忘年会を欠席するときの断り方 理由の言い方と、幹事・上司への例文

任意参加の忘年会なら、欠席を失礼とする決まりはありません。出るか出ないかは、自分で決めてかまわないのです。

角が立つかどうかを分けるのは、断ったことそのものより、伝え方のほうでしょう。気をつけたいのは、伝える時期と、伝える順番、理由の言い方の3つだけです。

欠席の返事は、早いほど幹事が助かる

幹事は、集まった返事の数で、店に人数を伝えます。人数を確定したあとに欠席が出ると、店によってはキャンセル料がかかります。確定の日や料金は、幹事が予約のときに店と決めるものです。幹事の側の段取りは、忘年会の幹事がやることにまとめています。

だから、欠席と決まったら、締め切りを待たずに返事をするのが、いちばんの気づかいです。迷っているうちに締め切りが来たら、その日のうちに決めて返事をしましょう。返事がないまま当日になると、幹事は席を空けて待つことになります。

伝え方は、時期によって少しずつ変わります。

案内が届いてから締め切りまでなら、案内に書かれた方法で返事をすれば足ります。チャットのスレッドでも、出欠表でもかまいません。お礼と「欠席します」の一言で十分です。

締め切りのあとに予定が変わったときは、出欠表を書き換えるだけで済ませず、幹事に直接知らせます。幹事が書き換えに気づかないまま、店に人数を伝えてしまうことがあるからです。

人数を確定したあとや、前日と当日。この時期は、電話か、すぐに読まれるチャットで伝えます。お詫びに加えて、キャンセル料がかかっていたら自分の分を払うつもりだと、こちらから言っておくと、幹事は立て替えの心配をせずに済みます。

伝える順番は、上司が先で、幹事があと

部署の忘年会で上司も出るなら、先に上司へ一言伝えておくと安心です。幹事がまとめた出欠の一覧を見て、上司が初めて欠席を知る。それより、本人の口から聞いたほうが、上司も受け止めやすいですよね。

一言は、席を立ったついでの10秒で足ります。「18日の忘年会ですが、家の用事で欠席します。せっかくなのにすみません」。そのあとで、案内に書かれた方法で幹事に返事をします。

会社全体の大きな会なら、返事は幹事にだけで足りるでしょう。直属の上司には、顔を合わせたときに触れておく程度で十分です。上司が幹事を兼ねている会や、上司が主催する会なら、上司に直接伝えるのが先になります。

どの順番がしっくりくるかは、職場の慣習で違います。前の年に欠席した先輩がどう伝えていたか、さりげなく聞いてみるのもひとつの手です。

理由は、言える範囲の本当のことを短く

欠席の理由は、細かく話さなくてかまいません。「家の用事で」「前からの約束があって」で、たいていは通じます。

どこまで話すかも、自分で決めていいのです。育児や介護、通院のことは、職場では話したくない人もいるでしょう。「家庭の事情で」で止めて、聞かれてもそれ以上は答えなくてかまいません。

ただ、作った理由はおすすめしません。年明けに「旅行はどうだった？」と聞かれて、話を合わせ続けるのは、思った以上に気を使います。言える範囲の本当のことを短く言うほうが、あとが楽なのです。

理由ごとの言い方の例を並べます。右の列は、聞かれても答えなくてよいことです。

お酒が理由なら、出て飲まない選び方もある

お酒が理由で迷っているなら、欠席のほかに、出て飲まないという選び方もあります。厚生労働省の「健康に配慮した飲酒に関するガイドライン」は、他人に無理な飲酒を勧めることは避けるべきだ、としています。¹乾杯の一杯をウーロン茶にしても、かまいません。

お酒に弱いのは、体質の場合もあります。同じガイドラインによると、アルコールを分解する酵素のはたらきが弱く、飲むと顔が赤くなったり動悸がしたりする人は、日本では41%程度いると言われています。²「体質で飲めないので」の一言は、十分な理由になります。

「欠席させていただきます」は使っていいの？

メールを書きながら、「欠席させていただきます」にするか「欠席いたします」にするか、手が止まることはありませんか。

文化庁の「敬語の指針」では、「（さ）せていただく」は、相手の許しを受けて行い、そのことで恩恵を受ける場合に使う形とされています。³店の張り紙の「本日、休業させていただきます」を例に、許しを受けるという条件がなければ「休業いたします」のほうが良い、とも書かれています。

忘年会に当てはめてみましょう。上司から出席を求められていて、了承をもらって休むなら、「欠席させていただきます」が自然です。任意参加の会への返事なら、「欠席いたします」で十分に丁寧。迷ったときは、短いほうを選べば大丈夫です。

そのまま使える例文

例文は、2026年12月18日（金）の部署の忘年会を想定しています。どれも、呼びかけとお礼、理由と欠席の結論、お詫びか気づかい、結びの一言の順に並べました。名前と日付、理由を自分の場合に入れ替えて使ってください。断りのメール全般の組み立ては、断りメールの書き方にあります。

締め切り前に、幹事へチャットで

ほかの部署の幹事へ、メールで

会社全体の会で、幹事とふだん話す機会が少ないときは、メールで名乗りから書きます。

上司へ、チャットで一言

口頭で伝える時間がとれないときは、チャットで。幹事に返事をすることまで書いておくと、上司は何もしなくて済みます。

締め切りのあとに、欠席に変わったとき

当日、体調をくずしたとき

当日のチャットは、会が始まるまで読まれないことがあります。まず電話をかけて、つながらなければチャットにも残しておきます。

遅れて着く、途中で帰るとき

欠席でなくても、着く時間が遅れるなら、幹事に先に伝えます。料理や席の数に関わるからです。途中で帰るときも、前もって一言あれば、幹事は締めの挨拶の時間を決めやすくなります。

業務として出るよう言われたら

「全員参加で」と言われると、断れない気がしますよね。ここは、会が任意参加なのか、業務として出るよう指示されたものなのかで、考え方が変わります。

厚生労働省のガイドラインは、労働時間を、使用者の指揮命令下に置かれている時間としています。⁴あたるかどうかは、会社の規則にどう書いてあるかでは決まりません。参加が義務づけられていたか、出ざるをえない状況だったかなどから、一つひとつ判断します。忘年会について書いた決まりではありませんが、「業務として出るように」と言われた会は、任意の会とは分けて考えたほうがよさそうです。

業務として出る会に事情で行けないときは、まず上司に事情を話して相談します。勤務時間の扱いに疑問が残るなら、人事や総務に聞いてみてください。

総務や幹事の側にいる人は、案内に「参加は自由です」と一言書いておくだけで、断る人が返事をしやすくなります。

欠席を伝えたあとに、やること

返事をしたら終わり、ではありません。次の4つまで済ませておくと安心です。

1. 出欠表やスレッドで、自分の欠席が反映されたか見ておく
2. キャンセル料がかかったと聞いたら、自分の分を払う
3. 会の翌日、幹事に「準備をありがとうございました」と一言送る
4. 会で決まった年末年始の予定や当番があれば、翌日に誰かに聞いておく

4つ目は見落としがちです。忘年会の席で、仕事納めの段取りや年明けの当番が決まることもあるからです。

早めに、短く、本当のことを。この3つがそろった断りは、幹事の手間をぐっと減らします。いつか自分が幹事を頼まれたときにも、どんな返事が助かるのか、もう分かっているはずです。

厚生労働省の飲酒と労働時間のガイドライン、文化庁の敬語の指針は、2026年10月29日に確認しました。欠席の伝え方の順番や言い方は慣習で、職場によって違います。

注

1. 厚生労働省「健康に配慮した飲酒に関するガイドライン」（2024年2月）5（2）「避けるべき飲酒等について」の② ↩

2. 同ガイドライン3（2）③「体質の違いによる影響」 ↩

3. 文化庁「敬語の指針」（文化審議会答申、2007年2月2日）第3章第2の6「「させていただく」の使い方の問題」 ↩

4. 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（2017年1月20日策定）3「労働時間の考え方」 ↩