Outlookの予定表の共有 部署の予定を見える化する権限の設定と開き方

電話を取り次ぐたびに「○○さんは今どちらに」と部署の中を探していませんか。外出や会議の予定が一覧で見えていれば、取り次ぎも日程合わせも早くなります。

この記事では、Outlook の予定表を部署で共有するときの権限の段階、版ごとの共有の手順と開き方、部署で決めておく書き方のルールをまとめました。手順は Microsoft のサポートと Learn の日本語のページで確かめた内容です(2026年10月19日確認)。

まず、使っている Outlook の版を確かめる

Windows の Outlook には「新しい Outlook」と「従来の Outlook(クラシック)」があり、ブラウザーで使う「Outlook on the web」もあります。共有の手順は版ごとに違います。Microsoft の説明では、見分け方は次のとおりです。

共有の権限は5段階 相手ごとに「どこまで見せるか」を選ぶ

予定表を共有するときは、相手ごとに見せる範囲を選びます。Microsoft 365 では、どの版の Outlook でも同じ段階を選べるようにそろえられています。

従来の Outlook では、[予定表のプロパティ] の画面で、相手ごとに「忙しい時間」「タイトルや場所」「すべての詳細」から選びます。代理人は別の画面で設定します。組織の外の人と共有できるのは、管理者が社外との共有を許可しているときです。

どの段階を選ぶかの目安

部署の全員には「タイトルと場所」が使いやすい段階です。外出先や会議名が分かれば、取り次ぎと日程合わせに足ります。上司やアシスタントなど予定を一緒に組む人には「すべての詳細」、予定を代わりに入れてもらう人には「編集」を選びます。会議の返事まで任せる人だけを「代理人」にします(段階の割り振りは編集部の目安です)。

代理人は標準の予定表(名前が「予定表」のもの)にだけ設定できます。Microsoft は、共有の予定表を管理する代理人は1人にするよう勧めています。

自分の予定表を共有する手順(版ごと)

新しい Outlook(Windows)

1. 予定表を開き、[ホーム] タブで [予定表の共有] を選ぶ。予定表が複数あるときは、共有する予定表を選ぶ。
2. [メール アドレスまたは連絡先名を入力してください] に相手を入れる。
3. 相手の名前の横のドロップダウンで段階を選ぶ。
4. [共有] を選ぶ。相手に招待のメールが届く。

Outlook on the web

1. 予定表を開き、ツールバーの [共有] を選んで、共有する予定表を選ぶ。
2. 相手の名前かメール アドレスを入れ、段階を選ぶ。
3. [共有] を選ぶ。

段階を変えるときや共有をやめるときは、予定表名を右クリックして [共有とアクセス許可] を選び、相手ごとに直します。

従来の Outlook

1. 予定表の [ホーム] タブで [予定表の共有] を選び、共有する予定表を選ぶ。
2. [予定表のプロパティ] で [追加] を選び、アドレス帳から相手を選ぶかメール アドレスを入れて [OK] を選ぶ。
3. 相手の名前を選び、共有する詳細のレベルを選んで [OK] を選ぶ。

やめるときは、[フォルダー] タブの [予定表のプロパティ] を開き、[アクセス許可] タブで相手を選んで [削除] を選びます。代理人は [ファイル] > [アカウント設定] > [アクセスの委任] から追加します。

共有された予定表を開く手順

招待のメールが届いたら、メールの [承諾] を選ぶと、自分の予定表の一覧に相手の予定表が加わります。招待がなくても、同じ組織の人の予定表は次の手順で追加できます(見えるのは組織の既定の段階までです)。

新しい Outlook では、共有された予定表は最初は表示されていません。従来の Outlook で相手に権限がないときは、共有を頼むメールを送るかを聞かれ、[はい] で依頼のメールが開きます。

部署の全員を1画面で見る「予定表グループ」

毎日見る顔ぶれが決まっているなら、予定表グループにまとめると切り替えが一度で済みます。従来の Outlook では、部署の人の予定表を表示した状態で [ホーム] タブの [予定表の管理] グループから [予定表グループ] > [新しい予定表グループとして保存] を選びます。横並びのスケジュール ビューでも見られます(Exchange のアカウントが必要)。Outlook on the web では、予定表のナビゲーション ウィンドウで [その他のオプション] > [新しい予定表グループ] を選びます。

会議の日程を合わせるときの段取りは、会議を短くする段取り アジェンダ・時間・決めることを先に決めるも参考にしてください。

グループの予定表と会議室の予約は、管理者の設定が前提

「グループ予定表」と呼ばれるものには、上の予定表グループ(人の予定表を並べる表示)と、Microsoft 365 グループの予定表(みんなで書き込む1冊)の2つがあります。名前は似ていますが別の機能です。

Microsoft 365 グループを作ると、グループのメール アドレスと共有の予定表が自動で作られます。メンバーは誰でも予定を入れられ、グループの予定表で作った予定はメンバーの誰でも編集・キャンセルできます。部署の行事や締め切りを1か所にまとめるのに向いています。会社がグループを使えるようにしていれば、Outlook の [新しいグループ] から作れます。新しい Outlook と Outlook on the web では、既定では予定を入れても全員に招待は届きません。知らせたいときは出席者にグループを入れます。

会議室や備品は、管理者が Microsoft 365 管理センターで「会議室と備品用メールボックス」を作ると、Outlook で予約できるようになります。使う側は会議の [必須] に会議室の名前を入れ、[スケジュール アシスタント] で空き時間を選んで送ります。青色は予約済み、白色は空いている時間です。

非公開の予定の扱い

新しい Outlook では、予定を開いて [イベント] タブの [プライベート] を選び、保存します。従来の Outlook では、予定を選んで [タグ] グループの [プライベート] を選び、[保存して閉じる] を選びます。予定表には鍵のマークが付きます。

共有した相手の多くには、非公開の予定は時間だけが見え、件名や場所は見えません。定期的な予定は、繰り返しの形も見えます。代理人には、非公開の予定の表示を許可したときだけ中身が見えます。従来の Outlook のこの許可は、メール・連絡先・タスクなど全部のフォルダーにかかります。

部署で決めておくルール 件名・外出・個人情報

共有の設定が整っても、書き方が人ごとに違うと一覧で読み取れません。最初に部署で次のことを決め、お知らせで伝えます。お知らせの書き方は社内のお知らせ文の書き方 読まれる件名と構成・すぐ使える文例で紹介しています。

共有の範囲を広げたまま見直さずにいると、見せるつもりのない人に情報が見え続けます。共有の設定の棚卸しの考え方は、情シスのミカタの知らぬ間に部下へ給与明細を公開 10年越しに発覚した共有ミスが参考になります。

個人情報保護法(第2条第3項)は、病歴などを含む個人情報を「要配慮個人情報」とし、取扱いに特に配慮が要るものとしています。予定の件名は部署の多くの人の目に入るので、通院の理由や家族の事情、お客様の個人名や電話番号は書かないと決めておきます。

今日からできること

1. 自分の Outlook の版を確かめる(右上に [設定] のボタンがあるか)。
2. 部署の誰か1人の予定表を [予定表の追加] から開き、今どこまで見えているかを確かめる。
3. 件名の頭の付け方と外出の書き方を部署の案にまとめ、上司に相談する。
4. 部署の全員に「タイトルと場所」で共有し、上司やアシスタントには「すべての詳細」を選ぶ。
5. 会議室の予約やグループの予定表が要るなら、頼むことを1枚にまとめて管理者に依頼する。