委任状の書き方 会社が代理人に手続きを頼むときの記載項目・押印と例文

役員が替わったときの登記、年金事務所での相談、役所への届け出。会社の手続きを、総務の担当者が代わりに出しに行く場面は少なくありません。そのとき窓口で求められるのが委任状です。

民法では、代理人が本人のためにすることを示して行った意思表示は、本人に直接その効力が生じます。¹窓口から見れば、目の前の担当者が本当に会社から任されているのかを確かめる手段が、委任状です。だから、だれが、だれに、何を任せたのかを、1枚で読み取れるようにしておきます。

委任状に入れる4つの項目

決まった用紙がない手続きでも、入れる項目はほぼ共通です。日本年金機構は、次のような項目を書いてあれば、任意の用紙でも委任状として有効だと案内しています。²

日本年金機構は、委任する内容を「できる限り具体的に」書くよう求めています。²「各種手続き」とだけ書くのではなく、「〇〇の申請をする一切の件」のように、手続きの名前まで入れます。

提出先によっては、ほかの項目も要ります。年金の手続きなら、委任する人の基礎年金番号や生年月日、見込額などを代理人に渡すか本人に郵送するか、といった欄もあります。²提出先の様式があれば、その欄を埋めるのが確実です。

会社として出すときは、本店と代表者の名前で

委任する人が会社なら、会社を代表する人の名前で出します。法務局の登記申請書の記載例では、委任状の最後に、本店の所在地、会社名、代表取締役の肩書と氏名を書き、その下に印鑑を押す形です。³

代理人の欄は、担当者個人の住所と氏名です。登記の記載例でも、代理人は住所と氏名だけで書かれています。³社内の部署名を書き添えるかどうかは、提出先の様式に合わせます。

例文 登記の申請を担当者に任せる

法務局の記載例をもとにした、取締役の変更の登記を任せる委任状の例です。³

「原本還付の請求及び受領の件」は、出した書類の原本を返してもらうときに入れる項目です。³任せる内容は1行に1つずつ並べると、どこまで任せたかが読み取りやすくなります。

例文 役所の届け出を担当者に任せる

決まった様式がない提出先に向けた、汎用の形の例です。提出先の案内に別の項目があれば足します。

押印が要るかは、提出先で決まる

国は2020年に、行政手続で求めていた押印を見直しました。押印を求めていた1万4,992の手続きのうち、1万4,909（99.4%）は、押印をやめるか、やめる方向で検討すると決まりました。残った83の手続きは、どれも印鑑証明が必要なものや、登記印・登録印を求めるものです。⁴

つまり、押印が今も要るのは、印鑑そのものに意味がある手続きです。商業登記の申請を代理人に任せる委任状には、代表取締役が登記所に提出している印鑑を押します。³一方、日本年金機構が任意の用紙に書くよう挙げている項目には、押印が入っていません。²

迷ったら、提出先の様式に押印の欄があるか、案内に「印鑑」の文字があるかを見ます。窓口によっては独自の様式を用意していることもあるので、事前に聞いておくと二度手間を防げます。

白紙のまま渡さない

代理人の名前や任せる内容を空けたまま印鑑を押した委任状を、白紙委任状と呼びます。民法では、他人に代理権を与えたと表示した人は、その範囲で相手との行為の責任を負います。¹空欄があると、思っていない手続きにまで使われたときに、会社が責任を問われるおそれがあります。

日付、代理人、任せる内容は、印鑑を押す前に必ず埋めます。手続きが終わったら、控えを稟議や手続きの記録と一緒に保管しておきましょう。

委任状を渡す前の確認表

委任状は、会社が担当者を信頼して手続きを任せたことを、相手に伝える書面です。項目と押印の決まりを押さえておけば、急な手続きでも1枚を落ち着いて用意できます。

この記事は、2026年11月12日時点の法令と、法務局、日本年金機構、内閣府の公表資料をもとにしています。手続きごとの様式と必要な書類は、提出先の案内で確認してください。

注

1. 民法 第99条（代理行為の要件及び効果）、第109条（代理権授与の表示による表見代理等）、第643条（委任） ↩ ↩²

2. 日本年金機構「年金相談や手続きを代理人に委任するとき」（2026年3月2日更新） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. 法務局「株式会社変更登記申請書（辞任等により新たな役員（取締役）が就任した場合）」記載例（委任状の例と注記） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. 内閣府規制改革推進室「地方公共団体における押印見直しマニュアル」第二章（2020年12月18日） ↩