宅建業の帳簿と従業者名簿 事務所に備える書類と、5年ごとの免許更新

不動産会社の事務所には、宅地建物取引業法で備えるよう決まっている書類と掲示物があります。帳簿、従業者名簿、業者票、報酬額の掲示。それに、働く人一人ひとりに持たせる従業者証明書です。

どれも、怠ると50万円以下の罰金の対象になります。¹しかも2025年4月には、従業者名簿と業者票の様式が変わりました。総務や事務の担当になったら、まず事務所の壁と棚を見回すところから始めましょう。

事務所ごとにそろえるもの

宅建業法の決まりは、会社ではなく「事務所ごと」です。本店のほかに支店があれば、支店にも同じものをそろえます。

専任の宅地建物取引士が辞めて、5人に1人の割合を下回ったときは、2週間以内に補わなければなりません。¹²異動や退職の話が出たら、まず人数を数え直しておきましょう。

帳簿は、取引のたびに書いて5年残す

帳簿に載せるのは、取引の年月日と物件の所在・面積。ほかにも、取引があるたびに次の事項が要ります。¹²

• 売買・交換・貸借の別と、代理か媒介か
• 相手方や依頼者、各当事者の氏名と住所
• 取引に関わったほかの宅建業者の商号
• 宅地や建物の概況（地目や構造、用途など）
• 売買金額や賃料、受け取った報酬の額

帳簿は事業年度の末日で閉じ、そこから5年間保存します。自社が売主になった新築住宅の分は10年間です。パソコンで管理してもかまいません。ただ、必要なときに事務所で紙に打ち出せることが条件です。²

従業者証明書は全員に、名簿は2週間以内に

従業者証明書は、業務に従事する人に持たせる証明書です。持たせていない人を、業務に就かせることはできません。取引の関係者から求められたら、従業者はこれを見せます。¹茨城県の手引きは、この「従業者」に代表者も含むと明記しています。³

証明書の番号は、5けた以上で付けます。茨城県の手引きによると、はじめの2けたが雇った年の西暦の下2けた、次の2けたが雇った月、そのあとが重ならない番号です。辞めた人の番号は使い回しません。2024年4月に入社した人なら「2404」から始まります。³

従業者名簿に載せるのは、次の6つです。¹²

1. 氏名
2. 従業者証明書の番号
3. 主たる職務内容
4. 宅地建物取引士かどうか
5. この事務所の従業者になった年月日
6. この事務所の従業者でなくなった年月日

様式の備考には、一時的に業務に就く人も載せること、書くべきことが起きたら2週間以内に書くこと、直すときは前の文字が読めるように残すことが書かれています。³保存は最後に書いた日から10年間。取引の関係者から求められたら、見せなければなりません。¹²

また、2025年4月の改正で、従業者名簿の様式からは、プライバシーに配慮して生年月日などの欄がなくなりました。⁴³古い様式を使い続けている事務所は、ここで作り直しておきましょう。

業者票は、2025年4月の様式で掲げる

業者票は、事務所の見やすい場所に掲げる標識です。2025年4月からの様式には、免許証番号、免許の有効期間、商号、代表者の氏名、この事務所の代表者の氏名、この事務所に置く専任の宅地建物取引士の数、主たる事務所の所在地が入ります。以前は専任の宅地建物取引士の氏名を書いていましたが、今は人数です。大きさは縦30cm以上、横35cm以上と決まっています。⁴

案内所などに掲げる標識からも、専任の宅地建物取引士の氏名の欄はなくなりました。⁴

免許は5年ごと、更新の申請は90日前から30日前まで

宅建業の免許の有効期間は5年です。続けて営業するなら、有効期間が切れる日の90日前から30日前までに、更新の申請をします。¹²申請しないまま期間が切れると、免許は失効します。³

手数料は、茨城県の場合、書面での申請が33,000円、オンラインでの申請が26,500円です（2025年4月から）。³知事の免許なら、手続きは都道府県ごとの案内で確認してください。

更新とは別に、免許の申請書に書いた事項が変わったときは、30日以内に変更の届け出をします。対象は次の5つです。¹

• 商号または名称
• 役員と、政令で定める使用人の氏名
• 個人の業者なら、その人の氏名
• 事務所の名称と所在地
• 事務所ごとの専任の宅地建物取引士の氏名

つまり、専任の宅地建物取引士が入れ替わったときも、この届け出が要ります。異動の多い4月や10月は、届け出の期限を手帳に入れておくと漏れません。

年に1回、事務所で確かめること

1. 業者票が2025年4月の様式で、専任の宅地建物取引士の数が今の人数と合っているか。
2. 報酬額の掲示が、事務所の見やすい場所にあるか。
3. 帳簿を、取引のたびに書いているか。閉じた帳簿を5年分（新築の売主の分は10年分）残しているか。
4. 従業者名簿に、一時的に働く人も含めて全員が載っているか。生年月日などの欄の無い様式か。
5. 全員が従業者証明書を持っているか。退職者の番号を使い回していないか。
6. 専任の宅地建物取引士が、従事する人の5分の1以上いるか。
7. 免許の有効期間の満了日と、更新の申請を受け付ける期間を、予定表に入れたか。

茨城県の手引きには、事務所の状況を点検するチェックシートも載っています。³免許を受けた都道府県の手引きと照らし合わせて使ってください。

法令はe-Gov法令検索で、様式の改正と手続きは滋賀県と茨城県の案内で、2026年11月3日時点の内容です。国土交通大臣の免許の会社や、具体的な判断に迷うときは、免許を受けた行政庁に確認してください。

注

1. 宅地建物取引業法第3条、第9条、第31条の3、第46条第4項、第48条、第49条、第50条、第83条 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

2. 宅地建物取引業法施行規則第3条、第15条の5の3、第17条の2、第18条 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. 茨城県「宅地建物取引業者の業務運営の手引」（2025年7月） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

4. 滋賀県「令和7年4月から、宅建業免許に関する申請様式等が一部改正されます。」（令和6年国土交通省令第70号による様式第8号の2、第9号、第10号などの改正） ↩ ↩² ↩³