Outlookの自動応答の設定 休暇前の不在メールと社内・社外向けの文例

休みの前日の夕方に、自動応答の設定画面を探した経験はありませんか。Outlook の自動応答は、版によって開く場所と画面の名前が違い、社内向けと社外向けで文を分ける欄もあります。

この記事では、自動応答の仕組み、版ごとの設定の手順、社内と社外の文の分け方、急ぎの連絡先の書き方を、文例6つとあわせてまとめました。手順は Microsoft のサポートと Learn の日本語のページで確かめた内容です(2026年10月20日確認)。

自動応答は、メールを送ってきた人ごとに1回返る

自動応答(不在時の自動返信)は、休みの間に届いたメールに、決めておいた文を自動で返す機能です。Microsoft の説明では、不在中にメールを送った人ごとに1回だけ送られます。同じ人から何通届いても、返るのは1通です。

Microsoft 365 や Exchange のアカウントでは、自動応答はメールボックスの側(サーバー)で動きます。Microsoft Learn によると、パソコンの Outlook を閉じていても返ります。

使っている版を確かめ、設定の画面を開く

Windows の Outlook には「新しい Outlook」と「従来の Outlook」があり、ブラウザーで使う「Outlook on the web」もあります。Microsoft の説明では、右上に歯車の [設定] のボタンがあれば新しい Outlook、無ければ従来の Outlook です。

新しい Outlook(Windows)

1. [表示] タブで [設定を表示] を選び、[アカウント] > [自動応答] を選ぶ。
2. [自動応答] のトグルをオンにする。
3. [一定期間のみ応答を送信する] を選び、開始と終了の時刻を入れる。
4. 返信の文を入れる。職場のアカウントなら、[organization の外部で返信を送信する] で社外にも返すかを選ぶ。社外は [連絡先にのみ返信を送信] も選べる。
5. [保存] を選ぶ。

Microsoft の日本語のページでは、この選択肢の名前の一部が英語のままです。画面の表記は少し違うことがあります。

Outlook on the web

1. 右上の [設定] > [アカウント] > [自動応答] を選び、自動応答をオンにする。
2. [次の期間に限り応答を送信する] にチェックを入れ、開始と終了の時刻を入れる。
3. 必要なら [この期間の予定表をブロックする]・[この期間中に行われるイベントへの新しい招待を自動的に辞退する]・[この期間中の会議を辞退およびキャンセルする] を選ぶ。
4. 下のボックスに社内向けの文を入れる。
5. 社外にも返すなら [組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する] にチェックを入れ、社外向けの文を入れる。
6. [保存] を選ぶ。

従来の Outlook(Microsoft 365・Exchange のアカウント)

1. [ファイル] > [自動応答] を選び、[自動応答を送信する] を選ぶ。
2. 期間の開始と終了の日時を入れる。
3. [自分の所属組織内] タブに社内向けの文、[自分の所属組織外] タブに社外向けの文を入れる。
4. [OK] を選ぶ。

設定している間は、リボンの下に自動応答の表示が出ます。その表示の [無効にする] を選ぶと止まります。

社内向けと社外向けで文を分ける

社内の人には、誰が代わりに受けるか、資料がどこにあるかまで書けます。社外の相手には、休みの期間・返事を始める日・急ぎの窓口だけを短く伝えます。社外向けは、相手の会社の中で転送されても困らない文にしておきます。

社外は「連絡先にのみ」返すか

Microsoft の説明では、組織の外に返す設定にすると、メールマガジンや広告、迷惑メールなど、届いたすべてのメールに自動応答が送られます。そのため Microsoft は、社外に返すなら連絡先にのみ返す設定(従来の Outlook では [個人用の連絡先のみ])を勧めています。

ただし、連絡先にのみ返す設定では、連絡先に登録していない取引先や、初めて問い合わせてきた相手には返りません。どちらにするかは、次を目安に上司や部署の決まりで確かめます(目安は編集部の案です)。

急ぎの連絡先は、代わりの担当か部署の窓口を書く

急ぎの連絡先には、休みの間も受けられる人か窓口を書きます。代わりの担当には前もって頼み、名前とアドレスを自動応答に書くことを伝えます。

• 代わりの担当: 部署・名前・メールアドレス。用件ごとに分けてもよい。
• 部署の窓口: 部署の共通のメールアドレスや電話番号。代わりの担当が席を外していても届く。
• 個人の携帯電話の番号は書かない。社外のすべてに返す設定では、メールマガジンや迷惑メールの送り主にも届くためです。
• 休みの理由や行き先は書かない。社外向けは「休暇をいただいております」で足ります。

そのまま使える自動応答の文例

日付は、2026年11月の暦に当てはめた例です。11月23日(月)は勤労感謝の日です(内閣府「国民の祝日について」)。年末年始の休業の文は、年末年始の挨拶メール 休業のお知らせと仕事納め・仕事始めの取引先への例文にあります。

社内向け(有給休暇を連休につなげる)

社外向け(有給休暇)

出張

出張は「返事が遅れる」と書き、行き先は書きません。

研修

産休・育休など長い休み

長い休みは、休みに入る前に、主な取引先へ代わりの担当を知らせるメールも送っておきます。社外に休みの理由を書くかは、本人が決めます。

戻る日が決まっていないときは、期間を入れずに設定し、戻ったら手動で止めます。

夏季休業(会社全体)

会社全体で休むときは、部署で同じ文にそろえます。次の日付は2027年の例です。

期間の決め方と、休み明けにすること

開始は最後の出社日の終業の時刻、終了は戻る日の始業の時刻にします。期間を入れておけば、終了の日時に自動で止まります。

予定表の件名の付け方と共有の段階は、Outlookの予定表の共有 部署の予定を見える化する権限の設定と開き方にまとめています。Outlook on the web なら、自動応答の画面の [この期間の予定表をブロックする] も使えます。

休み明けは、たまったメールを同じ件のやり取りの最後から読むと早く片付きます。読み方はメールの整理術 受信箱をためない仕分けのルールと設定の手順で紹介しています。

IMAP・POP のアカウントは、仕分けルールで代わりにする

Microsoft の説明では、Gmail・Yahoo・そのほかの POP や IMAP のアカウントでは自動応答の機能を使えません。従来の Outlook なら、返信のひな形(テンプレート)と仕分けルールを組み合わせて、届いたメールに返信できます。

1. 新しいメールに件名と本文を入れ、[ファイル] > [名前を付けて保存] で、ファイルの種類を [Outlook テンプレート (*.oft)] にして保存する。
2. [ファイル] タブの [ルール & アラートの管理] を選び、[電子メールの仕分けルール] タブで [新しい仕分けルール] を選ぶ。
3. [受信メッセージにルールを適用する] を選んで進め、処理で [特定のテンプレートを使って返信する] を選ぶ。
4. [ファイル システム内のユーザー テンプレート] から、作ったテンプレートを選ぶ。
5. ルールに名前を付けて(例: 不在時)、[完了] を選ぶ。

今日からできること

1. 自分の Outlook の版を確かめ、自動応答の画面を一度開いてみる。
2. 次の休みの日付を予定表に入れ、代わりの担当に頼む。
3. この記事の文例をもとに、社内向けと社外向けの文を下書きしておく。
4. 社外は連絡先にのみ返すか、組織外のすべてに返すかを、上司や部署の決まりで確かめる。
5. 主な取引先が連絡先に入っているかを確かめる。