引き継ぎ書を生成AIで作る 担当業務の洗い出しを聞き取りで進める頼み方

異動や育児休業、長い休みの前に、引き継ぎ書を作ることになった。いざ書き始めると、毎日の仕事はすぐ思い出せても、年に1回の仕事や、たまにしか来ない問い合わせの対応は、なかなか出てきませんよね。

引き継ぎ書づくりで手間がかかるのは、文章よりも、担当している仕事の洗い出しです。ここを生成AIに手伝ってもらうなら、書かせるより、聞き役を頼むのが近道です。頼み方と、人が確かめるところを押さえておきましょう。

生成AIには、書き手より聞き役を頼む

「引き継ぎ書を作って」と頼むこともできますが、生成AIはどの会社にも当てはまりそうな一般的な項目を並べがちです。あなたの仕事を知っているのは、あなただけだからです。

そこで、生成AIには質問する側に回ってもらいます。1回に1問ずつ聞いてもらい、答えていくうちに、自分でも忘れていた仕事が出てきます。

最後の「聞かないで」の一文が大切です。人の名前や連絡先、パスワードを生成AIに入れずに済むようにしておくと、安心して答えていけます。

名前や連絡先は、役割に置きかえて答える

答えるときも、取引先の担当者の名前や社員の名前は出さず、「経理の担当」「ビルの管理会社」のように役割で書きましょう。個人情報保護委員会は、会社が個人データを含む内容を生成AIに入力するなら、入力が学習に使われないことなどを十分に確かめるよう注意を呼びかけています。¹

引き継ぎ書を作るのも、会社の仕事の一部です。個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データを扱う従業者を会社が適切に監督することを求めています。²会社として使ってよいと認められたサービスかどうかも、先に確かめておきましょう。

年に1回の仕事は、月ごとに聞いてもらう

いちばん漏れやすいのは、年に1回や半年に1回の仕事です。そこで、聞き取りの終わりに、月ごとに聞いてもらいます。

聞かれて思い出せないときは、自分の予定表や、去年の同じ月の送信済みメールの件名を見返すと手がかりになります。ただし、メールの本文は貼り付けず、仕事の名前だけをメモにして答えましょう。

洗い出した一覧を、引き継ぎ書の形に整える

一覧ができたら、引き継ぎ書の表の形に整えてもらいます。列は、業務の名前、頻度と時期、手順書の置き場所、やり取りする相手（役割）、使うシステム、注意点の6つが使いやすい形です（編集部の整理）。

空欄に【要確認】と入れてもらうと、自分が確かめるところが一目で分かります。引き継ぎ書に入れる項目や、後任と並んで進める期間の考え方は、次の記事で確認できます。

人が確かめるところは4つ

生成AIが整えた表は、あくまで下書きです。次の4つは、必ず自分で確かめます（編集部の整理）。

1. 手順：聞き取った内容から、生成AIがそれらしい手順を補っていないか。実際の画面やマニュアルと照らし、自分で一度その順に進めてみる
2. 連絡先：役割で書いた相手の名前と連絡先は、表ができてから自分で書き入れる。社外の人の個人情報は、生成AIに渡さない
3. 期限と日付：「毎月10日まで」「年度末」などの期限が、実際の決まりと合っているか
4. 権限とパスワード：引き継ぎ書には書かない。システムの権限は、会社の情報システムの担当に付け替えてもらう

生成AIの応答には、不正確な内容が含まれることがあると、個人情報保護委員会も注意しています。¹手順と期限は、特に間違いがあると後任が困るところです。

急な休みで時間がないときは、期限の近い仕事から

体調を崩したときや家族の事情で、引き継ぎに使える時間が1日しかないこともあります。そんなときは、全部を洗い出そうとせず、聞く順番を変えてもらいましょう。

期限が近い仕事と、自分しか知らない仕事が残っていれば、後任は当面困りません。毎日の決まった作業は、職場のほかの人が知っていることも多いので、休みに入ってから上司に補ってもらう形でも回ります（編集部の目安）。

後任が聞きそうな質問も、先に出してもらう

表が仕上がったら、最後にもう1つ頼んでみましょう。「この引き継ぎ書を初めて読む人が、質問しそうなことを10個挙げてください」。出てきた質問に答えを書き足しておくと、読み合わせの時間が短くなります。

引き継ぎ書を作るまでにやること

1. 会社で使ってよい生成AIのサービスかを確かめる
2. 名前、連絡先、パスワードは聞かないよう伝えて、聞き取り役を頼む
3. 毎日、毎週、毎月、年に1回の順に答え、月ごとに年1回の仕事を拾う
4. 表の形に整えてもらい、分からない欄は【要確認】にしてもらう
5. 手順、連絡先、期限、権限の4つを自分で確かめる
6. 後任が聞きそうな質問に答えを書き足し、読み合わせに臨む

引き継ぎ書は、自分がしてきた仕事を形に残す、最後の大事な仕事です。洗い出しを生成AIに手伝ってもらえば、浮いた時間を、後任との読み合わせや取引先へのあいさつに回せます。

この記事は、2026年11月13日時点の個人情報保護委員会の案内をもとにしています。生成AIのサービスの使い方は、会社の決まりに従ってください。

注

1. 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日） ↩ ↩²

2. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（従業者の監督） ↩