共有フォルダの構成の決め方 部署で迷わない階層とフォルダ名のルール

部署の共有フォルダを開くと、「請求書」「請求書(新)」「請求書_旧」のように似た名前が並び、どこに入れればよいか、どこにあるのか分からない。そんな状態は、使う人が増えるほど進みます。

この記事では、共有フォルダの構成を決めるときの考え方を整理します。何で分けるか、何段まで掘るか、名前をどう付けるか、決めたルールをどう守るかの順に答えます。階層や名前の付け方は法令の決まりではなく、編集部の目安と例です。製品の機能に触れる部分は、Microsoft と Google の公式の案内で確かめた範囲に限ります(2026年10月時点)。

共有フォルダが探せなくなる原因は、分け方がそろっていないこと

探せない共有フォルダには、共通した型があります。次のどれかが当てはまっていないか、見てみてください。

• 同じ階に「業務」「年度」「取引先」が混ざっている(「2025年度」の隣に「請求書」と「サンプル商事」がある)
• 同じ意味のフォルダが複数ある(「請求書」と「請求関係」)
• 担当者の名前のフォルダがある
• 「その他」「新しいフォルダ」「一時」が残っている
• 階層が深く、目的のファイルまで 6〜7 回開く

原因は、ほとんどの場合「作った人が、そのときの都合で分けた」ことです。1 人ずつは合理的でも、人が替わるたびに分け方が重なると、全体として探せなくなります。

困るのは探すときだけではありません。担当が替わったとき、後任はフォルダの意味を前任に聞くしかありません。引き継ぎ書に置き場所を書く方法は引き継ぎ書の書き方で紹介しています。フォルダの構成に決まりがあれば、書く量は減ります。

何で分けるか 業務・年度・取引先の並べ方を決める

分ける軸は、よく使うものでも 3 つほどです。業務(書類の種類)・年度・取引先で、どの順に並べるかを決めます。大事なのは、1 つの階に軸を 1 つだけ使うことです。

3 つの並べ方の例

どれを選ぶかは、探すときに何を先に思い出すかで決めます。「去年の請求書を見たい」と考える部署なら、業務が先です。「サンプル商事とのやり取りを全部見たい」と考える部署なら、取引先が先です。

迷うときは、直近の 1 か月で探したファイルを 10 個ほど書き出します。そのとき「何の書類か」「いつの分か」「どの会社か」のどれから探し始めたかを数えると、先に置く軸が見えます。

年度と暦年のどちらにするか

年度のフォルダは、会社の決算期や、部署の仕事の区切りに合わせます。4 月始まりなら 4 月から翌年 3 月までを 1 つのフォルダにします。名前は「2026年度」のように、年度であることを書きます。暦年(1 月から 12 月)で管理する書類を同じ形で混ぜると、どの年のものか迷います。暦年と年度が混ざる部署は、どちらを基準にするかを紙に書きます(「1 枚の紙」は後で説明します)。

階層は 3〜4 段までにする

階層の深さに、公的な決まりはありません。編集部の目安は、共有フォルダの入口から数えて 3〜4 段までです。同じ階に並ぶフォルダの数も、ひと目で見渡せる 10〜15 個ほどに収めると、探す手が止まりません。

深くしすぎない理由は、探しにくさだけではありません。公式の案内にも、パスの長さの上限があります。

深い階層に長い日本語の名前を付けると、これらの上限に近づいて、保存や同期で止まることがあります。Microsoft の案内は、特殊な文字や空白が URL でエンコードされた形で数えられる場合があることにも触れています。短い名前と浅い階層にしておけば、この問題に当たりにくくなります。上限の細かな扱いは使う製品や設定で変わるので、困ったときは情報システムの担当に確かめてください。

フォルダで分けすぎず、ファイル名で探す

フォルダの階層を増やすより、ファイル名に手がかりを入れる方が、変更に強くなります。次の章で、そのための名前の付け方を決めます。

フォルダ名とファイル名のルールを 1 つ決める

名前の付け方は、細かい決まりを増やしすぎないのがコツです。守れる量にします。編集部の例を表にしました。

番号は 2 桁で、飛ばして付ける

フォルダの並びを固定したいときだけ、先頭に番号を付けます。「01」「02」と 2 桁にそろえるのは、並べ替えたときに「10」が「2」より前に来ないようにするためです。あとから間に足せるよう、10 刻み(10・20・30)にする方法もあります。

日付は YYYYMMDD で先頭に置く

年・月・日を 8 桁の数字にして、ファイル名の先頭に置きます。2026年10月15日なら「20261015」です。名前順に並べると日付順になります。和暦と西暦、「10月15日」と「10/15」が混ざる状態を避けられます。

版は番号で、「最新」「最終」は使わない

版は v01、v02 のように番号を増やします。「最新」は次のファイルができた瞬間に古くなり、「最終」は直しが入ると意味を失います。判断を人の記憶に頼らず、番号の大きいものが新しいと決めておきます。

承認が済んだ版だけを別に残したいときは、「承認済」を名前に付ける代わりに、承認済みの置き場を決めます。ファイル名で状態を表すと、状態が変わるたびに名前を直すことになります。

取引先・金額を入れるときは、国税庁の例にそろえる

請求書や領収書のような電子取引のデータには、保存のルールがあります。国税庁の資料では、検索できる状態にする要件として、取引年月日・取引金額・取引先で検索できることが挙げられています。その方法の 1 つとして、ファイル名に規則性をもって内容を入れる例が示されています。たとえば「20210131_㈱霞商店_110000」は、日付・取引先・金額の順です(2026年10月時点の資料で確認)。

請求書などを置く業務のフォルダでは、この順でファイル名を付けておくと、フォルダの構成と検索の要件の両方に使えます。要件の細かい条件や、検索の要件が不要になる場合は、電子帳簿保存法とはにまとめました。

分割・結合した PDF にも、同じ付け方を使います。作り方はPDFの結合・分割・回転のやり方を参照してください。結合してから名前を付けるか、名前を付けてから結合するかを決めておくと、元のファイルが残ったままになるのを防げます。

個人フォルダと「その他」は作らない

個人名のフォルダを作らない理由

「田中さん作業用」のような個人名のフォルダは、本人にとっては便利です。しかし本人が異動や退職をすると、中身が誰のものか、捨ててよいのかが分からなくなります。共有の場所に置いているのに、実質は本人しか分からない場所になります。

個人の作業は個人用の保存場所で行い、共有する段階で、決めた場所に決めた名前で置く。これを基本にします。

Google の共有ドライブの案内では、共有ドライブ内のファイルは個人ではなくチームが所有し、メンバーが去ってもファイルが残ると説明されています。共有する場所をチームのものとして扱う、という考え方は、個人名のフォルダを作らない理由と同じです。

「その他」「新しいフォルダ」は入れ先の決まらないものが集まる

「その他」は、決まらないものを置く場所になり、いちばん大きくなります。作らない代わりに、入れ先が決まらないものが出たときの手順を決めます。

1. 担当者に聞く(決めるのは担当者)
2. 既存のフォルダに入る意味があれば、そこに入れる
3. 新しい種類の書類なら、担当者が紙に追加してフォルダを作る

どうしても一時的な置き場が必要なときは、「00_仮置き」を 1 つだけ作り、置いてよい期間(たとえば 1 か月)を決めて、担当者が月初に空にします。

保存期間が過ぎたものはアーカイブへ移す

年度が終わった書類を、現役の場所に置き続けると、フォルダが年々重くなります。アーカイブ(保管用の置き場)を作り、年度が終わったら移します。

編集部の例では、共有フォルダの入口に「99_アーカイブ」を置き、その下に年度ごとのフォルダを移します。移すのは年度が替わったあとの決まった月(決算の後など)に、担当者がまとめて行います。

法律で決まった保存期間は書類ごとに異なります。いつまで残し、いつ廃棄できるかは会社の書類の保存期間で一覧にしているので、ここでは繰り返しません。同じ記事には、フォルダ名の先頭に廃棄予定の年を付けて、捨てる候補をそろえる方法も紹介しています。

アーカイブに移すときの確かめは、次の 3 つです。

アーカイブの権限や、保管中の情報の守り方といった細かい設計は、情報システムの担当の領分です。部署として決めるのは、どの範囲の人が見る場所かまでにとどめます。

共有の範囲は、部署で決めておく

製品によって、権限の考え方は違います。たとえば Google の共有ドライブには、メンバーにアクセスレベル(閲覧者・投稿者・コンテンツ管理者・管理者など)が割り当てられる仕組みがあります。細かい権限の設計は情報システムの担当と相談するものです。

部署として決めるのは、次の程度で足ります。

• この共有フォルダを使う人は誰か(部署全員か、特定の担当か)
• 見られてよいのは誰までか
• 外部の人に渡すときは、共有フォルダではなく別の方法にするか

ルールを決めて守るための段取り

ルールは、決めるだけでは守られません。次の 5 つで運びます。

ルールは 1 枚の紙に書く

ルールの文書は 1 枚にします。長いと読まれません。書くことは、軸の順序と段数、名前の付け方(番号・日付・版・区切り)、置いてはいけないもの(個人名のフォルダ・「その他」)、担当者の名前です。この紙を、共有フォルダの一番上に置きます。

移す日を決めて、一度に移す

ルールを決めても、今あるフォルダが元のままでは変わりません。移す日を決め、その日のうちに一度に移します。少しずつ移すと、古い置き場と新しい置き場の両方に最新が分かれて、かえって探せなくなります。

移す前に、フォルダの中身を人が見ずに動かすと、必要なファイルが見つからなくなることがあります。移した後に、よく使うファイルの場所を一覧にして、全員に伝えます。

年 1 回、年度替わりに見直す

見直しは、年度が替わるタイミングで 1 回です。次を確かめます。

• 紙のルールと実際のフォルダが合っているか
• 個人名のフォルダと「その他」が増えていないか
• 担当者に異動がなかったか

守られていない箇所があれば、人を責めるより、ルールが現実に合っていないのではないかを先に考えます。守りにくいルールは、直します。

今日からできること

1. 自分の部署の共有フォルダを開き、入口から 3 階まで、どの軸で分けているかを書き出す
2. 同じ意味のフォルダ、個人名のフォルダ、「その他」の数を数える
3. 直近の 1 か月で探したファイルを 10 個ほど書き出し、最初に思い出す手がかり(業務・年度・取引先)を決める
4. 名前の付け方(番号・日付・版)を、この記事の早見表から 3 つ選んで 1 枚の紙にする
5. 担当者と代わりの人を決め、年度替わりの月に見直す予定を入れる

すべてを一度に直す必要はありません。まず新しく作るフォルダとファイルから、同じ付け方に変えるだけでも、探す時間は少しずつ減ります。