社用車の管理規程の作り方 アルコールチェックの義務と運転日報・保険の決め方

社用車を何台か使う会社では、総務の担当者が「社用車の管理規程」を任されることがあります。2022年からアルコールチェックが段階的に義務になり、規程にも確認と記録の手順を書く必要が出てきました。この記事では、安全運転管理者の選任、アルコールチェックの記録と保存、運転日報、事故の連絡と保険の決め方を、2026年10月19日時点の法令と警察庁・警視庁・国土交通省の資料で確かめてまとめました。

最初に確かめること 安全運転管理者を選ぶ義務があるか

道路交通法74条の3は、一定の台数以上の自動車を使う会社に、事業所(自動車の使用の本拠)ごとに安全運転管理者を選ぶよう求めています。台数の基準は道路交通法施行規則9条の8と9条の11にあります。

大型自動二輪車と普通自動二輪車は、1台を0.5台として数えます。台数が足りない事業所でも、任意で選任できます。その場合も届出と講習が要ると警視庁は案内しています。

選べる人の要件

安全運転管理者は、20歳以上(副安全運転管理者を置く事業所では30歳以上)で、自動車の運転の管理について2年以上の実務経験がある人などです。公安委員会の教習を修了した人は1年以上で足ります。副安全運転管理者は、20歳以上で、運転の管理の実務経験1年以上か、運転の経験3年以上の人などです(施行規則9条の9)。

過去2年以内に解任命令を受けた人や、酒気帯び運転などの違反をして2年たっていない人はなれません。警視庁は、複数の営業所を1人で兼ねることはできないとしています。

届出・講習と罰則

選任・解任をしたら、15日以内に事業所を管轄する公安委員会に届け出ます(74条の3第5項)。窓口は警察署です。警視庁の場合、新しく選任するときは届出書、戸籍抄本か住民票の写し、運転免許証の写し、運転記録証明書を出します。e-Gov電子申請でも届け出られます。添付書類は都道府県警察で異なることがあります。

選任後は、公安委員会から通知を受けたら法定講習を受けさせる義務があります(同条第9項)。警視庁の講習は年1回で、代理の受講はできません。

これらは123条により、違反した人のほか会社にも罰金が科されます。選任しないときの罰金は、2022年10月1日に5万円以下から50万円以下に引き上げられました(警察庁)。

アルコールチェックで決まっていること

施行規則9条の10は、安全運転管理者の業務を9つ挙げています。規程の「安全運転管理者の業務」の条は、この9つをもとに書くと漏れがありません。

アルコールチェックは2段階で義務になりました。目視等の確認と記録の1年保存が2022年4月1日から、検知器による確認と検知器の常時有効な保持が2023年12月1日からです(警察庁)。

いつ・どうやって確かめるか

ここでいう「運転」は一連の業務としての運転を指します。運転のたびでなく、業務の開始前や出勤時と、終了後や退勤時に確かめれば足ります(警察庁の通達)。「目視等」は、顔色、呼気の臭い、応答の声の調子などで確かめることです。

対面が原則です。直行直帰などで難しいときは、携帯型の検知器を持たせたうえで、カメラやモニター、携帯電話や業務無線で確かめる方法も認められています。安全運転管理者が不在のときは、あらかじめ指定して方法を教えた補助者(副安全運転管理者など)に行わせることもできます。

記録表の項目

警察庁が示す記録の事項は8つです。紙の記録表なら、次の列を作ると足ります。

府令と通達は記録する事項を示していますが、紙かシステムかの形式は定めていません。保存は1年です。ほかの書類の保存期間は会社の書類の保存期間の一覧と合わせて管理すると探しやすくなります。

検知器は、アルコールの有無か濃度を警告音・警告灯・数値などで示す機器であればよく、取扱説明書どおりに使って定期的に故障の有無を確かめます。

運転日報(運転日誌)に書くこと

施行規則9条の10第8号は、運転者名、運転の開始と終了の日時、運転した距離など、運転の状況を把握するのに必要な事項を書く日誌を備えるよう定めています。運転を終えた運転者に記録させます。法令が名前を挙げるのはこの3つで、ほかの欄は会社が決めます。

日誌の保存期間は府令に書かれていません。酒気帯び確認の記録と同じ綴りにするなら、1年に合わせると管理が一度で済みます。家計簿をつけ続けるとお金の出どころが見えてくるように、日報がたまると、使われていない車や運転の偏りが見えてきます。

事故のときの連絡の流れ

道路交通法72条は、交通事故があったら運転者はすぐに運転を止め、負傷者を救護し、道路の危険を防ぎ、警察官に報告するよう定めています。報告するのは、日時と場所、死傷者の数と負傷の程度、壊した物とその程度、積載物、講じた措置です。規程には、この義務に続けて会社への連絡を書きます。

1. 運転を止め、負傷者を救護し、二次事故を防ぐ(必要なら119番)
2. 警察に報告する(110番か最寄りの警察署)
3. 安全運転管理者か上長に電話で知らせる
4. 保険会社の事故の窓口に連絡する(誰が連絡するかを決めておく)
5. 相手の氏名・住所・連絡先、車の登録番号、加入している保険を確かめ、目撃者の連絡先も聞く
6. 現場の写真や見取図、ドライブレコーダーの映像を残し、事故報告書を出す
7. けががないと思っても、早めに医師の診察を受ける

警察に届け出ていない事故には、交通事故証明書が交付されません。証明書は自動車安全運転センターが発行し、人身事故は5年、物件事故は3年を過ぎると原則として交付されません。

業務中の事故では、運転した社員だけでなく会社も責任を問われることがあります。民法715条は、従業員が事業の執行について第三者に与えた損害を、使用者が賠償する責任を定めています。自動車損害賠償保障法3条は、自己のために自動車を運行の用に供する者が、その運行で他人の生命や身体を害したときの賠償責任を定めています。国土交通省も、業務中の事故では雇主も賠償責任を負うことがあると案内しています。

保険の決め方 自賠責と任意保険

自賠責保険か自賠責共済の契約がない自動車は、運行の用に供してはいけません(自賠法5条)。違反すると1年以下の拘禁刑か50万円以下の罰金です(86条の3)。証明書を車に備えておくことも必要です(8条)。

自賠責の対象は、人身事故の対人賠償だけです。物の損害や、自分のけが、自分の車の損害は対象になりません。国土交通省は、任意保険(自動車保険・共済)を、対人賠償のうち自賠責の限度額を超えた部分や、対物賠償などに支払われるものと説明しています。保険料や支払限度額、支払の対象は商品ごとに異なります。

マイカーを業務に使わせるときの決まり

社員のマイカーを仕事に使わせる会社では、規程に次を書いておきます。

• 業務での使用は許可制にし、車検証と任意保険の証券の写しを更新のたびに出してもらう
• 対人・対物の補償があるか、業務での使用が契約の範囲に入っているかを、証券と保険会社への確認で確かめてもらう
• 業務で運転する日は、社用車と同じく酒気帯び確認と日報の対象にする
• ガソリン代などの精算の方法と、事故のときの費用の考え方

業務中の事故では、マイカーでも会社が使用者責任を問われることがあります(民法715条)。安全運転管理者の台数にマイカーが入るかは、よくある質問で扱っています。

規程に入れる11の項目と、反則金・懲戒の考え方

道路交通法75条1項1号は、免許を受けていない人(停止中を含む)に運転させることを禁じています。免許の確認は、運転を許可するときと更新の時期に行います。自動車安全運転センターの運転記録証明書では、過去1年・3年・5年の違反や事故、行政処分の記録を確かめられます。

反則金と放置違反金

交通違反の反則金を会社が負担するかどうかは、会社の決めごとです。国税庁の法人税基本通達9-5-12は、会社が従業員の交通反則金を負担したとき、業務の遂行に関連するものなら損金に算入せず、それ以外は従業員への給与とすると定めています。

駐車違反には注意が要ります。車に標章が付けられた翌日から30日以内に運転者が反則金を納めないと、公安委員会は車の使用者に放置違反金の納付を命じることがあります(道路交通法51条の4)。標章を付けられたら、運転者がすぐ報告して出頭する決まりにしておきます。

懲戒と損害の負担

懲戒を規程に書くなら、就業規則にも種類と程度を定めます(労働基準法89条9号)。減給は、1回の額が平均賃金の1日分の半額まで、総額が1回の賃金支払期の総額の10分の1までです(91条)。

事故の損害について「1回につき何万円を負担する」と前もって決める定めは結べません(労働基準法16条)。会社が賠償したあとに社員へ求償することは民法715条3項で妨げられていませんが、どこまで求められるかは事情によります。給与から差し引くには、労使協定などが要ります(24条)。懲戒の書き方は就業規則とはも参考になります。

今日からできること

1. 事業所ごとに社用車の台数を数え、乗車定員11人以上の車と二輪車を分けて書き出す
2. 選任の義務があれば、安全運転管理者(と副)を決め、15日以内に警察署へ届け出る
3. アルコール検知器を事業所に置き、8つの事項の記録表を作る
4. 運転日報の様式に、運転者名・開始と終了の日時・距離の欄を入れる
5. 全車の自賠責と任意保険の一覧を作り、満期を確かめる
6. 事故の連絡先(警察・会社・保険会社)を書いたカードを車内に置く
7. マイカーを業務に使っている社員を洗い出し、任意保険の証券を確かめる

お知らせを出すときは、社内のお知らせ文の書き方も参考にしてください。

この記事は、2026年10月19日時点の道路交通法・同施行規則、警察庁の通達、警視庁・国土交通省・国税庁の公表資料をもとにしています。届出の書類は都道府県警察で異なることがあります。個別の判断は、事業所を管轄する警察署や、社会保険労務士・弁護士・税理士に確かめてください。