入社手続きのチェックリスト 社会保険・雇用保険と書類の期限 2026年版

社員を迎えるときの手続きは、期限の違う届け出がいくつも重なります。軸になるのは、社会保険の「入社から5日以内」と、雇用保険の「翌月10日まで」の2つです。この記事では、入社前から最初の給与までにすることを順に並べ、2026年10月時点の決まりで期限と提出先を確かめました。

入社手続きは2つの期限で組み立てます

入社の手続きを時系列に並べると、次のようになります。

社会保険の5日は入社日から数えるため、月末に入社した人は期限が翌月の初めになります。年末年始や大型連休の前の入社も同じです。書類は入社日の前にそろえておくと、期限に追われずにすみます。

入社前: 労働条件を書面で示し、書類を案内する

労働条件の明示

会社は、労働契約を結ぶときに労働条件を示さなければなりません(労働基準法15条)。とくに次の事項は書面で示します。本人が希望した場合は、出力して書面にできるメールなどでも構いません。

• 契約の期間と、期間の定めがある場合の更新の基準(更新の上限の有無と内容を含む)
• 就業の場所と従事する業務(変更の範囲を含む)
• 始業・終業の時刻、所定時間外労働の有無、休憩、休日、休暇など
• 賃金の決め方・計算と支払いの方法・締め切りと支払いの時期(昇給を除く)
• 退職に関すること(解雇の事由を含む)

2024年4月からは、すべての労働契約で就業場所と業務の「変更の範囲」を書くことになりました。有期契約の人には、更新上限の有無と内容も示します。無期転換を申し込める権利が生じる契約を結ぶときは、申し込めることと、無期転換後の労働条件も示します(労働基準法施行規則5条)。

前の年に作った雛形を使い回している会社は、この項目があるか確かめてください。

本人に案内する書類

入社日までに、本人から次のものを受け取れるよう案内します。

マイナンバーを集めるときは、あらかじめ利用目的を本人に示します。源泉徴収票の作成と社会保険の届け出など、使う目的をまとめて伝えて構いません。

社会保険は入社から5日以内に届け出ます

被保険者資格取得届

健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届は、事実が起きた日(入社日)から5日以内に、事務センターか管轄の年金事務所に出します。電子申請、CDやDVDなどの電子媒体、郵送、窓口のどれでも出せます。添付書類は原則として要りません。

届け出が遅れて後から加入すると、さかのぼって保険料を納めることになります。

加入するかどうかの判断

加入の判断で迷うのは、パートやアルバイトの人です。2026年10月時点の決まりを図にしました。

短時間労働者の要件のうち、所定内賃金が月額8.8万円以上という「賃金要件」は、2026年10月1日に撤廃されました。いまは週20時間以上・学生でない・企業規模の3つで判断します。

ただし、最低賃金の減額特例の許可を受けていて、所定内賃金が月額8.8万円未満の人(特定減額特例対象者)は例外です。原則として加入の対象外で、本人が会社を通じて申し出れば加入できます。

企業規模の要件も、段階的に下がる予定です。

パートの加入の広がりについては、パート・アルバイトの社会保険でくわしく扱っています。

試用期間中や短い契約の人はどうなるか

迷いやすいのが、試用期間中の人です。日本年金機構は、試用期間中でも報酬が支払われていれば使用関係があるとしています。加入の条件に当たる人は、試用期間が終わるのを待たず、入社日から加入します。

2か月以内の期間を決めて雇う人は、原則として加入の対象外です。ただし、その期間を超えて雇う見込みがあるときは、契約の最初から加入します。届け出が漏れていたと後で分かると、さかのぼって届け出て、保険料も納めることになります。

被扶養者(異動)届

扶養する家族がいるときは、健康保険 被扶養者(異動)届も5日以内に出します。配偶者を扶養に入れるときの国民年金第3号被保険者関係届と、1つの様式にまとまっています。

2026年4月1日からは、判定の方法が1つ加わりました。収入が給与だけの家族は、労働条件通知書などに書かれた賃金から見込む年間収入で判定できます。この方法では、通知書などの写しと、給与収入だけであることの申し立てを添えます。

続柄は、戸籍謄本などで確かめた旨を事業主が届書に書き、被保険者と家族の両方のマイナンバーを書けば、添付を省けます。

保険証の代わりに届くもの

健康保険証は、2024年12月2日から新しく発行されていません。協会けんぽの場合、新しく加入した人全員に「資格情報のお知らせ」が発行されます。これだけでは受診できず、マイナ保険証とあわせて使います。

資格確認書は、資格取得届の発行要否の欄に印を付けた人に発行されます。印がなくても、マイナ保険証を持っていない人には、資格の取得が決まってから30〜50日後に発行されます。

雇用保険は翌月10日までにハローワークへ

雇用保険の加入の条件は、31日以上続けて雇われる見込みがあることと、1週間の所定労働時間が20時間以上であることの2つです。契約の期間が31日未満でも、更新の定めがあり31日未満で雇い止めにすると明示していなければ、見込みがあるものとして扱われます。

雇用保険被保険者資格取得届は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークに出します。e-Govで電子申請もでき、資本金1億円を超える法人などは電子申請が義務です。届け出が済むと、資格取得等確認通知書(被保険者通知用)と雇用保険被保険者証が届くので、大切に保管するよう伝えて本人に渡します。

2028年10月1日からは、加入の線が週20時間以上から週10時間以上に下がります。週10時間台のパートが多い職場は、対象になる人を今のうちに数えておくと、2028年の手続きが楽になります。

税金と住民税の準備

扶養控除等(異動)申告書

給与を受ける人は、その年の最初の給与の支払日の前日までに、扶養控除等(異動)申告書を会社に出します。年の途中で入社した人は、入社後最初の給与の前日までです。申告書を出した人は源泉徴収税額表の甲欄、出していない人は乙欄で税額を計算するため、手取りが大きく変わります。

前職の源泉徴収票

年の途中で入社した人の年末調整は、前の会社の給与も含めて行います。前職の源泉徴収票で金額を確かめられないと年末調整はできず、本人が確定申告をすることになります。入社時にお願いしておき、遅くとも11月までに受け取ります。

年末調整の流れは年末調整の段取り 2026年(令和8年分)にまとめました。

住民税の特別徴収の引継ぎ

前の会社で住民税を給与から天引き(特別徴収)していた人は、新しい会社で引き続き天引きできます。前の会社が給与所得者異動届出書の上段を書いて新しい会社に渡し、新しい会社が下段を書いて市区町村に出します(世田谷区の案内による)。

申し出の期限は、前の会社を辞めた月の翌月10日です。ただし4月中に辞めた人は、翌月10日ではなくその月の30日(4月30日)が期限になります。それまでに本人が新しい会社を通じて申し出れば、新しい会社が特別徴収義務者に指定されます(地方税法321条の4第5項)。

労働者名簿・賃金台帳と安全衛生

労働者名簿(労働基準法107条)と賃金台帳(108条)は、入社した人ごとに作ります。保存期間は5年ですが、当分の間は3年とされています。名簿は退職などの日から、賃金台帳は最後に記入した日から数えます。

常時使用する人を雇い入れるときは、医師による健康診断を行います(労働安全衛生規則43条)。3か月以内に健康診断を受けた人が結果を出したときは、その項目を省けます。あわせて、作業の手順や事故の時の対応などの安全衛生教育を、雇い入れたら遅滞なく行います(同35条)。

入社手続きのチェックリスト

最後に、担当者がそのまま使える確認表を時期ごとにまとめました。

退職のときの手続きは退職の手続き 会社側のチェックリストで扱っています。入社と退社をセットで社内の手順書にしておくと、担当が替わっても迷いません。

この記事は、2026年10月18日時点で日本年金機構・厚生労働省・国税庁などが公表している資料をもとにしています。健康保険組合に加入している会社や、外国籍の人、役員の場合などは扱いが違うことがあります。個別の判断は、社会保険労務士や、年金事務所・ハローワーク・税務署などの窓口に確かめてください。