議事録を生成AIで作るQ&A、録音と頼み方、取締役会の議事録まで

会議が終わってから、録音を聞き直して議事録を書く。1時間の会議なら、それだけで半日がつぶれることもありますよね。生成AIに文字起こしを渡せば、下書きまでは数分でできます。

ただ、録音を渡してよいのか、どこまで任せてよいのか、法律で作る議事録にも使えるのか。迷いやすいところを、8つの問いに分けて答えます。

Q1．会議の録音を、そのまま生成AIに渡していい？

渡す前に、2つのことを確かめましょう。1つは、録音や文字起こしをすることを、参加者に知らせて了解を得ているかです。取引先が加わる会議なら、なおさら先に伝えておきます。

もう1つは、入力してよい情報かどうかです。個人情報保護委員会は、会社が個人データを含む内容を生成AIに入力するなら、そのサービスが入力を機械学習に使わないことなどを十分に確かめるよう注意を呼びかけています。¹社員の評価や取引先の個人名が出てくる会議は、会社が使ってよいと認めたサービスに限りましょう。

Q2．文字起こしから議事録にするには、どう頼む？

会議の名前と目的、参加者、決めたかったことを先に伝え、受け取る形を指定します。決まったこと、宿題、保留を分けて表で受け取ると、あとの確認がぐっと楽になります。

最後の2行が大事です。生成AIは、話の流れから「決まったこと」をそれらしくまとめてしまうことがあります。分からないものは保留に回すよう頼んでおくと、勝手に決まったことにされるのを防げます。

Q3．発言をそのまま残すべき？要約でいい？

ふだんの会議なら、要点の要約で足ります。読む人が知りたいのは、だれが何を言ったかより、何が決まって、だれが何をするかだからです。

ただし、反対意見や条件つきの賛成は、短くても残しておきましょう。あとで「そんな話だったかな」と食い違ったとき、決まった理由をたどれるからです。

Q4．生成AIの下書きで、間違いやすいところは？

個人情報保護委員会も、生成AIの応答には不正確な内容が含まれることがあると注意しています。¹議事録で特に気をつけたいのは、次の4つです（編集部の整理）。

• 数字：金額、数量、パーセントの聞き違い
• 日付と期限：「来週の水曜」がどの日になっているか
• 担当者：同じ名字の人や、言いかけて交代した担当
• 決まったかどうか：「検討する」が「実施する」に変わっていないか

この4つは、録音や手元のメモと照らして必ず見直しましょう。

Q5．決定事項と宿題は、だれが確かめる？

下書きを作った人だけで確かめず、会議の進行役か、決めた人に一度見てもらってから配ります。特に宿題は、担当者本人に「この期限で合っていますか」と確かめておくと、配ったあとの直しがほとんどなくなります。

配るのは、会議のその日のうちが目安です。記憶が新しいうちなら、確認する側も早く答えられます。

Q6．取締役会の議事録も、生成AIで作っていい？

下書きに使うことはできますが、仕上げは人が法律の決まりに沿って行います。取締役会の議事録は、法務省令で決まった中身で作り、書面なら出席した取締役と監査役が署名か記名押印をする決まりです。²

中身として決まっているのは、開いた日時と場所（その場にいない人がオンラインなどで出席した方法も含む）、議事の経過の要領とその結果、特別の利害関係がある取締役の氏名、議長の氏名などです。³議事録に異議をとどめなかった取締役は、決議に賛成したものと推定されます。²だからこそ、結果の書き違いは小さなミスでは済みません。

取締役会の議事録は、取締役会の日から10年間、本店に備えておきます。²下書きを作ったら、法務の担当か司法書士に、記載事項がそろっているかを確かめてもらいましょう。

Q7．オンライン会議の自動要約の機能は使っていい？

使えるかどうかは、Q1と同じ考え方で決まります。会社が使ってよいと認めた機能か、参加者に記録していることが伝わっているか、要約がどこに保存されるかの3つです。個人情報保護委員会は、サービスの利用規約やプライバシーポリシーを十分に確かめるよう呼びかけています。¹自動要約も、Q4の4つの見直しは欠かせません。

Q8．できた議事録は、どこに残す？

議事録は、部署で決めた共有の場所に保存し、生成AIのサービスの中だけに置きっぱなしにしないようにします。会話の履歴が残る設定のサービスなら、文字起こしを貼った履歴をどう扱うかも、社内の決まりに沿って決めておきましょう。

生成AIに任せること、人がやることの判断表

生成AIは、書き起こしと整理の時間を短くしてくれます。浮いた時間を、決まったことの確認と、宿題を動かすことに回せば、議事録がチームを前に進める道しるべになります。

この記事は、2026年11月13日時点の法令と個人情報保護委員会の案内をもとにしています。使えるサービスや保存のしかたは、会社の決まりに従ってください。

注

1. 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日） ↩ ↩² ↩³

2. 会社法 第369条第3項・第5項、第371条第1項 ↩ ↩² ↩³

3. 会社法施行規則 第101条第3項 ↩