断りメールの書き方 依頼・見積・営業を断るときの例文と理由の伝え方

同じ依頼を断る2通のメールを並べます。事実はどちらも同じで、どちらも丁寧です。違うのは、断りの結論がどこにあるかだけです。

1通目は、3文目まで読まないと断りだと分かりません。その間、読み手は「検討してくれているのだから、受けてもらえるのだろう」と期待します。2通目は2文目で結論が分かり、相手はすぐに別の会社へ依頼を出せます。断りのメールの目的は、相手が次の手を打てるように、早く正確に伝えることです。断る側が迷うのは、結論を置く場所、理由の書き方、結びの一文の3つです。順に、場面別の文例とあわせて見ていきます。

断りメールは、お礼の次の文で結論を書く

断りのメールは、次の6つの部分で組み立てます。順番は固定でかまいません。迷うのは、結論を置く場所と、理由と代わりの案をどこまで書くかです。

結論は、お礼の直後に置く

お礼のあとに、すぐ結論を書きます。「検討の結果」「社内で協議しました」といった経緯を先に並べると、相手は結果を待たされます。経緯が必要なら、結論と理由のあとに短く足します。

「ありがたいお話ですが」のようなクッション言葉は、お礼と結論のつなぎに1つだけ使います。言い回しの種類はクッション言葉の一覧 恐れ入りますが・お手数ですがなど場面別の言い回しにあります。重ねすぎて、断りなのか分からない文にはしません。

件名には、断りであることを入れる

件名を見ただけで、開く前に結果が分かるほうが、相手は心の準備ができます。結果を伏せた件名は、かえって期待を持たせます。ただし、「お断り」は強い語なので、「お受けできません」「見送り」「結果のご連絡」を使います。

件名の例です。

• 依頼を断る: 【ご依頼の件】今回はお引き受けできません
• 見積もりの不採用: 【お見積り結果のご連絡】〇〇業務の件
• 営業を断る: Re: 〇〇サービスのご案内(今回は見送ります)
• 会合の欠席: 【ご案内への回答】〇月〇日の懇親会は欠席いたします

「お見積りの件」「ご依頼について」のように、返事の中身が分からない件名は避けます。

理由は全部書かなくてよい 言える理由の型

断る理由は、本当のことを全部書く必要はありません。たとえば相手の品質に不安がある、担当者と合わなかったという理由は、書けば相手を傷つけますし、書かなくても断りは成り立ちます。ただし、書いた理由は事実でなければなりません。

言いやすい理由の型

言える範囲の理由は、おおよそ次の5つに分かれます。

どれも相手の欠点には触れず、「自社の事情」として書いています。

理由が長いほど、再提案を呼ぶ

理由を詳しく書くほど、丁寧に見えます。しかし理由には、相手が変えられるものと、変えられないものがあります。

• 相手が変えられる理由: 金額、納期、仕様。書くと「では金額を下げます」「納期をずらします」と再提案が来る
• 相手が変えられない理由: 社内の方針、年度の予算の枠、時期、先約。書くと、交渉の余地が閉じる

再提案を受ける気があるなら、変えられる理由を正直に書きます。受ける気がないなら、変えられない理由を、事実のとおりに書きます。受ける気がないのに「金額が合わない」とだけ書くと、金額を下げた再提案が届き、もう一度断る手間が増えます。

本当の理由を言いたくないときは、嘘をつかずに、理由を省きます。「諸般の事情により、今回は見送ります」なら、嘘にはなりません。

場面別の文例

文例の〇〇は相手の会社・担当者の名前、□□は自社の名前です。

相見積もりで不採用を伝える

相見積もりの不採用では、他社の金額や社名は書かず、「複数の会社から提案をいただき、検討しました」までにとどめます。見積書や提案書を作ってもらった手間には、具体的にお礼を言います。次の機会への一文は、本当に今後も声をかける気があるときだけ書きます。

金額が決め手のときは、相手の金額が高いと責めず、「自社の予算の範囲」を主語にします。ただし、金額を理由にすると、値下げの再提案が来ることがあります。値引きで決まる話ではないなら、「今期の予算の枠」と書いて、動かせない事情だと伝えます。

「不足があったわけではありません」の一文は、事実のときだけ書きます。総合して決めたときは、金額の文のかわりに、「納期、費用、保守の条件などを総合して判断したもので、詳細は控えます」と書きます。

「どこが足りなかったのか」と聞かれたら、こちらの要件との差(納期の希望に届かなかったなど)までを答えます。他社の提案内容は答えません。

取引・仕事の依頼を断る

依頼を断る理由は、繁忙・社内の方針・条件が合わない、の3つが中心です。繁忙のときは、時期をずらせば受けられるのかどうかを書くと、相手が次の手を決められます。

「申し訳ございません」は、断りに添える礼儀の一言です。1通に1回までにします。重ねると、自社に落ち度があるように読めます。

社内の方針と条件の場合は、結論と理由の2文を差し替えれば足ります。

代わりの案として他社を紹介するときは、紹介先の了解を得てからにします。

営業・売り込みを断る

営業への返事は、「今回は見送るが、情報は欲しい」のか、「今後の連絡を控えてほしい」のかで書き方が変わります。先に、自社がどちらなのかを決めます。情報が欲しいときは、見送りの結論と、今後の連絡の宛先を書きます。

「改めて資料を拝見したい」と書くと、相手は定期的に連絡をくれます。検討する可能性が本当にないなら、次の型にします。今後の連絡を控えてほしいときは、理由を書かず、短く書きます。

広告や宣伝のメールについては、特定電子メール法が、送らないでほしいという通知を受けた送信者は、その意思に反して送ってはならないと定めています(第3条第3項)。伝えた日付と宛先は、記録に残します。受け付ける連絡の範囲を決めたり、問い合わせフォームに営業お断りの文を置いたりする方法は、問い合わせフォームの営業メール対策 受け付ける・分ける・断るの決め方と文面に載せています。

協賛・寄付・広告掲載の依頼を断る

協賛・寄付・広告の依頼は、会社として決めた基準で判断します。断る理由は、予算の枠と社内の基準にすると、相手の活動の価値を否定せずに済みます。趣旨への理解を一言書くと、角が立ちません。

「共感しております」と最後の一文は、そのとおりのときだけ書きます。毎年の依頼を止めたいときは、最後の一文のかわりに「今後のご案内は不要です」と書きます。

会合・イベントの誘いを断る(社外)

懇親会やセミナーは、幹事が人数で会場や料理を決めます。出欠は期限より前に返し、欠席の理由は日程の都合だけで足ります。

「先約があり」と書いてよいのは、実際に先約があるときだけです。後日、同じ日に別の場所にいたことが分かると、信用に響きます。「都合がつかず」なら、嘘になりません。

採用の応募者に不採用を伝える

応募者への不採用の連絡は、人事で扱う別の型なので、短い例を1つだけ載せます。応募書類の扱いは会社の規程に合わせ、不採用の理由は、ふつう書きません。

関係を続けたいときの一文と、続ける気がないときの言い方

「またの機会に」は、断りの定番の結びです。しかし、続ける気がないのにこれを書くと、相手は次の機会を待ちます。続ける気があるのか、ないのかによって、結びの言葉を選び分けます。

続けたいときの一文は、時期や条件を1つ添えると、社交辞令ではなく、本気の言葉として伝わります。「来期、予算が決まりましたら、改めてご相談させてください」なら、相手は春に連絡すればよいと分かります。

続ける気がないときは、「理由+今後の連絡の希望」を短く書きます。冷たく見えることを避けようと、「またの機会に」を足すのは逆効果です。相手は時間をかけて再提案をし、また断られることになります。

上の図に、場面ごとの理由の型と、関係を続けるとき・続けないときの結びをまとめました。

返信を求めない結びと、断ったあとに再提案が来たとき

断りのメールは、相手に返事を書かせないのがふつうです。相手の手間を省くため、結びに「返信不要」を一言添えます。

結びの言い方は、「お返事には及びません」(書き言葉で丁寧)、「ご返信は不要です」(事務的ではっきり)、「お返事はお気づかいなく」(目上や親しい取引先に柔らかく)などがあります。

ただし、返信が要るときは、「返信不要」と書きません。たとえば、日程をずらして受けられると提案したあとなら、相手の返事が必要です。「納期を動かせるようでしたら、ご連絡ください」と、返信の条件を書きます。

再提案が来たとき

断ったあとに、「金額を下げました」「納期を延ばしました」という再提案が届くことがあります。返し方は、条件が変わって本当に検討できるのかどうかで分かれます。

検討できるときは、前の返事を訂正する形で、率直に書きます。「前回は見送るとお伝えしましたが、条件が変わったため、改めて社内で検討します。結果は〇月〇日までにご連絡します」のように、結果を返す日を添えます。

検討できないときは、前と同じ結論を、前より短く繰り返します。詳しく説明し直すと、また再提案が届くきっかけになるからです。

送る時期は、決まったら早く 電話が先の場面もある

断りのメールは、決まったらすぐ送ります。相手は返事を待って、他の手配を止めていることがあります。依頼は当日か翌営業日、見積もりの結果は約束した日までに送るのが一般的な目安です。

• 見積もりや選考の結果は、案内した日までに送る。遅れるなら期日の前に、「結果は〇日になります」と中間の連絡を入れる
• 会合の出欠は、案内の回答期限の前に送る
• 営業への返事に期限はなく、急がなくてよい

遅れて断るほど、相手が次の手配に使える時間は減ります。「そろそろ返事をしなければ」と思いながら先送りすると、相手から催促が来ます。催促の側に回る場合の書き方は、催促メールの書き方 支払い・返信・提出物を角を立てずに求める段階別の例文にあります。

電話で先に伝える場面

次のどれかに当てはまるときは、メールの前に電話で伝えます。メールだけで断ると、冷たい印象や、軽く扱われた印象を残すことがあります。

• 長年の取引先や、紹介者のいる相手の依頼を断るとき
• 相手が、断られると事業の計画に影響する依頼をしていたとき(継続していた発注を見送る、など)
• 相手の担当者が、社内の上司にすでに話を通していたとき

電話でも、用件を先に言います。「先日いただいた〇〇のご依頼の件ですが、今回はお引き受けできない結果になりました」と切り出し、理由を1〜2文で伝えます。電話のあとは、結論・理由・今後の連絡の希望を短くメールに残します。「聞いていない」という行き違いを防ぐためです。

断りの1通を送る前の確認表

送信する前に、相手の側から1回読み直します。2文目までで断りと分かり、次に何をすればよいかが分かれば、よい断りメールです。

結論を先に伝え、理由は事実だけを短く書き、結びで関係の先を決めておけば、相手を待たせずに済みます。