介護の運営指導の準備 求められる書類と当日の流れ、指摘されやすい点

運営指導の通知が届いたら、約1か月でやることは3つです。国の「確認文書」の一覧と手元の書類を突き合わせ、利用者ごとの計画と記録の日付を見直し、算定している加算の根拠を用意します。運営指導は監査とは違い、事業所の協力を前提にした行政指導で、見られる書類もあらかじめ絞られています¹。

運営指導と監査は、入り口が違う

運営指導は、都道府県や市町村が、指定した事業所を計画的に回る指導です。回数の目安は、指定の有効期間である6年に少なくとも1回です。施設や居住系のサービスなら、3年に1回が望ましいとされます。

通知は、実施日の1か月前までに届くのが原則です。書かれているのは、根拠と目的、日時と場所、担当者、出席者、準備する書類、当日の進め方の6つです¹。さいたま市のように、登録したメールアドレスへ送る自治体もあります²。担当者が替わった事業所は、そのアドレスを誰が見ているかを確認しておきたいところです。

でも、監査は別物です。監査は、基準違反や不正請求、高齢者虐待が認められたり疑われたりしたときに、立入検査の権限を使って事実を確認するものです。勧告や指定の取消しにつながるのは、こちらです。運営指導の途中でも、基準違反が著しいときや不正、虐待の疑いがあるときは、中止して監査に変わります。確認文書の不備で項目を確認できない場合も、その理由の例に入ります¹。

通知が届いたら、確認文書と手元の書類を突き合わせる

国のマニュアルには、サービスの種類ごとに「確認項目及び確認文書」の一覧があります。確認項目以外は特段の事情がない限り確認せず、確認文書以外の文書は原則求めない決まりです。ただし、その文書で確認できないときや、加算の要件を見るときは、ほかの書類を求められます¹。

最初に確認項目及び確認文書を開き、自分のサービスのページを印刷してください。通所介護なら、次の図の書類が並びます³。

書類は原本を想定していますが、写しでも差し支えありません。事前に出す資料や自己点検のシートは自治体によって違うので、通知の指定に従います。利用者の記録を広げることになるため、会議室などの個室を頼まれることもあります¹。

点検で不足が見つかっても、記録を後から作り足すのはやめましょう。虚偽の報告が疑われると、監査に変わる理由になります。マニュアルも、事前の点検で不適切な点がわかったら、当日に原因と改善策を一緒に検討するよう自治体の担当者に勧めます¹。だから、わかった不備はその日から正しい形に直し、経緯を説明できるようにしておくのが近道です。

当日の流れは、巡回、利用者の記録、体制、請求の順

細かな時間割は通知に書かれていますが、国が示す標準の流れは次のとおりです¹。

1. 施設や設備を一緒に回る。平面図と違う所がないかを、利用者の様子とあわせて見てもらう。
2. 利用者3名ほどの記録を開き、計画、同意、提供記録のつながりを説明する。
3. 勤務表とタイムカード、資格証、研修や委員会の記録で体制を説明する。
4. 算定している加算と減算について、考え方と根拠の書類を説明する。
5. 講評を聞く。良い点、指摘の内容、今後の流れが伝えられる。

巡回の目的は、利用者の尊厳が守られているかの確認です。マニュアルには、日中の施錠やベッドの柵、昼間の服装、食事の介助の様子など、具体的な確認の点が並んでいます。

また、質問の例も載っています。「最近、ヒヤリハットしたことはありますか」「苦情があった場合、どのように対応されていますか」といった問いです¹。答えを覚えるより、実際の記録を開いて説明できる人を同席させるほうが、話は早く進むでしょう。

指摘されやすいのは、義務化された項目と書類のずれ

さいたま市が令和8年9月に示した資料では、どのサービスにも共通する文書指摘が3つ挙がりました。業務継続計画の研修と訓練をしていない、運営規程に虐待防止の措置を定めていない、家族の個人情報を使う同意を文書で取っていない、の3つです²。

業務継続計画と虐待防止は、どちらも令和6年4月に義務化されました。委員会や研修は実施しているのに、運営規程を直していなかった例もあったそうです。研修と訓練の頻度は、施設や特定施設などが年2回以上、その他のサービスは年1回以上です。看護職員の配置がない日があった通所介護の例も、同じ資料にあります²。

軽い指摘では、運営規程と重要事項説明書の内容の不一致や、管理者が変わったときの届出の漏れが挙がります。変更の届出の期限は、変更の日から10日以内です²。

新潟県の令和7年度の結果を見ると、訪問介護は37事業所のうち8事業所に改善報告を求めました。計画を作っていない例、ハラスメント防止の措置がない例、虐待防止の委員会と研修が定期的でない例、要件を満たさない初回加算の例が並びます⁴。

ただ、傾向は自治体によっても違います。自分の事業所を担当する自治体の集団指導の資料が、いちばん近い手がかりになるはずです。

終わったあとは、指導の種類で対応が分かれる

結果は、改善する点がなくても通知されます。法令などに違反していれば文書指導で、期限を決めて改善報告を求められます。違反が軽く、文書にしなくても改善が見込めるなら口頭指導、違反はないものの運営のために伝える内容は助言で、この2つは報告が要りません¹。さいたま市の場合、文書指摘の報告は原則として通知日から30日以内です²。

報告書には、どう改善したかを具体的に入れましょう。つまり、すぐに直せないものでも、努力するという書き方では足りません。いつまでに何をするかを示してください。報告の内容が実際に行われているかは、後日の運営指導などで確認されることがあります¹。

加算の要件に誤りが見つかった場合は、ほかの利用者の分も自己点検し、過誤調整を求められます¹。保険者との調整や利用者への説明、返金まで手間が広がるので、事務の担当者も早めに加わりましょう²。処遇改善加算の書類は、処遇改善加算の事務の記事と並べて見直せます。

通知が届いたら確認すること

1. 日時、出席者、準備する書類、事前提出の期限を予定表に入れた。
2. 自分のサービスの確認文書の一覧を印刷した。
3. 自治体の最新の集団指導の資料と、自己点検のシートを読んだ。
4. 利用者の計画、同意、提供記録の日付を見直した。
5. 勤務表とタイムカード、資格証の写しをそろえた。
6. 運営規程と重要事項説明書を見比べ、届出の漏れがないかを見た。
7. 業務継続計画、虐待防止、感染症の委員会と研修、訓練の記録をそろえた。
8. 算定中の加算ごとに、要件の根拠をまとめた。
9. 個室を用意し、説明する人を決めた。

確認項目は令和6年7月に改訂された国のマニュアルのもので、2026年11月4日に確認しました。細かな運用は自治体ごとに違うので、届いた通知と集団指導の資料を優先してください。

注

1. 厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル」（令和6年7月改訂） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

2. さいたま市「令和8年度 介護サービス事業所集団指導」資料（令和8年9月） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. 厚生労働省「確認項目及び確認文書」の通所介護のページ ↩

4. 新潟県「令和7年度介護保険施設指定事業者への運営指導結果」 ↩