生成AIでToDo整理、優先順位と1週間の段取りを立てる頼み方

やることが多すぎて、何から始めればいいか分からない週。優先順位は、ひとりで決めきろうとしなくていいのです。抱えている仕事を全部書き出して生成AIに渡せば、取りかかる順番の案も、月曜から金曜への割り振りの案も、先に出してもらえます。

ただ、返ってくるのはたたき台です。上司の言う「今週中」が金曜の夕方なのか、月曜の朝でも間に合うのか。承認をくれる課長が、水曜は出張でいないこと。あなたが昨夜、あまり眠れていないこと。どれもAIは知りません。だから、その分は自分で書き足します。そこまでして初めて、案はあなたの1週間の段取りになるのです。

月曜の朝は、頭の中を全部書き出す

最初の15分はAIを開く前に使います。今週やることを、思いついた順に1行ずつ書き出してみてください。会議の資料づくりのような大きな仕事も、電話を1本返すだけの用事も、同じ一覧に入れてかまいません。

全部を書き出すのは、正直ちょっと面倒ですよね。でも、書いていない仕事の順番までは、AIにも考えられません。

仕事の量に押されている人は、あなたのほかにもたくさんいます。厚生労働省が2026年8月に公表した令和7年の労働安全衛生調査では、仕事や職業生活で強い不安やストレスを感じる事柄がある人が67.5%いました。その人たちに中身を3つまで挙げてもらうと、女性でいちばん多かったのが「仕事の量」で、44.6%です。¹

年代の列は男女を合わせた数字で、20代では仕事の量を挙げた人が半数を超えました。ストレスチェックで使うよう勧められている質問票にも、「非常にたくさんの仕事をしなければならない」「時間内に仕事が処理しきれない」という問いが並んでいます。²

では、今週の一覧には何行並んだでしょうか。

書き出すときは1行を動詞で終えます。「年末調整」でも自分には通じますが、「年末調整の案内を全社に送る」と書けば、何をしたら終わりなのかがAIにも伝わります。そのうしろに、だれ向けの仕事か、いつまでか、どのくらいかかりそうかを添えます。締め切りを聞いていない仕事は、空けずに「不明」と書いておきましょう。あとでAIが質問するときの手がかりになるからです。

年末調整の案内を全社に送る、全社員あて、6日（金）まで、1時間
会議の資料を作る、部長あて、5日（木）10時の会議まで、4時間
新しく入る人のパソコンの手配を頼む、情シスあて、不明、15分
備品の発注をまとめる、総務の定例、6日（金）まで、1時間
請求書の再発行を取引先に頼む、経理からの依頼、不明、15分
忘年会の会場の候補を3つ探す、課長からの依頼、不明、1時間

3時間を超えそうな仕事は、2つか3つに分けておくと割り振りやすくなります。会議の資料なら、数字を集める、下書きを作る、部長に見てもらう、の3つ。

優先順位の案は、理由と質問つきで返してもらう

一覧ができたら、AIには順番の案と、その理由、足りない情報についての質問を頼みます。

貼る前に、一覧から人の名前と事情を外しておきます。人事や労務の仕事なら、「〇〇さんの休職の手続き」のような行が混ざることもあるでしょう。病歴は個人情報保護法で「要配慮個人情報」に当たる情報です。³名前は「社員A」に、事情は「手続き1件」に置き換えても、順番を考えるのにはほとんど困りません。

会社でAIを使うなら、入れた内容がサービスの側で学習に使われるかどうかも、社内の決まりとあわせて見ておきたいところです。個人情報保護委員会は、会社が個人データを含むプロンプトを入れる場合、提供する事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確認するよう、注意点に挙げています。⁴社外の情報を入れる前の線の引き方は、休み明けのメールを生成AIで要約する記事で詳しく書きました。

順番を考える軸は、急ぎと重さの2つが一般的です。急ぎは締め切りまでの近さ。重さは、遅れたり抜けたりしたときに困る人の多さや、影響の大きさです。急ぎで重いものから手をつけ、急がないけれど重いものには早めに時間を取っておく。AIにも、この2つの軸で分けてもらいましょう。

次の一覧は、私が［11月2日（月）から6日（金）］に抱えている仕事です。私は［総務］の担当で、勤務は［9時から18時］です。

一覧の仕事を、急ぎ（締め切りの近さ）と重さ（遅れたときに困る人の多さや影響の大きさ）で分けて、取りかかる順番の案を出してください。順番ごとに、そう考えた理由を一言ずつ書いてください。

順番を決めるのに足りない情報があれば、案を出す前に質問を3つまでしてください。曜日への割り振りは、まだしないでください。

［ここに一覧を貼る］

理由が書いてあれば、あとで自分が直すときに迷いません。「締め切りが近いため」としか書かれていない行があったら、その締め切りが本当に動かないのかを考え直す合図です。

質問を案より先にしてもらうのは、足りない情報を、案ができる前に埋めておくためです。何を聞かれたかを見れば、自分の一覧に何が抜けていたかも分かります。答えられない質問が混ざっていたら、それは今週のうちに上司や相手に聞いておくことです。

曜日への割り振りは、順番の案を見て、条件を足してから頼みます。

AIが知らない4つを、自分で書き足す

順番の案が返ってきたら、曜日に並べてもらう前に、AIが知りようのないことを4つ足します。どれも、一覧に書かなければAIには伝わりません。

締め切りの本当の重さ

一覧に書いた締め切りが、本当の締め切りとは限りません。上司の「今週中」は、金曜の17時でしょうか。それとも、月曜の朝に机に置いてあればいいのでしょうか。上司に見てもらう時間が要る仕事なら、自分の締め切りはその前日です。

もう一つ見ておきたいのが、動かせる締め切りかどうか。社外との約束や会議の日、法律で決まった期限は動きませんが、社内の目安なら、相談すれば動くこともあります。一覧の行の終わりに「動かせない」「相談すれば動く」と書き添えておくと、AIにも重さの違いが伝わります。

人の都合

一人で終わる仕事は、思っているより少ないものです。承認や確認をくれる人が、出張や休み、会議続きでいない日はないか。その人がいる日に間に合うよう、こちらの準備を先に終えておきます。

返事を待つ仕事なら、週の前半に投げておくのが近道です。たとえば情シスへのパソコンの手配は、頼むだけなら15分。でも、月曜の朝に頼むか木曜に頼むかで、届く日は大きく変わるでしょう。待っているあいだは、自分の別の仕事に時間を使えます。

社内の事情

会社のカレンダーや習慣も、AIからは見えません。例に使っている2026年11月2日からの週なら、3日（火）は文化の日です。その日が休みか出勤日かは、会社のカレンダーで決まります。

月末の締め、毎週の定例会議、決裁が回る曜日、部署の忙しい時期。職場によっては、言葉にしないまま決まっている順番もあります。お客さまからの問い合わせはその日のうちに返す、といった決まりです。思いついたものから、一覧の下に書き足していきます。

自分の体力と暮らし

最後は、あなた自身のこと。集中しやすいのが午前なら、重い仕事は午前に置く。重い仕事を同じ日に2つ重ねない。保育園のお迎えや通院がある日は、中身を書かずに「17時半以降は予定を入れない」とだけ書けば足ります。

夜に作業を足せば全部入る、という案は採らないほうがいいでしょう。睡眠については、厚生労働省の「健康づくりのための睡眠ガイド2023」が、成人に向けて、個人差はあるものの6時間以上を目安に必要な睡眠時間を確保するよう勧めています。⁵疲れが抜けない週が続くなら、厚生労働省の「こころの耳」にある、57問で約5分のストレスセルフチェックで、今の状態を見ておくのも一つの方法です。

1週間の割り振りは、空きを残して組んでもらう

4つを書き足したら、曜日への割り振りを頼みます。条件は文で書き、最後に、空けておく時間と、入りきらない仕事の扱いを決めておきます。

さきほどの順番の案に次の条件を足して、［11月2日（月）から6日（金）］の割り振りの案を作ってください。

動かせない締め切りは、［会議の資料が5日（木）10時の会議まで、年末調整の案内が6日（金）まで］です。
［課長］は［4日（水）］は終日いません。課長の確認が要る［年末調整の案内］は、［5日（木）の午後］までに見てもらえる並びにしてください。
［3日（火）］は祝日で、会社も休みです。毎週［月曜10時］から定例会議があります。
私が集中しやすいのは午前です。重い仕事は1日に1つまでにして、［17時半］以降は予定を入れないでください。

1日に予定で埋めるのは［6時間］までにして、残りは空けておいてください。どの仕事も、締め切りの前日までに仕上がる並びにしてください。入りきらない仕事は曜日に入れず、最後にまとめて書き出してください。

6時間という数字は、勤務が8時間のときの一つの例です。電話や急ぎの頼みごとが入っても、空けておいた時間で受け止められます。

全部が入りきる週ばかりではありません。入らなかった仕事が目に見える場所に残っていれば、それがそのまま上司に相談する材料になるのです。

返ってきた案は予定表と並べて見ます。

ずれていた所は、AIに頼み直してもいいですし、自分の予定表の上で動かしてもかまいません。もっとも、2〜3か所なら、手で動かすほうが早いでしょう。

水曜に崩れたら、残りだけで組み直す

週の半ばで予定が崩れるのは、段取りが下手だったからとは限りません。急ぎの依頼が入る。返事が来ない。体調がすぐれない。そんなときは、月曜の案を少しずつ直すより、残りの時間だけで組み直してもらうほうが早く済みます。

そのとき、月曜に貼った一覧をそのまま使い回さないこと。総務省と経済産業省のAI事業者ガイドラインは、AIを使う事業者にとって大事なこととして、正確で、必要な場合には最新のデータを入力することを挙げています。⁶つまり渡すのは、終わった仕事を消し、増えた仕事を足した、今の一覧です。

今週の割り振りを組み直したいです。今は［4日（水）の13時］で、残りは［4日の午後と5日、6日］です。

終わった仕事は［…］です。
新しく増えた仕事は［…］で、締め切りは［…］、かかりそうな時間は［…］です。
動かせない予定は［5日（木）10時の会議］です。

残りの時間に入るように、割り振りの案を作り直してください。入りきらないときは、仕事ごとに「来週に延ばす」「量を減らす」「人に頼む」のどれが考えられるかを、理由と一緒に挙げてください。どれにするかは私が決めます。

最後の一文は、地味ですが、外さないでおきたいところ。延ばすか、減らすか、頼むかは、AIの案だけでは決められないことが多いからです。来週に延ばしてよいかは上司が、手を貸してもらえるかは同僚が知っています。

上司に聞くときは、AIの案をそのまま見せるより、自分で2つの選択肢に絞ってからのほうが答えてもらいやすいはずです。

今起きたこと、困ること、選んでほしいこと。この順に書くと、上司も読んだその場で答えやすくなります。相談の組み立て方は、報連相とは？上司への報告の仕方と相談のタイミングでも例文と一緒に紹介しています。

金曜の15分で、来週の月曜を軽くする段取り

金曜の夕方に15分だけ今週の一覧を見返しておくと、月曜の朝はその続きから始められます。

1. 今週の一覧を開き、終わった仕事に印をつける
2. 終わらなかった仕事に、理由を一言ずつ書く（見込みより長くかかった、返事待ち、割り込み）
3. 見込みと実際の時間が大きくずれた仕事は、来週の見込みを書き直す
4. 来週の締め切りと、人の不在、社内の予定を一覧の下に足す
5. 頼む文と一覧を1つのメモにまとめて保存する

3つ目を続けていくと、自分の見込みの癖が見えてきます。会議の資料はいつも見込みの倍かかる、といった癖です。そうなれば、AIに渡す見込みの時間も、少しずつ実際に近づいていくでしょう。

AIに案を出してもらっても、最後に順番を決めるのはあなたです。冒頭の質問票には、「自分で仕事の順番・やり方を決めることができる」という問いも入っています。²案を受け取り、4つを足し、崩れたら組み直す。その繰り返しのなかで、「なぜこの順番にしたのか」を自分の言葉で言えるようになっていきます。上司に相談するときも、1年を振り返って自己評価を書くときも、その一言が効いてくると思います。

調査とストレスチェックの実施マニュアル、睡眠ガイド、法律、注意喚起とガイドラインの記述、祝日の日付は、いずれも2026年10月30日に公式の資料で確認しました。

注

1. 厚生労働省「令和7（2025）年 労働安全衛生調査（実態調査）結果の概況」（2026年8月7日公表）の個人調査、第17表。強い不安、悩み、ストレスと感じる事柄がある労働者を100とした割合で、中身は主なもの3つ以内の回答。表は10項目のうち4つを載せた ↩

2. 厚生労働省「小規模事業場ストレスチェック制度実施マニュアル」（令和8年2月）。調査票は「職業性ストレス簡易調査票」（57項目）の利用が推奨されるとしている。引いた問いは巻末資料③のAの1、2、9 ↩ ↩²

3. 個人情報の保護に関する法律第2条第3項 ↩

4. 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日）の（1）② ↩

5. 厚生労働省「健康づくりのための睡眠ガイド2023」（令和6年2月）の成人版の推奨事項 ↩

6. 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月31日）の第5部「AI利用者に関する事項」、U-2）i.「安全を考慮した適正利用」 ↩