IT企業のバックオフィス リモートワークの労務・入退社・SaaSの管理

IT企業のバックオフィスは、守る法律はほかの業種と同じでも、扱う場面が違います。社員が自宅や離れた地域で働き、入社や退社のたびにPCとアカウントが動き、部署ごとにSaaSの契約が増えていきます。この記事では、厚生労働省のテレワークのガイドラインと社会保険・雇用保険の条文をもとにまとめます。総務・人事・労務が決めておくルールと、入退社の段取りです。

IT企業のバックオフィスで変わる3つの場面

一つめは、働く場所が分かれることです。労働時間・費用・健康の管理を、社員がオフィスにいない前提で決める必要があります。

二つめは、入退社のたびに動くものが多いことです。社会保険と雇用保険の届け出に加えて、PC・アカウント・SaaSのライセンスの手配と回収が、人事の連絡を起点に動きます。

三つめは、時間の制度が多様なことです。フレックスタイム制や裁量労働制を使う会社では、制度ごとに把握することと確かめることが変わります。以下、この順で見ていきます。

テレワークの労務 ガイドラインで押さえる点

厚生労働省は「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」(2021年3月改定)で、会社が決めておくことを示しています。ガイドラインそのものは法律ではありませんが、関係する法律の決まりを整理して書いているため、規程を作るときの土台になります。

法律はオフィスと同じように適用される

テレワークでも、労働基準法・最低賃金法・労働安全衛生法・労働者災害補償保険法などはそのまま適用されます。最低賃金は、社員がどこで働いているかではなく、その社員が属する事業場のある都道府県のものが適用されます。

労働条件の明示に、テレワークの場所を入れる

雇うときに明示する労働条件には、就業の場所と、その変更の範囲が含まれます(労働基準法15条・同施行規則5条)。ガイドラインは、テレワークをする自宅やサテライトオフィスなどを明示する必要があるとしています。入社直後からテレワークをするなら「就業の場所」として、契約期間中にする可能性があるなら「変更の範囲」として書きます。社員が働く場所を選べるモバイル勤務やワーケーションについては、別の方法も挙げています。会社の許可の基準を示したうえで、「会社が許可する場所」と定める方法です。

契約や就業規則で決めた勤務場所の範囲を超えてテレワークを命じるときは、本人の合意を得て契約を変えます。合意を得ないなら、合理的な内容の就業規則の変更と周知が必要です(労働契約法8条〜11条)。

労働時間は客観的な記録で把握する

原則は、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録をもとに、始業と終業の時刻を確かめる方法です。サテライトオフィスで働く場合は、入退場の記録で把握する方法もあります。

自己申告で把握する場合は、正しく申告するよう説明し、パソコンの使用状況と大きくずれていれば補正します。申告できる時間外労働に上限を設けるなど、正しい申告を妨げる扱いはしてはいけません。

中抜け時間と費用の扱いを決めておく

家事や通院などで仕事から離れる時間を「中抜け時間」といいます。ガイドラインは、これを把握しても、把握せずに始業と終業だけを把握しても、どちらでもよいとしています。把握するなら休憩時間か時間単位の年次有給休暇、把握しないなら休憩を除いて労働時間として扱います。どちらにするかは、就業規則などで前もって決めておきます。

通信費や電気代などの負担も、労使で話し合って就業規則などに定めておくことが望ましいとしています。社員に負担させる定めをするなら、就業規則への記載が必要です(労働基準法89条5号)。

健康と安全、労災

自宅には、事務所衛生基準規則などは一般には適用されません。それでもガイドラインは、同じ程度の作業環境になるよう会社が教育や助言をし、作業環境の状況を報告してもらうことが大切だとしています。厚生労働省は、会社用と社員用の2つのチェックリストを用意しています。

業務上の災害は、テレワークでも労災保険給付の対象です。長時間労働を防ぐ方法として、ガイドラインは時間外のメール送付の抑制や、深夜・休日のシステムへのアクセス制限を挙げています。時間外に働ける時間帯や手続きを就業規則などに書いておくことや、長時間労働のおそれがある人に会社から注意を促すことも有効だとしています。

フレックスタイム制と裁量労働制を使うとき

フレックスタイム制は、社員が始業と終業の時刻を決める制度で、ガイドラインもテレワークになじみやすいとしています。中抜けした分を同じ日の終業を遅らせて調整したり、清算期間の中でほかの日に回したりできます。ただし、会社が労働時間を把握する義務はなくなりません。

専門業務型裁量労働制は、決めた時間を働いたものとみなす制度で、対象の業務が省令で限られています。その一つが「情報処理システムの分析又は設計の業務」です(労働基準法施行規則24条の2の2)。厚生労働省の解説は、プログラムの設計や作成を行うプログラマーは含まれないとしています。

2024年4月1日からは、本人の同意を得ることと、同意しなかった人を不利に扱わないこと、同意の撤回の手続きなどを労使協定に定める必要があります。同意や健康確保の措置などの記録は、協定の有効期間中とその満了後5年(当分の間3年)残します。

入社・退社の手続きと期限

入退社の手続きは、社会保険・雇用保険の届け出と、PCやアカウントの手配が同時に進みます。期限のある届け出を次の表にまとめました。

IT企業で手続きが遅れやすいのは、PCとアカウントです。入社日の朝にPCがない、退職した人のアカウントが残っている、といった問題がよく起きます。原因の多くは、人事から情シスへ連絡する時期と形が決まっていないことです。社会保険の手続きの細かい点は、次の2本にまとめています。入社手続きのチェックリストと退職の手続き 会社側のチェックリストです。

情シス側の段取りは、姉妹メディアの情シスのミカタが詳しく扱っています。

• 入社・退社の連絡が遅い?人事と情シスがすれ違わない連絡票と進め方
• キッティングとは 入社日の朝に「至急PC」と言われないための段取り表
• 退職者のアカウントはいつ消す?停止・削除・引き継ぎの順番とチェックリスト

SaaSの管理はバックオフィスから見て何をするか

SaaSは、情シスが選んで設定し、経理が支払い、各部署が使う、と担当が分かれやすい道具です。バックオフィスの役目は、契約・支払い・利用者の3つを一つの台帳でつなぐことです。

台帳には、サービス名、契約している部署と担当者、契約の更新日を書きます。支払いの方法(請求書かカードか)、管理者のアカウント、契約している人数も並べます。入退社の手続きの表に「使っているSaaS」の欄を足しておくと、退職者のライセンスを解約し忘れることが減ります。

クラウドで受け取る請求書は電子データのため、電子帳簿保存法のルールで保存します。経理の流れは請求書の受け取りから支払いまでが参考になります。経理と情シスの役割分担は、情シスのミカタのSaaSの請求書とカード払いは誰が管理する?経理と情シスのライセンス数の合わせ方で詳しく扱っています。

情報セキュリティについて、ガイドラインは総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」などを使った対策を勧めています。社員への教育もあわせて挙げています。端末やアカウントの設定は、情シスと分担して進めます。

今日からできること

この記事は、2026年10月18日時点の厚生労働省のガイドラインと条文で確かめた内容です。自社の就業規則や労使協定の書き方に迷うときは、社会保険労務士か、所轄の労働基準監督署に確かめてください。