生成AIで社内の案内文を作る 総務のお知らせのひな形と、出す前の確認点

健康診断の日程、年末調整の書類、年末年始の休業日。総務のお知らせは、毎月のように何かしら出番があります。生成AIに書いてもらえたら楽になりそうです。でも「年末調整のお知らせを作って」とだけ頼むと、それらしい文が返ってくる代わりに、日付や書類の名前がこちらの会社のものと合わない、ということが起きます。

コツは分担を決めること。日付や期限、書類の名前といった事実は、人がメモにして渡す。AIには、件名と本文の形を整える仕事だけを任せる。出す前に、事実の部分を人が確認する。この順番なら、手直しはぐっと減ります。

AIに任せるのは文の形、事実は人が渡す

総務省と経済産業省のAI事業者ガイドラインは、AIを使う人に向けて、正確で、必要なら最新のデータを入力すること、AIの出力の精度とリスクを理解したうえで使うことを挙げています。¹社内のお知らせに置きかえると、事実は人が確かなものを渡し、返ってきた文は人が確認する、ということです。

AIが得意なのは、メモの箇条書きを、件名と結論から始まる本文に組み立て直すこと。言い回しを丁寧にそろえるのも速いものです。反対に、AIが知りようのない社内の事実や、最近変わったばかりの制度の名前は任せられません。

そのまま使える、頼む文のひな形

Google Workspaceのプロンプトの手引きは、頼む文の要素として、ペルソナ（役割）、タスク（してほしいこと）、背景情報、形式の4つを挙げています。²社内のお知らせなら、背景情報の代わりに事実のメモを入れ、最後に「守ってほしいこと」を足します。

「最初の2文で」と形を決めておくのは、文化庁の「公用文作成の考え方」が、結論を早めに示し、続けて理由や詳細を説明するよう勧めているからです。一文を短くすることも、同じ資料に書かれています。³形式の行に「一文は60字以内」と足しておくのも、ひとつの手です。

作例 年末調整の書類のお願い

ひな形に、年末調整のメモを入れた場合です。書類の名前は、国税庁の「令和8年分 年末調整のしかた」から書き写しています。⁴

このメモから整えた本文の例が、次の文です。

ただ、AIの下書きには「期限を過ぎると、今年の年末調整に入れられません」のような、メモにない一文が足されてくることがあります。社内の扱いと合っているか分からない一文は、消すか、担当者に確かめてから残します。メモにない内容が入った所こそ、人が読む場所です。

出す前に、人が確認する5つのこと

AIの下書きを読むときに見るのは、文の上手さより先に事実の部分です。

1. 日付と曜日。11月27日が金曜日かを、カレンダーで見ます。祝日をまたぐ期限なら、その日が休みでないかも確認します。
2. 制度や書類の名前。公式の資料と1字ずつ照らし合わせます。年末調整の書類のように、年分によって名前や中身が変わるものは、今年の版の資料を開きます。
3. 数字と金額、期限。メモと見比べて、桁や日付が入れ替わっていないかを確認します。
4. 宛先と対象。対象でない人が読んだときに、自分も何かしなければと迷わないかを見ます。
5. 問い合わせ先とリンク。内線やURLが今も正しいか、実際に開いて確かめます。

とくに気をつけたいのが2つ目です。AIは、学習した時点より新しい制度の変更を知らないことがあります。だから、制度や書類の名前は、AIの答えではなく公式の資料を正とします。ガイドラインが「必要な場合には最新性」が担保されたデータの入力を求めているのも、この点に関わります。¹

AIに入れない情報を決めておく

そもそも、お知らせの文面を作るだけなら、社員の名前や住所はいりません。個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトを入れる場合は、利用目的の達成に必要な範囲かを十分に確認するよう注意を呼びかけています。⁵

• 書類を出していない人の一覧は入れない。文面だけ「未提出の人あて」で作り、送る相手は社内のシステムで選ぶ
• 扶養家族や健康診断の結果のような、個人の事情が分かる情報は入れない
• 使うのは、会社が認めたAIのサービスだけにする

どのサービスなら使ってよいかは、会社の生成AIのルールで確認します。ルールがまだ無いなら、作り方の記事も役に立ちます。

毎月のお知らせは、メモの型を保存しておく

ひな形の【メモ】の項目は、お知らせの種類ごとに少しずつ変わります。種類ごとに決めておくと、毎月のメモを埋めるだけで済みます。

ひな形を社内で共有できるメモ帳や文書に保存しておけば、担当が替わっても同じ品質で出せます。

出す前の確認表

AIに任せる範囲を「文の形」に絞れば、総務のお知らせは、メモを埋めて確認するだけの仕事になっていきます。浮いた時間で、読まれにくいお知らせの件名を見直すのも、次の一歩としておすすめです。

この記事は、2026年11月12日時点の公開資料をもとにしています。AIのサービスの使い方は、会社のルールと、使うサービスの利用規約に従ってください。

注

1. 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」本編（AI利用者に関する事項） ↩ ↩²

2. Google Workspace「ビジネスで効果を発揮するAIプロンプトの書き方」 ↩

3. 文化庁「公用文作成の考え方（文化審議会建議）」 ↩

4. 国税庁「令和8年分 年末調整のしかた」 ↩

5. 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」 ↩