外国人を雇うときの手続き 在留カードの確認と雇用状況の届け出・期限

外国人を雇うとき、会社は「この人は日本で働けるのか」を確かめ、ハローワークに届け出る決まりがあります。確かめ方は、在留カードの見方を知っていれば難しくありません。この記事では、2026年10月21日時点の出入国在留管理庁と厚生労働省の公式資料にもとづき、確認から届出、更新の管理、辞めたときまでの手続きを順に説明します。

会社がすることは3つ

外国人を雇うときの手続きは、大きく3つに分かれます。

確認をおろそかにすると、会社に責任が及びます。入管法73条の2は、事業活動に関して外国人に不法就労活動をさせた人を、3年以下の拘禁刑か300万円以下の罰金に処し、併科もあると定めています。2026年10月21日現在の条文です。

条文は、活動が在留資格に合わないことなどを知らなかったと言っても処罰を免れない、ただし過失のないときは別、とも定めています。確認の記録を残しておくことが、過失がなかったと説明する土台になります(ここは編集部の考えです)。

届出の側にも罰則があります。外国人雇用状況の届出をしない、または虚偽の届出をすると、30万円以下の罰金です(労働施策総合推進法50条)。

在留資格と働ける範囲の早見表

在留資格は、日本でできる活動を決めたものです。出入国在留管理庁の一覧表では、大きく4つに分かれます。

特別永住者は、在留カードではなく特別永住者証明書を持ち、活動に制限がありません。外国人雇用状況の届出の対象外です。在留資格が「外交」「公用」の人も対象外です。

在留カードの確認の手順

いつ確認するか

採用の選考中は、在留資格や資格外活動許可の有無を、口頭か書面で聞きます。在留カードの提示を求めるのは、内定が出たあとです。選考でカードを出させると、国籍など適性と関係のないことが合否に入り込むおそれがあるためです(厚生労働省)。面接の聞き方は面接で聞いてはいけない質問にまとめています。

カードを見せてもらうときは、本人の同意を得ます。出入国在留管理庁も、雇用契約などで身分を確認する場面では、他の身分証と同じく、本人の同意を得て提示を受けるとしています。

見る順番

1. 表面の顔写真と氏名で、本人かを確かめる
2. 表面の「就労制限の有無」を見る。「就労不可」なら、そのままでは雇えない
3. 表面の「在留期間の満了日」と有効期間が、過ぎていないか見る
4. 裏面の「資格外活動許可欄」を見る。許可があれば、その内容が書かれている
5. 在留カード番号(英字2桁、数字8桁、英字2桁の12桁)を控える
6. 在留カード等読取アプリで、ICチップの内容と券面を見比べる
7. 失効情報照会で、カード番号が失効していないか調べる

2026年6月14日から新様式になりました

出入国在留管理庁によると、2026年6月14日以降に発行された在留カードは新様式です。券面が変わった点は次のとおりです。

あわせて、マイナンバーカードの機能を付けた「特定在留カード」も2026年6月14日から始まりました。券面の記載位置が通常のカードと違うため、届出で確認する項目の位置も変わります。厚生労働省のリーフレットに、新様式のカード例と記載位置の図があります。

新様式のカードでは、読取アプリで「在留期間」「許可の種類」「許可年月日」を確かめます。2026年8月19日に出た版から表示されるようになりました。アプリを古い版のまま使うと、表示されません。古い版を使っているときは更新します。「交付年月日」は、更新後の版でも表示されません。

読取アプリと失効情報照会

在留カード等読取アプリは、ICチップの身分事項と顔写真を読み取り、券面と見比べて偽造や変造を調べる無料のアプリです。Windows、Mac、Android、iPhoneで使えます。iPadは使えません。読み取った情報を、出入国在留管理庁や第三者に送ることはない、と説明されています。

失効情報照会は、カードの番号と有効期間の満了日を入れて、番号が失効していないかを調べるWebサイトです。2025年11月14日からは、読取アプリの中からも使えます。

読み取った内容と券面が違う、読み取れない、番号が失効しているといった場合は、偽造や変造が疑われます。最寄りの地方出入国在留管理官署に相談します。

留学生などのアルバイト

「留学」や「家族滞在」の人は、在留資格の活動に就労が入っていません。アルバイトをするには、入管法19条2項の資格外活動許可が必要です。許可を受けていれば、在留カードの裏面に書かれています。

入管法施行規則19条5項と出入国在留管理庁の案内が決めている、包括的な許可の範囲は次のとおりです。

勤め先が2つ以上あるときは、全部の合計で数えます。出入国在留管理庁は、家族滞在の人のアルバイトの案内で、複数のアルバイトは全部の合計で週28時間以内と説明しています。自社の上限は、本人に他の勤め先の時間を聞いて決めます。たとえば他で週15時間働く人は、自社では週13時間までです(計算の例です)。

外国人雇用状況の届出

雇い入れと離職のとき、氏名と在留資格などを確認し、ハローワークに届け出ます。雇用保険に入る人か入らない人かで、様式と期限が変わります。パートやアルバイトも対象です。

期限と方法

たとえば11月15日に入社した人は、雇用保険に入るなら12月10日まで、入らないなら12月31日までです。11月30日に辞めた人の離職は、雇用保険に入る人は12月10日まで、入らない人は12月31日までです(日付は例です)。

雇用保険に入る人は、資格取得届の「23. 在留資格」の欄などに、在留資格・在留期間・国籍・在留カード番号などを書き足します。届出書の様式第3号を使う人は、雇入れ年月日・離職年月日の欄に、期限内に辞めたときは両方を書きます。外国人雇用状況届出システムは、毎週日曜日の22時から翌月曜日の8時まで止まります。

届け出る内容

労働条件の明示と母国語

労働基準法などの労働関係法令は、国籍にかかわらず外国人にも適用されます。国籍を理由に、賃金や労働時間などで差別的に扱うことは禁止されています。最低賃金、割増賃金、年次有給休暇、健康診断も、日本人と同じです。

労働契約を結ぶときは、賃金や労働時間などの主な条件を、書面で明示します。書き方と項目は労働条件通知書の書き方で説明しています。外国人の場合に加わるのは、母国語や、その人が使う言語、平易な日本語など、理解できる方法で明示するよう努めることです。これは法律の義務ではなく、厚生労働省の指針が求める努力の事項です。

厚生労働省は、外国人労働者向けのモデル労働条件通知書を、英語、中国語、韓国語、ポルトガル語、スペイン語、ベトナム語、タガログ語、インドネシア語、ネパール語など13言語で用意しています。社内の規程や安全衛生の掲示も、理解できる方法で伝えるよう努めます。

食費や居住費を賃金から控除するときは、労使協定にもとづき、控除額を実費をふまえた不当でない額にします。

社会保険と雇用保険

労働保険と社会保険は、国籍に関係なく適用されます。入社手続きの流れは入社手続きのチェックリストと同じです。

雇用保険には、国籍とは別の適用除外があります。雇用保険法6条は、1週間の所定労働時間が20時間未満の人、31日以上雇用される見込みがない人、学校の学生や生徒(厚生労働省令で定める人)などを、適用しないと定めています。学生や生徒のアルバイトは、この除外に当たる場合があり、その場合は届出が様式第3号になります。当てはまるかは、ハローワークに確かめます。

厚生労働省の指針は、次のことも求めています。

• 保険の制度と請求の手続きを、理解できる方法で伝える
• 離職するときは、離職票の交付など必要な手続きをして、失業給付のハローワークの窓口を教える
• 年金の加入期間が一定以上の人が帰国するときは、帰国後に脱退一時金を請求できることを、帰国前に説明し、年金事務所などの窓口を教える

在留期間の更新を管理する

在留期間の満了日までに更新の申請をしないと、在留を続けられなくなります。会社は、全員の満了日を台帳に並べて管理します。

特例期間にある人は、在留カードの裏面に申請中の旨が書かれ(オンライン申請を除く)、失効情報照会でも「失効していません」と表示されます。ハローワークの届出書の備考欄には「在留資格変更申請中」などと書きます。

厚生労働省の指針は、在留資格の変更や更新のときは、手続きのための勤務時間の配慮など、必要な援助に努めるよう求めています。更新が認められなかったときは、雇用関係を終えて、帰国のための手続きの相談などに応じます。

辞めたときの手続き

離職の届出と、日本人と同じ退職手続きが必要です。社内の退職の手順に、次の項目を足します。

1. 離職の届出を、上の期限までにする(雇用保険に入る人は、資格喪失届に書き足す)
2. 離職票の交付など、雇用保険の手続きをする
3. 健康保険の資格確認書(書面)を回収する。国民健康保険や国民年金に切り替えが必要なときは、そのことを伝える
4. 本人の権利に属する金品を返す。旅券や在留カードを預かっているなら、すぐ返す
5. 帰国する人には、脱退一時金の請求ができることを、帰国前に説明する

会社の都合で辞めてもらうときは、労働契約法に照らして、安易な解雇や雇止めをしないようにします。やむを得ないときは、在留資格に応じた再就職ができるよう、関連会社への紹介や求人情報の提供などの援助に努めます。

育成就労制度の予定

技能実習に代わる「育成就労制度」は、2027年4月1日(令和9年4月1日)から運用が始まります。育成就労外国人の本人の意向による転籍が、一定の条件で認められるようになります。2026年10月21日時点では、まだ始まっていません。技能実習生を雇っている会社は、出入国在留管理庁の育成就労制度のページで、分野ごとの運用要領を確かめます。

今日からできること

1. 外国人の社員とアルバイトの一覧を作り、在留資格と在留期間の満了日を並べる
2. 在留カードの確認の手順(表面・裏面・読取アプリ・失効情報照会)を、採用の担当者に共有する。読取アプリを最新の版にしておく
3. 雇用保険に入る人か入らない人かで、届出の期限を分けて、採用の流れのチェックリストに書く
4. 留学生のアルバイトは、他の勤め先の時間を聞いて、週28時間を超えないシフトにする
5. 労働条件通知書を、理解できる言語か平易な日本語で渡せるよう、厚生労働省のモデル様式を取り寄せる
6. 旅券と在留カードの原本を預かっていないか確かめる