印鑑管理規程の作り方 代表印・銀行印の保管と押印管理簿のつけ方

会社の印鑑の保管、持ち出し、押印の記録について、会社が守らなければならない法令は、確かめた範囲では見つかりませんでした。法令で決まっているのは、法務局に印鑑を届ける手続きと、印鑑証明書の請求の部分です。保管から記録までは会社が自分で決める部分で、決めて文書にしておくと、預かった総務担当者が判断に迷いません。

印鑑を預かることになった人が決めるのは、次の3つです。印鑑ごとの使い道と責任者、保管と持ち出しのルール、押印の申請と管理簿のつけ方です。印鑑の種類の違いは会社の印鑑の種類に書いたので、ここでは管理の手続きに絞ります。

法令で決まる部分と、会社が決める部分

先に線を引いておくと、規程に何を書くかが決まります。

法務局が決めているのは、届け出る印鑑の形だけではありません。印鑑の大きさは、辺の長さが1センチメートルの正方形に収まるものも、3センチメートルの正方形に収まらないものも届け出られません(同規則第9条第3項)。印影は、照合に適したものでなければなりません(同条第4項)。法務省は、物体の印章を押すよう求めていて、「電子印鑑」や「電子ハンコ」は届け出られないとしています。

印鑑を一覧にして、責任者と取扱者を決める

最初の作業は、社内にある印鑑を全部出して一覧にすることです。種類、届出先、預かる人を、1本ずつ決めます。

上の表は、従業員50人ほどの架空の会社の例で、決め方に決まりはありません。会社の規模と取引に合わせて変えます。

管理責任者と取扱者を分けるのは、「預かる人」と「押す人」を同じにしないためです。管理責任者は、保管と記録に責任を持つ人で、一般的には部長か、それに近い立場の人です。取扱者は、実際に鍵を開けて押す人で、2人以上にしておくと、休みの日にも困りません。

保管 金庫・鍵・通帳を、別々の場所に分けます

保管は、「入れ物」と「鍵」と「他の物」の3つで考えると、決めやすくなります。

• 入れ物: 実印と銀行印は、施錠できる金庫か保管庫に入れます。認印や角印も、施錠できる引き出しに置きます。机の上に出したままにしません。
• 鍵: 金庫の鍵は、印鑑を使う取扱者とは別の人が保管するか、取扱者のうち1人が持つ形にします。鍵の保管者も、一覧表に書いておきます。
• 他の物: 実印、銀行印、通帳、印鑑カードは、同じ場所に入れません。1か所が破られても、会社のお金が動くところまで届かないようにするためです。

この分け方は、横領・不正経理を防ぐ社内の仕組みで書いた、通帳と印鑑の権限を分ける考え方と同じです。印鑑は、棚卸しの対象にもなります。年に1回、一覧の印鑑が全部あるかを、管理責任者以外の人が数えると、抜けが分かります。

規程に書く項目と条文の例

印鑑管理規程は、次の11の項目を並べると、A4で1〜2枚に収まります。以下は、法令で決まった形ではなく、会社の規程としてよく置かれる形の一例です。

第8条・第9条・第11条は、後の節で説明する手続きに合わせて、自社の言葉で書きます。条文の言い回しは、会社の他の規程(文書管理規程など)とそろえると、読みやすくなります。

押印の申請から押印管理簿の記入まで

規程の中心は、第5条と第6条の押印の手続きです。流れは、申請、承認、押印、記入、保管に戻す、の5つです。

押印管理簿(押印簿)には、次の8つの項目を1行で書きます。

名前や宛先は架空の例です。書き方のコツは3つあります。

1. 文書名は、あとで探せる言葉で書く。 「契約書」だけでなく、「業務委託契約書」と種類まで書くと、取引先から問い合わせを受けたときに見つけやすくなります。
2. 承認者と押印者を別の欄にする。 欄が1つだと、誰が確認し、誰が押したのかが分かりません。
3. 押したその日に書く。 月末にまとめて書くと、記憶を頼りに書くことになり、抜けが出ます。

管理簿は、紙の帳面でも、表計算ソフトでも、ワークフローシステムでもかまいません。表計算ソフトを使うときは、あとから書き換えた跡が分かるよう、保存場所の権限を決めておきます。稟議書や契約審査の承認が電子で残っている会社は、その承認の番号を管理簿に1列足して結び付けると、二重に書く手間を減らせます。

契約の中身の確認は、契約書の確認ポイントで詳しく説明しています。押印の承認では、その確認が済んでいるかどうかだけを見れば足ります。

持ち出しのルール 持ち出し簿と返却の確認

実印と銀行印は、社外に持ち出さないのが原則です。持ち出しが要る場面は、たとえば、取引先の事務所で契約を結ぶときや、金融機関の窓口で手続きに立ち会うときです。この場合は、持ち出しの前に承認を取り、持ち出し簿に残します。

返却の確認は、印鑑を金庫に戻す人とは別の人が、印鑑の本数と印影を見て行うのが一般的です。「持ち出した人が自分で戻して自分で確認」では、記録が意味を持たないからです。当日中に戻らなかったときの連絡先(管理責任者)も、規程に書いておきます。

印鑑証明書と印鑑カードの管理

印鑑証明書は、法務局に届けた印鑑が会社の印鑑であることを、登記所が証明する書面です。法務省のQ&Aによると、会社の印鑑証明書を請求できるのは会社代表者本人で、代理人による請求はできます。登記事項証明書が誰でも取れるのとは違います。

印鑑カードは、窓口で印鑑証明書を請求するときに提示します(商業登記規則第22条第2項)。オンライン請求では、カードの送付は要りません(法務省)。窓口の請求にはカードが欠かせないので、実印と同じ場所にしまわず、管理責任者が別に保管します。

規程には、次の3点を書いておくと、運用が安定します。

• 請求するのは管理責任者で、代表者の承認を受けること。
• 請求のたびに、日付、通数、使い道、提出先を記録すること(管理簿の1行で足ります)。
• 取引先に提出する証明書の期限は、相手の指定に従うこと。

期限については、法令で決まっているものと相手の指定を分けます。実印を届けるとき、印鑑届書に添える代表者個人の印鑑証明書は、作成後3か月以内のものと決まっています(商業登記規則第9条第5項)。一方、取引先や金融機関が会社の印鑑証明書に「発行から3か月以内」などの期限をつけるのは、相手ごとの運用です。

紛失・盗難のとき 法務局・金融機関・警察への連絡

実印や印鑑カードが見つからないときは、法務局への届出が要ります。法務省のQ&Aは、場面を3つに分けています。届出先は、本店所在地を管轄する登記所です。

廃止届書と改印届書の個人側の押印は、代表者が市町村に登録した個人の印鑑です。様式は、法務局のホームページに載っています。

法務省は、書面で登記の申請をするときは、申請書か委任状に押す人が印鑑を提出しておく必要があるとも書いています。新しい印鑑をまだ用意できなくて廃止だけにした場合は、次に書面で登記を申請する前に、新しい印鑑を届け出る必要があります。

法務局のほかに、連絡するところは3つあります。

• 金融機関: 銀行印を紛失したときは、取引している金融機関に、気づいたその日に連絡します。手続きは金融機関ごとに違い、共通の決まりは確かめられなかったので、口座の案内か担当窓口に従います。
• 警察: 落としたときは、最寄りの警察署か交番に遺失届を出せます(警視庁)。盗まれた疑いがあるときは、警察に相談します。
• 社内: 管理責任者から代表者へ報告し、その期間に押された書類がないかを、押印管理簿で確かめます。

電子契約に切り替える場面と、押印の考え方

契約は、当事者の意思が合えば成り立ちます。押印は、特段の定めがある場合を除いて、契約の成立に必要な要件ではないと、内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」(2020年6月19日)が述べています(問1)。電子契約に切り替えれば、契約書への押印は減ります。

ただし、印鑑がなくなるわけではありません。書面で登記を申請するときは、登記所に届けた印鑑を申請書に押します。金融機関の手続きにも、届出印が残る場面があります。電子契約の導入後は、印鑑の一覧と規程の別表で、「どの書類で今も押すか」を見直します。押す書類が減れば、持ち出しの機会も、管理簿の行も減ります。

預かった週から3か月 規程を回し始める進め方

最初から完璧な規程は要りません。次の順に、小さく始めます。

1. 1週目: 印鑑を全部出して一覧にし、種類、届出先、保管場所、今の預かり手を書き出す。
2. 2週目: 実印と銀行印の保管場所を分け、鍵の保管者を決める。押印管理簿を1枚作る。
3. 1か月目: 規程の案を作り、代表者の承認を受ける。印鑑証明書とカードの保管場所を決める。
4. 3か月目: 管理簿を見て、記入漏れや、承認なしの押印がなかったかを確かめ、規程を直す。

この記事は、2026年10月25日に確かめた商業登記法・商業登記規則と、法務省・法務局の案内によります。規程の中身は、会社の事情に合わせて決めるもので、紹介した例は一般的な形です。法的な判断が要る場合は、弁護士や司法書士に相談してください。