忘年会の幹事がやること 案内文の例文・会費の集め方・当日の進行と経費の扱い

忘年会の幹事の仕事は、1か月前から翌日までの6つの時点に分けると見通しが立ちます。いつ何を決め、誰に何を頼むのかを先に並べました。そのあとで、案内文の例文、会費の集め方、会社が払うときの経費の区分、飲酒運転とアルコールハラスメントの防ぎ方を順に説明します。

逆算の段取り表 1か月前から翌日までの6つの時点

例として、2026年12月18日(金)19時に始める忘年会を考えます。いまが10月末なら、1か月前の11月18日(水)まで、まだ3週間あります。

金曜に開くと翌日は土曜なので、休みの会社なら、お礼と会計報告は週明けの月曜に送ります。

1か月前に上司と決めること 日程・予算・参加の範囲

最初の仕事は店探しではなく、上司に決めてもらう材料をそろえて聞くことです。幹事が1人で決めると、あとから条件が変わってやり直しになりがちです。

確かめることは、次の4つです。

1. 日程と曜日。繁忙期や決算の作業と重ならないか。年末は店が混み合うので、候補は2〜3日挙げます。
2. 会社が払う額。全額か、一部か、会費制か。この判断が、あとで説明する経費の区分にも関わります。
3. 参加の範囲。役員、パート・アルバイト、派遣社員、休職中の人、取引先を呼ぶかどうか。
4. 参加が自由か、業務として命じるか。命じる場合の時間の扱いは、社会保険労務士や人事に相談します。

聞くときは、案を持っていきます。「いつがよいですか」より、「12月18日(金)か25日(金)の19時から2時間、予算は1人〇円で考えています」と聞くほうが、上司は答えやすくなります。

店の予約 3〜4週間前に伝える7つのこと

店には、電話か予約フォームで次の7つを伝えます。後から変えにくいものから順に並べました。

飲めない人は、理由を聞かず、乾杯のときから好きな飲み物を選べるようにしておきます。体質や服薬、運転の予定など、飲まない理由はさまざまです。

案内の送り方と文例 メール・チャットと出欠の締め切り

案内は、一般的には開催の2〜3週間前に送ります。出欠の締め切りは、店に人数を伝える日の2〜3日前に置くと、催促と調整の時間が取れます。

案内に入れる項目は、次の8つです。

• 日時(集合時刻と開始時刻が違うときは両方)
• 場所(店名・住所・地図のリンク・最寄り駅からの道順)
• 会費(金額、支払いの方法、会社が負担する分があるときはその旨)
• 出欠の返事の方法と締め切り
• アレルギーや食べられないものの聞き取り
• 車・バイク・自転車で来る人は、お酒を飲まない決まりであること
• 終了予定の時刻
• 幹事の連絡先

役職の高い人から低い人まで同じ文面で送るので、敬語は丁寧語を中心にします。「ご参加ください」「お越しの方」のように、相手の行動には尊敬の形を使い、自分たちの行動は「開きます」「お預かりします」と言い切ります。「ご参加させていただきます」のような二重の形など、間違えやすい言い換えは、敬語の使い方 尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いと二重敬語・間違えやすい言い換え一覧にまとめています。文化庁の「敬語の指針」をもとにした記事です。

チャットで送るときは、短くして、返事の書き方まで決めておきます。

会費の集め方 一般的な考え方を5つの場面で

会費の決め方に、法律で決まったやり方はありません。会社ごとの慣習で違うので、次の内容は「一般的には」の考え方です。どの場面でも、決めたことを案内に書いておくこと、上司の了承を得ておくことが共通します。

会費の現金は、幹事個人の財布と分け、受け取った額を2人で確認します。店への支払いを幹事が立て替えると負担が大きいので、会社のカードや請求書払いが使えないかを、総務に聞いておきます。

役職で会費に差をつけるときは、幹事の判断で決めてはいけません。上司に「部長は〇円、課長は〇円、一般は〇円でよろしいでしょうか」と聞いて、返事をもらってから案内を作ります。

1週間前と当日 席次・進行・乾杯と締めの頼み方

1週間前に、店へ人数を確定して伝えます。同じ日に、席の配置と進行の役割を決めます。

席は、上座に上司や来賓を置き、入口に近い席に若手と幹事を置くのが一般的です。幹事は、料理や飲み物を頼みやすく、受付の出入りにも近い下座に座ります。部屋の形ごとの上座の考え方は、席次の基本を図解 会議室・応接室・タクシー・エレベーターの上座で図にしています。

役割は、乾杯の発声、締めの挨拶、受付、会計、写真の係です。乾杯と締めは、上司にお願いします。人前で話すことなので、直前に頼むのは避けて、1週間前までに声をかけ、順番と持ち時間を伝えておきます。

当日の進行は、次の流れが目安です(2時間の例。店のコースに合わせます)。幹事の開会の挨拶は短くて構いません。お酒を飲まない人にも触れ、「ノンアルコールの飲み物もありますので、お好きなものをお選びください」と一言添えます。

会社が払うときの経費の区分 福利厚生費か交際費か

会社が忘年会の費用を負担するとき、経理は「福利厚生費」にするか「交際費」にするかを決めます。ここでは、2026年10月に国税庁のタックスアンサー(令和8年4月1日現在の法令等)と通達で確かめた範囲を説明します。個別の判断は、顧問の税理士に相談してください。

法人税の区分

交際費等は、得意先や仕入先など事業に関係のある人への接待、供応、慰安、贈答などのために支出する費用です(タックスアンサー No.5260・No.5265)。社員だけの行事については、国税庁のNo.5261に次の2つがあります。

• 専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行などに通常かかる費用は、交際費等から除かれ、福利厚生費などとされる。
• 創立記念日、国民の祝日、新社屋の落成式などで、従業員等におおむね一律に、社内で出す通常の飲食に要する費用は、福利厚生費になる。

社内の忘年会を会社が負担する場合、全員を対象にして、ふつうの程度の飲食なら、福利厚生費になり得ます。ただし、国税庁が例に挙げているのは「社内において」の飲食です。店で開く忘年会が同じ扱いになるかは、国税庁のページに書かれていません。「通常の」にあたる金額の基準も、確かめた範囲では示されていません。一部の人だけを対象にした場合や、高額な場合は、別の扱いになる可能性があるので、税理士に相談します。

取引先を招くと、その分は交際費等になります。取引先が入る飲食には、1人あたり1万円以下(令和6年4月1日以後の支出。それより前は5,000円以下)なら交際費等から除かれる特例があります。ただし、この特例は、専ら自社の役員や従業員、その親族のための飲食には使えません。社内だけの忘年会に、この特例は当てはまりません。特例を使う場合は、飲食の年月日、参加した取引先の名称と関係、参加者の数、費用の額と店の名称・所在地などを書いた書類の保存が条件です(No.5265)。

交際費の損金算入の限度額と、会社の支出額の平均は、交際費の平均 損金算入の限度額 業種別・資本金別の支出額 会社標本調査にあります。

参加した人と、参加しない人への課税

社員が受ける利益にも、所得税の決まりがあります。所得税基本通達36-30は、会社が、社会通念上一般的に行われている会食、旅行、演芸会、運動会などの行事の費用を負担したとき、参加した人が受ける経済的利益は、課税しなくて差し支えないとしています。

ただし、例外が2つあります。参加しなかった人にその代わりとして金銭を渡す場合と、役員だけを対象にする場合です。参加しなかった人に渡す金銭は、給与等として課税されます。欠席した人に「食事代の代わり」と現金を渡すのは避けます。

経理には、領収書(宛名は会社名)、参加者の名簿、会費の集計を渡します。取引先が参加した場合は、1万円の特例で保存する項目を名簿に書き足します。

飲酒運転とアルコールハラスメント 幹事が防ぐこと

忘年会で、幹事がいちばん注意するのが、飲んだあとの安全です。ここは法律の話なので、2026年10月時点の道路交通法の条文(e-Gov 法令検索)と、警察庁の説明で確かめました。

飲酒運転は、運転した人だけでは終わらない

道路交通法第65条は、「何人も」、次のことをしてはならないと定めています。

• 酒気を帯びて車両等を運転すること(第1項)
• 酒気を帯びていて運転するおそれのある人に、車両等を提供すること(第2項)
• 運転するおそれのある人に、酒類を提供したり、飲酒をすすめたりすること(第3項)
• 運転者が酒気を帯びていると知りながら、その車に乗せるよう要求・依頼して同乗すること(第4項)

警察庁の説明では、罰則は次のとおりです。

根拠の条文は、第117条の2、第117条の2の2、第117条の3の2です。酒気帯び運転は、呼気1リットルにつき0.15ミリグラム以上のアルコールがある状態が要件で、0.15ミリグラム未満でも、酒気を帯びて運転することは禁止されています。

「車両等」には自転車も入ります。第117条の2の2第3号の括弧書きが「自転車以外の軽車両を除く」としているので、自転車は罰則の対象に含まれると読めます。「自転車なら大丈夫」と考えている人がいたら、案内の時点で止めます。

運転して来た人に「一杯だけ」とすすめたり、その人の分のお酒を注文したりすれば、第3項に触れるおそれがあります。幹事は、乾杯の前に、運転して来た人を確認しておきます。

幹事が決めておく、飲酒運転を防ぐ4つのこと

1. 案内に「車・バイク・自転車でお越しの方は、お酒をご遠慮ください」と書く。
2. 出欠の返事で、通勤の手段を聞く。
3. 運転して来た人には、乾杯のときからノンアルコールを渡し、お酒を注文に入れない。
4. 夜遅くまで飲んだ人の、翌朝の運転にも気をつける。警察庁は、翌朝まで体内にアルコールが残る場合があるので、翌日の運転予定を考えて飲む時間と量を決めるよう呼びかけている。

飲酒の強要と一気飲み

厚生労働省の「健康に配慮した飲酒に関するガイドライン」(2024年2月19日公表)には、避けるべき飲酒として「他人への飲酒の強要等」が載っています。他人に無理な飲酒を勧めてはいけません。飲酒をきっかけに、暴力や暴言、ハラスメントにつながらないよう配慮する必要もあります。体質的にお酒を受け付けられない人(アルコールを分解する酵素が非常に弱い人など)は、ごく少量で強い動悸や急な意識の消失が起こるおそれがあり、飲酒を避けるべきとされています。

厚生労働省の「急性アルコール中毒」の解説は、新社会人が歓迎の場で一気飲みをさせられて死亡する例が毎年あると注意を呼びかけています。同じ解説は、体調を崩すと分かっていて飲酒を強要し、死亡させたときは傷害致死罪(刑法第205条)になることがある、としています。

酔いつぶれた人には、絶対に1人にせず、横向きに寝かせ、無理に吐かせず、呼吸が不安定などの兆候があればすぐに救急車を呼ぶ、と同じ解説にあります。

翌日のお礼と会計報告 文例

翌日には、参加者へのお礼と会計報告を送ります。会計報告は、会費に会社の補助を足した収入と、店への支払い、差額を並べます。次の数字は、例のための架空のものです。

差額は会社に返すか、次の行事に回すかを上司に確かめます。不足したときも、幹事が自分で補わず、総務や上司に相談します。

幹事を引き受けた日に決める3つ 最初の段取り

幹事を任された日に、全部を決める必要はありません。次の3つだけ、その日のうちに上司へ聞いてください。

1. 日程・予算・範囲。案を2つ持って、「この日か、この日か」「会社の負担は全額か一部か」「取引先や役員は呼ぶか」を聞く。
2. 会費と欠席のきまり。会費の金額の決め方、欠席した人とキャンセル料の扱いを決めて、案内に書く。
3. 安全のきまり。運転して来る人はお酒を飲まない、飲めない人にはすすめない、帰り道は1人にしないと決めて、案内に書く。

この3つが決まれば、残りは逆算の段取り表のとおりに進みます。経費の区分で迷ったら、領収書を取ってから、税理士か経理に相談してください。