ほかの会社に決めた。うれしい半面、もう一方の会社に辞退を伝えるのは気が重いものです。お世話になった担当者の顔が浮かんで、連絡を先延ばしにしたくなりますよね。
でも、辞退の連絡は早いほど、相手の会社の負担は小さくなります。採用の準備を止められ、ほかの候補者に声をかける時間も残せるからです。伝える時期と順番、そのまま使える電話とメールの例文、承諾後に辞退するときに気をつけることを押さえておけば、短い電話一本で区切りを付けられます。
辞退は、決めたその日のうちに伝える
辞退を決めたら、その日のうちに連絡しましょう。会社は内定を出した時点で、入社の準備や、ほかの候補者への連絡を止めていることがあります。返事の期限があるなら、その期限よりずっと前に伝えるのが理想です。
連絡の相手は、採用の窓口になっている担当者です。転職エージェント経由で応募した会社なら、まずエージェントの担当者に伝え、会社への連絡をどうするか相談します。
伝える順番は、電話のあとにメール
いちばん確実なのは、電話で直接伝え、そのあとメールでも送ることです。電話で伝われば、相手は次の手を早く打てます。メールは、伝えた日時と内容を残すために送ります。
電話をかけるのは、相手の始業直後や昼休みを避けた、平日の日中が無難です。電話がつながらなければ、戻りの時間を聞いてかけ直します。会社から「連絡はメールで」と言われている場合は、メールだけで伝えてかまいません。
話す前に、伝えることを3行のメモにしておくと、緊張しても言葉に詰まりません。辞退の意思、お礼、おわびの3つです。
理由は「ほかの会社とのご縁があり」で十分です。聞かれたら、自分の希望に近い仕事だったから、のように一言で答えます。相手の会社の不足を挙げる必要はありません。
辞退は電話で直接伝え、そのあとメールでも残すイラスト: 編集部が画像生成AIで作成したイメージ（YOBITSUGI AI・OpenAI gpt-image-2.5-sunburst）
電話で伝える例文
メールで伝える例文
メールだけで伝える場合は、「先ほどお電話でも」の一文を除き、最後に「本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ありません」と添えます。
選考の途中なら、もっと短くていい
内定の前、面接の途中で辞退するときは、電話でなくメールで伝えても、たいていは十分です。次の面接の日程が決まっているなら、その前日までに、できれば早めに送りましょう。
承諾後に辞退するときに知っておきたいこと
内定承諾書を出したあとでも、辞退はできます。内定の段階で労働契約が成り立っていても、期間の定めのない雇用は、働く側がいつでも解約を申し入れられ、申し入れから2週間で終わる決まりです。1
ただし、会社の側には負担がかかります。厚生労働省のQ&Aは、合理的な理由のない内定辞退について、損害を賠償しなければならない場合も考えられるとしています。2だからこそ、承諾後に辞退を決めたら、すぐに電話で直接伝え、誠意をもって謝ることが大切です。
受け取った書類にも気をつけましょう。入社の手続きの書類や、会社から借りている物があれば、すぐに返します。返し方は担当者に確認し、送るなら簡易書留などの記録の残る方法を選ぶと安心できます。自分が出した書類の扱いも、確かめておくと気持ちよく区切りを付けられます。
返事が来たら、短くお礼を返す
辞退のメールに会社から返事が来たら、短くお礼を返して終わりにします。「ご丁寧にありがとうございました。貴社のご発展をお祈りいたします」の一文で十分です。
電話とメールのやりとりは、日付と相手の名前が分かる形で残しておきましょう。あとで書類の返却などの連絡が来たときに、いつ、誰に伝えたかをすぐに確かめられます。
避けたい伝え方
- 連絡しないまま、返事の期限や入社日を迎える
- 期限の直前まで迷い、相手が次の手を打てない時期に伝える
- 相手の会社や担当者への不満を、辞退の理由として並べる
- 本人ではなく、家族などに連絡してもらう
どれも、相手の会社に余計な手間と時間をかけさせてしまいます。迷っている時間が長いほど、伝えにくさも増していきます。業界が近ければ、いつかまた仕事で関わるかもしれません。最後まで誠実に伝えておけば、そのときも気持ちよく話せます。
辞退を伝える前にやること
辞退の連絡は、気が重くても、早く誠実に伝えるほど、相手の負担もあなたの気持ちも軽くなります。新しい会社でのスタートのために、今日のうちに一本電話をかけてみてください。
この記事は、2026年11月13日時点の法令と、厚生労働省の公開資料をもとにしています。個別の事情で迷うときは、総合労働相談コーナーなどに相談してください。
