リマインドメールの書き方と例文 催促に聞こえない言葉と送る日の目安

期限の3日前に送る「念のため」の1通は、催促ではありません。相手はまだ何も遅れていないので、書くのは期限の日付と、相手がすることだけで足ります。

それでも「急かしているように読まれないかな」と迷って、送らないうちに期限の日が来てしまう。そうなると、困るのは受け取る側も同じですよね。送る日と言葉の型を先に決めておけば、迷う時間はほとんどなくなります。

期限の前はリマインド、過ぎたら催促

リマインドと催促は、期限の日で分かれます。期限の前に予定を思い出してもらうのがリマインド、期限を過ぎてから対応を求めるのが催促です。

相手の立場で考えると、この違いがよく分かります。期限の前なら、相手は約束どおりに進めている途中。そこへ「まだご提出いただいておりません」と書けば、遅れてもいないのに責められたように感じるでしょう。

表でまず見てほしいのは「伝えること」の行です。リマインドには、届いていないという事実を書きません。期限の前に届いていないのは、ごく当たり前のことだからです。

社外では「リマインド」と呼ばずに、「確認のご連絡」「念のためのご連絡」と書く人もいます。呼び名が違っても、期限の前に思い出してもらう連絡であることは変わりません。

送る日の段取りは、相手の準備から逆算する

リマインドを送る日に、法令の決まりはありません。目安になるのは、相手が思い出してから終えるまでにかかる日数です。

年末調整の書類なら、保険会社から届いた控除証明書を探したり、なくしたものを取り寄せたりする日数がかかります。前日に思い出しても、もう間に合いません。会議なら話は別で、前日に思い出して予定を空ければ済みます。準備に日数がかかる用件ほど早く、しかも2回に分けて送るのが基本です。

どの用件を何日前に送るかは、次の表を目安にしてください。会社や取引先に決まった慣習があれば、そちらが先です。

回数が2回の行は、どれも相手の手元で何かをそろえる用件です。1回目で準備を始めてもらい、2回目で出してもらう。役割をこう分けると、2通目が同じ文の繰り返しになりません。

日数は営業日で数えます。3日前が土日や祝日にあたるなら、その前の営業日に送ります。時刻は、相手の始業後の午前がよいでしょう。夜や休日に書いた分を予約送信にしておけば、相手の休みの時間に通知を鳴らさずに済みます。

表の中で、請求書の行だけは毎月送るものではありません。毎月同じ締めなら、取引先は締めの日をもう知っています。毎月届く案内はだんだん読まれなくなるので、12月のように締めが早まる月だけに絞ったほうが、1通の重みを保てると考えています。

件名と書き出しは、期限の日付から

件名を見ただけで「何の件か」と「いつまでか」が分かれば、相手は開く前に自分のことだと気づけます。文化庁の「公用文作成の考え方」も、標題には主題と、報告や確認といった文書の性格を示すよう勧めています。¹

• 【11月20日（金）締切】年末調整の書類の提出のお願い
• 【念のため】明日11月12日（木）14時からのお打ち合わせ
• 【再送】12月分のご請求書は12月25日（金）必着でお願いします

最初の案内に返信する形で送れば、相手は元のメールをすぐに見返せます。件名の頭に【再送】や【念のため】を足すだけなので、書く側も楽です。

件名に「リマインド」と書いてもいいのか、迷う人もいるかもしれません。社内でふだん通じている言葉なら、【リマインド】で問題ないでしょう。「公用文作成の考え方」は、外来語をそのまま使うか言い換えるかを、文書の目的や読み手を考えて書き手が判断するもの、としています。²社外の初めての相手や目上の人には、【念のため】【ご確認のお願い】のような言葉のほうが、受け取り方の幅は小さくなりそうです。

書き出しも、期限の日付から入ります。「11月20日（金）が提出の期限ですので、念のためご連絡いたしました」のように、何の期限かと、念のための連絡であることを1文で伝える。相手はそこで用件をつかめます。

リマインドが短くて済むかどうかは、最初の依頼で期限をどう伝えたかにも左右されます。日付と曜日、時刻に加えて、間に合わないときの連絡先まで書いてあれば、リマインドは期限を指さすだけの1通になります。

社外に送るときの例文

例文はどれも説明用の作例で、会社名と名前は〇〇にしてあります。日付と曜日は2026年の暦のものです。

打ち合わせの前日の1通は、日時と参加の方法、資料の場所を1か所にそろえるのが役目です。相手は元の招待メールを探さずに、このメールだけで当日を迎えられます。

日程の返事を待つときは、仮に押さえている会議室を書き添えています。なぜその日までに返事が要るのかが伝わると、急かされたというより、こちらの事情を知らせてもらった、と受け取ってもらいやすくなります。

支払い期日の前の案内は、送る理由があるときに絞るのが無難です。毎回届くと、支払いを疑われているように感じる相手もいるかもしれません。初めての取引や振込先が変わったとき、期日が年末年始の休みに近いときなら、案内する理由がはっきりしています。

社内は短く、名前を出さずに

社内のリマインドは、毎年、毎月くり返す連絡です。長いあいさつは要りません。期限と出し方、問い合わせ先の3つがそろっていれば、読んだ人はその場で動けます。

まだの人だけに送るときも、文面では遅れにふれないのがコツ。送る相手を絞った時点で、受け取った人には「自分はまだだ」と伝わっています。そのうえ文面でも「まだですね」と書くと、期限の前なのに催促と同じ響きになってしまいます。

年末調整の2通は、送る相手と言葉を変えています。1週間前は全員あてに元のお知らせへ返信し、出すものと出し方をもう一度並べる。3日前は、まだの人だけに短く送って、困っていることがないかを尋ねる。期限が近いのに届かない人は、忘れているというより、書き方で迷っているのかもしれません。

会議の前日のメールは、予定表の通知を使っている職場なら要らない場合もあります。ただ、資料に目を通してきてほしい会議なら、通知とは別に1通送る意味があるでしょう。

一斉に送る前に確認すること

取引先やセミナーの参加者など、社外の複数の相手に同じリマインドを送るときは、宛先をBCCに入れます。TOやCCに並べると、受け取った全員に、ほかの人のメールアドレスが見えてしまうからです。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、名前と所属が分かるメールアドレスは、それだけでも個人情報にあたる例に挙がっています。⁴同じ委員会は、委員会への漏えい等報告が要る例として、1,000人を超える会員へのメールマガジンで、BCC欄に入れるはずのアドレスをCC欄に入れて一括送信した場合を示しています。⁵人数が少なければ報告の対象にならないこともありますが、見せるはずのなかったアドレスが相手に伝わることに変わりはありません。

委員会のヒヤリハット事例集にも、イベントの案内をBCCで送るはずが、CCに入れて送りそうになった例が載っています。⁶対策として挙がっているのは、送るときの手続きを決めておくこと、送る本人以外の人が宛先を確認すること、送信の前に確認の画面を出すことの3つ。リマインドは同じ文を何度も送るぶん、慣れて宛先を見る目がゆるみやすいでしょう。

社内の一斉送信でも、まだの人の名前を本文や宛先に並べるのは避けます。全員には期限の案内を、まだの人には個別の1通を、と分けておけば、だれも人前で名指しされずに済みます。

送信ボタンを押す前に、次の項目を確認します。

期限を過ぎたら、言葉を催促に切り替える

期限の翌営業日になっても届かなければ、そこから先は催促です。件名の頭を【ご確認】に変え、「念のため」はやめて、受け取りを確認できていないことを書きます。新しい期日を示すのは、次の連絡からで間に合います。

期限を過ぎても「念のため」のまま送り続けると、相手は急ぎの度合いに気づけません。言葉を切り替えるのは、相手を責めるためではなく、状況が変わったことを正しく伝えるためです。

期限の3日前の1通は、相手の記憶をそっと助けるだけの連絡です。送る日と言葉を決めておけば、締め切りの翌日に催促を書く回数そのものが減っていきます。提出物が期限どおりにそろう段取りを組める人は、集める仕事を任される人でもあります。

敬語と標題、外来語の扱いは文化庁の資料、メールの宛先は個人情報保護委員会の資料で、2026年11月11日に確認した内容です。送る日の目安は法令の決まりではなく、編集部の考えです。

注

1. 文化審議会建議「公用文作成の考え方」Ⅲ-2「標題、見出しの付け方」 ↩

2. 文化審議会建議「公用文作成の考え方」Ⅱ-3「外来語への対応」 ↩

3. 文化審議会答申「敬語の指針」第3章 第2 6【18】 ↩

4. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」2-1 ↩

5. 個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」 ↩

6. 個人情報保護委員会「個人情報保護法 ヒヤリハット事例集」メールの送信 ↩