Excelのピボットテーブルの使い方 経費や売上の集計表を数分で作る手順

月末に経費の明細を部署ごとに合計する、取引先ごとの売上をまとめる。電卓や関数で出している集計は、ピボットテーブルを使うと、表を選んで項目を置くだけで作れます。

この記事では、集計しやすい元の表の整え方から、作る手順、事務でよく使う集計の例、データを足したときの更新までを順に説明します。手順は Microsoft の日本語のサポートページで確かめた、Windows の Microsoft 365 の Excel のものです(2026年10月20日確認)。Excel for the web と Mac で違う所は、その都度書いています。

ピボットテーブルは、元の表を書き換えずに集計表を作る機能

ピボットテーブルは、表のデータを集計し、比べたり傾向をつかんだりするための機能です。元の表の列(フィールドと呼びます)を、[行]・[列]・[値]・[フィルター] の 4 つの置き場所に入れると、部署別や月別の集計表ができます。

Microsoft の説明では、ピボットテーブルはキャッシュと呼ばれるデータの写しで動くため、元のデータは変わりません。置き場所を入れ替えれば、同じ明細から「部署別」と「科目別」の両方の表をすぐに作れます。

関数との使い分けは、次の表を目安にしてください(編集部の目安)。SUMIFS などの関数の書き方は、事務で使うExcelのショートカットと関数 集計と日付の計算が速くなる基本にまとめています。

集計の前に、元の表を5つの決まりで整える

ピボットテーブルがうまく作れない原因の多くは、元の表の形にあります。Microsoft は、データを 1 行の見出しがある列にまとめ、空の行や列を作らないよう案内しています。経費の明細なら、次の形にします。

結合セルは、表の見た目を整えるために使われがちです。Microsoft の説明では、複数のセルを結合すると左上のセルの内容だけが表示され、ほかのセルの内容は削除されます。部署名を縦に結合した表では、2 行目からは部署が空白になり、その行の金額は部署の合計に入りません。

元の表は「テーブル」にしておく

元の表は、Excel のテーブルにしておくと後が楽です。表の中のセルを選び、[ホーム] > [テーブルとして書式設定] でスタイルを選びます。見出しがあればチェックを入れて [OK] を選びます。Ctrl + T でも作れます。

Microsoft は、テーブルはピボットテーブルの元のデータに向いていると説明しています。テーブルに足した行は、更新のときに自動でピボットテーブルに含まれ、新しい列はフィールドの一覧に加わります。テーブルのすぐ下の行に入力すれば、テーブルの範囲も自動で広がります。

ピボットテーブルを作る手順(WindowsのMicrosoft 365)

1. 元の表の中のセルを 1 つ選ぶ。
2. [挿入] > [ピボットテーブル] を選ぶ。選んだテーブルや範囲をもとに作る画面が開く。
3. 置く場所で [新しいワークシート] を選ぶ。同じシートに置くなら [既存のワークシート] を選び、置き始めるセルを指定する。
4. [OK] を選ぶ。空のピボットテーブルと、[ピボットテーブル フィールド] の一覧が出る。
5. 一覧の上で使う列(フィールド)にチェックを入れ、下の 4 つの領域へドラッグして置き場所を決める。

チェックを入れたフィールドは、決まった領域に入ります。Microsoft の説明では、数値以外のフィールドは [行]、数値のフィールドは [値] に入り、日付と時刻は [列] に入ります。思った所と違えば、ドラッグで移します。いらなくなったフィールドは、チェックを外すか、領域の外へドラッグします。

フィールドの一覧が消えたときは、ピボットテーブルの中をクリックします。それでも出なければ、リボンの [ピボットテーブル分析] タブで [フィールド リスト] を選びます。

4つの置き場所の役割 行・列・値・フィルター

Microsoft の説明をもとに、置き場所ごとの出方をまとめました。

同じフィールドを [行]・[列]・[フィルター] に重ねて置くことはできません。別の領域に置き直すと、元の領域からは外れます。[値] だけは同じフィールドを 2 回置けるので、合計と構成比を並べて出せます。

事務でよく使う3つの集計の例(架空のデータ)

ここからは、架空の会社の明細で置き方を示します。社名と人名は架空です。

部署別・月別の経費

上の図の経費の明細(8 件)を使います。[行] に部署、[列] に日付、[値] に金額を置き、日付を月ごとにまとめると、次の表ができます(単位は円)。

[フィルター] に科目を置けば、交通費だけ、会議費だけの集計にすぐ切り替えられます。

取引先別の売上と構成比

次は、9月の売上の明細(6 件)です。

[行] に取引先、[値] に売上金額を置き、売上金額をもう 1 回 [値] に置きます。2 つ目の値を右クリックして [値の表示の種類] > [総計に対する比率] を選ぶと、構成比が並びます(比率は小数第 1 位までに四捨五入)。

[フィルター] に担当者を置くと、担当者ごとの売上に絞り込めます。請求書を受け取ってから支払うまでの流れは、請求書の受け取りから支払いまで 経理の流れとインボイス・電子保存で紹介しています。

担当者別の件数

同じ売上の明細で、[行] に担当者、[値] に取引先を置きます。取引先は文字の列なので、最初から「個数」で集計され、受注の件数が出ます。

「個数」は空でないセルを数えます。数える列には、伝票番号や取引先のように、どの行にも必ず入っている列を選びます。

合計・個数・平均を切り替える(値の集計方法)

[値] に置いたフィールドは、数値の列なら「合計」、数値以外の列なら「個数」で集計されます。平均や最大にしたいときは、次の手順で変えます。

1. [値] の領域で、フィールド名の右の矢印を選ぶ。
2. [値フィールドの設定] を選ぶ。
3. [集計方法] の一覧から合計・個数・平均などを選び、[OK] を選ぶ。

Mac では、この画面の名前が [フィールド設定] です。Excel for the web では、集計表の値を右クリックして [値の集計方法] からも選べます。

日付を月ごとにまとめる(グループ化)

明細の日付をそのまま [行] や [列] に置くと、日ごとの細かい表になります。月や四半期でまとめるのがグループ化です。

Microsoft 365 などでは、日付と時刻の列は既定で自動的にグループ化されます。自動でまとまらないときや、まとめ方を変えたいときは、次の手順で行います。

1. 集計表の日付のどれかを右クリックし、[グループ化] を選ぶ。
2. [グループ化] の画面で、必要なら [開始の値] と [末尾の値] を直す。
3. [基準] で「月」などの単位を選び、[OK] を選ぶ。

元に戻すときは、グループの中の項目を右クリックして [グループ化の解除] を選びます。自動のグループ化を止めたいときは、[ファイル] > [オプション] > [データ] にある「ピボットテーブルの日付/時刻列の自動グループ化を無効にします」で設定します。

元のデータを足したら [更新] する

ピボットテーブルは元の表の写しで動きます。元の表に行を足したり数字を直したりしても、すぐには集計表に反映されません。足したあとは、集計表を更新します。

元の表がテーブルなら、足した行は更新のときに自動で入ります。ただのセル範囲から作ったときは、範囲の外に足した行は入らないので、データ ソースの範囲を広げます。最初にテーブルにしておけば、この手間がなくなります。

自動で更新する機能は、2026年10月20日時点の Microsoft のページでは Microsoft 365 Insider プログラムの参加者向けなので、ふだんは手で更新します。Excel for the web は集計表を右クリックして [更新]、Mac は Control キーを押しながらクリックして [更新] を選びます。

よくあるつまずきと直し方

文字になった数値を数値に直す

Microsoft の説明では、数値が文字列として保存されていると、多くの場合セルの左上に緑の三角の警告が出ます。セルを選んで警告のボタン(Alt + Shift + F10)から [数値に変換] を選びます。隣の列に =VALUE(D2) のような式を入れて数値にし、値として貼り付ける方法もあります。

集計表の数字のもとを確かめる

集計表の値をダブルクリックすると、その数字のもとになった明細が新しいワークシートに出ます。合計が合わないときに、どの行が入っているかを確かめるのに使えます。

今日からできること

1. 毎月集計している明細の表を 1 つ選び、5 つの決まり(1 行 1 件・見出し 1 行・空の行や列なし・結合なし・1 列 1 種類)に合っているかを見る。
2. 結合セルを解除し、表の中のセルを選んで Ctrl + T でテーブルにする。
3. [挿入] > [ピボットテーブル] で新しいシートに作り、[行] に部署、[値] に金額を置く。
4. 手で出していた先月の合計と、集計表の総計が合うかを突き合わせる。
5. 来月からは、明細をテーブルの下に足して [更新] するだけの手順にする。