出張報告書の書き方 例文とテンプレート、精算の前に領収書とそろえる4か所

出張報告書は、欄の上から順に埋めなくてもかまいません。先に書きたいのは「成果」と「次の対応」の2つです。上司が読んで次の手を決めるのはここだけで、目的や日程、費用は、出張の申請書と精算書から同じ言葉と数字を写せば足ります。

ただ、写すときにずれやすいところが4つあります。日程と行き先、会食の相手と人数、そして私用の日。経理が精算書と見比べたときに、聞き直しが起きるのもたいていこのあたりでしょう。報告書の形に法令の決まりはないので、欄の名前や順番は、会社の様式に合わせて読みかえてください。

上司が知りたいのは、行ってどうなったか

報告を受けた上司がまず考えるのは、次に何をするかです。見積を出し直すのか、もう一度訪ねるのか、ほかの部署にも声をかけるのか。そのとき役に立つのは「行ってどうなったか」と「このあと誰が何をするか」の2つで、どの電車で行ったか、どの順に会ったかは、あとで要るときに読めれば十分です。

だから、報告書のいちばん上に置くのは、1〜2文の結論です。たとえば「〇〇社は来年4月の切りかえに向けて3社を比べていて、12月10日までに見積を出し直すことになりました」。これを読んだだけで、上司は自分の予定を組めますよね。この記事の例文は、どれも説明用の作例です。社名と人名は〇〇にしています。

覚えているうちに書くほど、ずっと楽です。帰りの電車で、成果と次の対応だけをスマホのメモに残しておき、次の日に報告書の形へ整える。この順番なら、細かい欄でつまずいても、いちばん大事な中身はこぼれません。

いつまでに出すかは、会社の出張旅費規程か上司の指示しだいです。精算書と一緒に出す決まりのところもあるので、出かける前に一度のぞいておくと、戻ってから慌てずに済みます。

6つの欄を、上から埋めていく

報告書の欄は6つに分けておくと、書く人も読む人も迷いません。目的、日程と行き先、会った相手、成果、次の対応、費用です。見本の報告書には、欄ごとに誰が読むのかの注があります。

左の列は、書いた本人にはちゃんと通じる言葉です。でも、1か月後に読み返す上司や、精算書と見比べる経理には、何が決まったのか、いつどこにいたのかが伝わりません。右の列との違いは、数字と名前が入っているかどうか。

目的と日程は、申請したときの言葉のまま

目的の欄は出張を申請したときと同じ言葉にそろえます。上司は、許可したときの目的と行った結果を、並べて読むからです。行ってみたら訪ねる先が1社ふえた、話の中身が変わった、というときは、変わったところも1行足しておきましょう。

日程には、日付だけでなく、出た時刻と戻った時刻も入れておきます。行き先は、訪ねた会社の名前と、市区町村までの所在地。そうすれば、精算書の区間や宿の領収書と並べたとき、同じ出張だとすぐ分かりますね。

相手と成果は、1か月後に読んでも分かるように

会った相手は会社名、部署、役職、名前の順にして、人数も添えます。次にその会社を受け持つ人が、誰に連絡すればいいか分かるからです。会食をした日なら、精算書の参加者と見比べるときの手がかりにもなります。

いちばん差が出るのは、成果の欄です。「前向きに検討いただけた」「好感触」と書いてあったら、上司は次に何をすればいいのでしょう。どちらも書いた人の感想で、そこからは次の手が決まりません。決まったこと、数字で言えること、相手から求められたことを、2〜4個に分けて挙げるのがコツです。感想も残したいなら、成果とは別に「所感」の1行を作ると、事実と見立てが混ざりません。

話がまとまらなかった出張でも、成果の欄は空けないでおきましょう。

「単価が合わず、今回は見送りになった。先方は3月に他社の見積を取り直す予定」とあれば、上司は春に向けた手を打てます。よくない知らせほど早く届いたほうが、打てる手は多く残るものです。

次の対応と費用で、報告を閉じる

次の対応は誰が、いつまでに、何をするかの3つをそろえます。「引き続きフォローする」だと、いつ誰が動くのかが見えません。値引きの決裁や次回の同行のように、上司にお願いしたいことも、この欄にあると読み落とされにくくなります。

費用の欄は合計と大まかな内訳、精算書の申請番号があれば足ります。金額を細かく写すと、精算書を直したときに報告書も直すことになり、2つの数字がずれるもとになるからです。もっとも、報告書と精算書が1枚になった様式の会社なら、その欄に従えば大丈夫です。

営業と展示会と研修で、成果の書き方が変わる

欄は同じでも、出張の目的によって、成果と次の対応に入れることは変わります。よくある4つの目的で比べてみます。

いちばん変わるのは展示会でしょう。会う人が多いぶん、名刺の枚数を成果に書きたくなりますが、上司が知りたいのは、そのうち何件が次の商談につながりそうか。見積や資料を求められた件数と、次に会う約束の件数を分けて数えておけば、帰ってから連絡する順番もそのまま決まります。

研修の報告は習った内容の要約で埋まりがちです。会社がお金を出して送り出した研修なら、上司が読みたいのは「職場で何を変えるか」のほう。1つでいいので、いつから、どの仕事で試すかを書いておくと、報告がそのまま次の約束になります。

では、営業の訪問なら、報告書はどんな形になるでしょうか。

メールで報告するなら、件名に結論を入れる

様式のない会社や、結果を急いで伝えたいときは、メールで報告することもありますよね。その場合も、中身の順番は報告書と同じです。件名に【出張報告】と行き先、日付を入れ、できれば結論もひとこと添えます。受信箱の一覧を見ただけで、上司がどれから開くかを決められるからです。

本文は、結論、次の対応、日程と相手、費用の順にすると読みやすくなります。長くなりそうなら報告書をつけて、本文は結論と次の対応だけでも伝わります。宛先は上司にして、一緒に行った人や話に出た部署の人を写しに入れておくと、あとで転送する手間が省けます。

その日のうちに伝えたい結果なら、先にチャットで一報を入れて、正式な報告はあとから出す、という分け方もあります。チャットか口頭かは、急ぎの度合いと話の重さで選べます。

旅費精算書と領収書にそろえる4か所

報告書は出張の中身、精算書はお金、領収書は払ったあかし。3つとも同じ出張の記録なので、日程や行き先が1つでも食い違うと、経理はどれが正しいのかを本人に聞き直すことになります。そろえるのは、次の4か所です。

上の2つは写せばそろいますが、下の2つは気をつけないとずれます。

会食をしたら、報告書の会った相手と、精算書に書く参加者をそろえておきましょう。法人税では、取引先との飲食費のうち、参加した人の数で割って1人10,000円以下のものは交際費から外れます。ただし、飲食した日、参加した取引先の名前とその関係、人数、かかった金額、店の名前と所在地などを書いた書類を残している場合に限られます。¹この基準は、2024年3月までの支出なら5,000円でした。報告書と精算書で人数が違うと、経理はこの書類を作る前に、どちらが正しいかを確かめなければなりません。

私用の日は報告書の日程に書いたうえで、精算からは外します。所得税法で非課税になる旅費は、仕事のための旅行に必要なお金に充てるものだからです。²観光のために延ばした1泊の宿代まで、出張の旅費として払うのは難しいでしょう。行き帰りの交通費をどう分けるかは、会社の出張旅費規程に従います。

税の決まりが見るのも、目的と行き先

出張の旅費に所得税がかからないのは、その旅行に通常必要と認められる範囲まで。どこまでが必要かを決めるとき、国税庁の通達が材料に挙げているのは、旅行の目的や目的地、行路や期間の長短、宿泊の要否、それに旅行する人の職務内容と地位などです。³

この並びは、報告書の目的、日程、行き先の欄とほとんど重なります。つまり報告書は、上司への報告であると同時に、その旅費が出張に必要な額だったことを、あとから説明する記録にもなる、とみています。精算書と日程や行き先がずれた報告書では、この説明がしにくくなるはずです。

消費税も、同じ物差しで動きます。国税庁のQ&Aによると、社員に払う国内の出張旅費や宿泊費、日当のうち通常必要と認められる部分は、帳簿を残すだけで仕入税額控除ができます。どこまでかは所得税の通達で決まり、あとでかかった分を払う実費の精算でも同じです。⁴日当や宿泊費の額の決め方は、出張旅費規程の記事で、条文の例と一緒に確認できます。

税の上で要らなくても、社内では領収書を添える

税込3万円未満の電車やバス、船の運賃も、帳簿を残すだけで仕入税額控除ができます。3万円未満かどうかは、切符1枚ごとではなく、1回の取引の税込の額で見ます。⁵

とはいえ、税の上では領収書が要りませんが、社内の精算で領収書や利用の履歴を添えるかどうかは別の話です。払ったことを確認するために添付を求めるかは、会社が決めます。精算のしかたによっては、ホテルの領収書などのインボイスを残さなければならない場合もあり、どちらに当たるかは経理と顧問の税理士が判断します。⁴

メールやPDFで届いた領収書は、紙に刷って報告書に貼るだけでは足りません。電子で受け取った領収書はデータのまま残す決まりがあり、社員が立て替えたときも、会社の電子取引として扱われます。本文に金額や日付が書かれたメールならそのメールを、添付で届いたならそのファイルを、会社が決めた場所に移しておきましょう。予約サイトからダウンロードした領収書も同じです。⁶

出す前の確認表と、受け取る側が見る3つ

出す前に、次の10項目を1分で見直してみてください。

受け取る上司や総務の人は、すべてを読み込まなくてもかまいません。見るのは次の3つです。

1. 成果と次の対応に、担当と期限が書かれているか
2. 日程と行き先が、精算書と同じか
3. 会食の参加者と私用の日が書かれているか

1つ目が欠けていたら、「次は誰がいつまでに動きますか」と1行返すだけで、報告は次の仕事につながります。

6つの欄がそろった報告書は、書いた人がその会社の担当を離れても残ります。半年後に引き継いだ人は、相手の名前と、決まったことと、残った宿題から話を始められるでしょう。成果を数字で言える報告を重ねておけば、評価の面談で「この出張で何が動いたか」を話すときの材料にもなります。

税と保存の決まりは、2026年11月11日に国税庁の資料で確認したものです。報告書の欄や例文は編集部が考えた例で、法令で決まった形ではありません。会社ごとの扱いで迷ったときの相談先は、顧問の税理士か所轄の税務署です。

注

1. 国税庁タックスアンサーNo.5265 ↩

2. 所得税法第9条第1項第4号 ↩

3. 所得税基本通達9-3 ↩

4. 国税庁のインボイスQ&A、問107と問107-2（参考を含む） ↩ ↩²

5. 国税庁のインボイスQ&A、問43と問110 ↩

6. 国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】、問2と問4から問6、問12 ↩