分からない相手は「御中」と、宛名の敬称の列を作る。
3. 返信用封筒を同封する書類は、封筒の宛名に「行」を付けて印刷する形にそろえる。
4. 返信用封筒が届いたら、「行」「宛」を二重線で消し、「御中」か「様」を書き足す手順を、部署の手順書に書いておく。
5. 自社の文書規程に、「殿」「役職+様」の扱いがあるか確かめ、なければ「様」にそろえると決めておく。

宛名は、受け取る人が最初に目にする部分です。形をそろえておくと、書くたびに迷う時間が減り、書類を出す人が変わっても、同じ水準で出せます。