防火管理者の選任と消防計画 テナントの届け出・点検・訓練を総務が整理

従業員12人の会社に、ビルの管理会社から「防火管理者を選任して、消防署に届け出てください」という書面が届く。50人にはほど遠く、何かの間違いに思えます。ただ、間違いとは限りません。防火管理者が要るかどうかは、自社の人数ではなく、ビル全体の収容人員で決まるからです。

テナントで働く総務が押さえるのは、要るかどうかの判定、出す書類、ビル側と分ける仕事、点検と訓練の頻度の4つです。消防法令と東京消防庁の資料で確かめた内容を、この順に説明します。

判定はビル全体の収容人員で 30人と50人の基準

消防法第8条は、多数の人が出入りし、勤務し、居住する建物について、管理の権原を持つ人に防火管理者を定めるよう義務づけています。管理の権原を持つ人(管理権原者)とは、建物の所有者や賃借人など、その建物の防火管理に最終的な責任を負う人です。借りている部分については、一般的にはテナントの会社が管理権原者になります。

対象になる建物は、施行令第1条の2第3項が収容人員で決めています。収容人員とは、その建物に出入りし、勤務し、居住する人の数です。

特定用途とは、劇場・飲食店・店舗・ホテル・病院など、不特定多数の人が出入りする用途です。事務所は令別表第一の(15)項「前各項に該当しない事業場」にあたり、特定用途ではありません。事務所だけのビルは50人ですが、1階に飲食店が1店入ると複合用途の扱いになり、基準は30人に下がります。ただし、事務所に付属する社員食堂のように、主たる用途に従属すると認められる部分は別です(施行令第1条の2第2項)。

来客用の部分も収容人員に足す

収容人員の数え方は、施行規則第1条の3が用途ごとに決めています。事務所は、従業者の数に、主として従業者以外の人が使う部分(受付や来客用の応接室など)の床面積を3平方メートルで割った数を足します。端数は切り捨てです(東京消防庁の実践ガイドの例)。

従業者40人の事務所ビルで、来客用の部分が30平方メートルなら、30÷3で10人が加わり、収容人員は50人です。基準は「50人以上」なので、ちょうど50人でも防火管理者が要ります。条文は「勤務する者」と書いており、雇用形態では分けていません。

複合用途のビルは、用途ごとに数えた人数を合計します(同条第2項)。そして、判定は借りている部分ではなく建物全体でします。東京消防庁の実践ガイドは、防火管理者が必要な建物では、建物の所有者とすべてのテナントが防火管理者を選任するとしています。

甲種と乙種 小さなテナントは乙種でよい

防火管理者の資格には、甲種と乙種があります。どちらの資格が要るかは、建物の延べ面積で分かれます(施行令第3条)。

甲種が要る建物でも、借りている部分が小さければ、そのテナントの防火管理者は乙種の資格でかまいません(施行令第3条第3項、施行規則第2条の2の2)。目安は、借りている部分だけを一つの建物とみて数えた収容人員が、特定用途の部分で30人未満、事務所などの部分で50人未満であることです。東京消防庁の実践ガイドの資格区分の表も同じ整理です。

資格を取るには、防火管理講習を受けます。甲種の新規講習はおおむね10時間、乙種はおおむね5時間で(施行規則第2条の3)、東京消防庁の講習は甲種が2日間、乙種が1日間です。収容人員300人以上の特定用途の建物の甲種防火管理者は、新規講習のあとに、おおむね2時間の再講習も受けます。東京消防庁の講習を申し込めるのは、東京消防庁の管内で防火管理者になる予定の人です。

資格のほかに、地位の条件があります。防火管理者は、その建物で防火管理の業務を適切に行える、管理的または監督的な地位にある人でなければなりません(施行令第3条第1項)。講習を修了していても、この地位にない人は防火管理者になれません。一般的には、部長や課長、事務所長など、設備の点検や訓練の指示を出せる人を選びます。

ビルの統括防火管理者と、テナントの防火管理者

一つのビルに複数の会社が入り、管理の権原が分かれているときは、全体をまとめる役が必要になります。消防法第8条の2は、高層建築物(高さ31メートルを超える建築物)などで権原が分かれているものについて、すべての管理権原者が協議して統括防火管理者を定めるよう求めています。施行令第3条の3は、高層でなくても、特定用途を含む建物で地階を除く階数が3以上かつ収容人員30人以上のもの、特定用途を含まない複合用途の建物で階数5以上かつ50人以上のものなどを対象にしています。

統括防火管理者は、建物全体の消防計画を作り、全体の訓練をし、廊下・階段・避難口の管理を受け持ちます。必要なときは、各テナントの防火管理者に対策を指示することもできます(同条第2項)。テナントの防火管理者が作る消防計画は、全体の消防計画に合わせなければなりません(同条第3項)。自社の判断で消防計画を作っても、全体の計画と食い違えば直すことになります。

用途が事務所だけのビルは、高さが31メートルを超えない限り、統括防火管理者の対象になりません。その場合は、テナントごとの防火管理者だけが並びます。対象のビルかどうかは、管理会社に聞けば分かります。

仕事の分担は、条文で決まる部分と、契約や慣行で決まる部分に分かれます。

最後の2行のうち、点検は慣行の部分が大きい仕事です。点検と報告をする義務があるのは、所有者・管理者・占有者といった「関係者」で、誰が実際に手配するかは契約で決まります。共用部分はビル側、専有部分の設備は賃貸借契約の書き方次第です。契約書の「消防設備の維持管理」の条項を、一度読んでおきます。

選任届と消防計画 出す書類と出し先

防火管理者を定めたら、管理権原者は遅滞なく、その旨を所轄の消防署長に届け出ます。解任したときも同じです(消防法第8条第2項)。防火管理者は、消防計画を作って届け出ます(施行令第3条の2第1項)。計画を変更するときも、改めて届け出ます。提出先はどちらも、建物を管轄する消防署です。

東京消防庁の管内では、窓口と郵送のほか、電子申請でも届け出られます。電子申請は2025年2月28日にリニューアルされ、民間の電子申請サービス(Graffer)を使う形になりました。ほかの地域の消防本部が電子申請を受け付けているかは、所轄の消防署に確かめます。

窓口の受付は、東京消防庁の場合、平日の午前8時30分から午後5時15分までです。控えが必要なときは、書類を2部持っていきます。郵送では、返信用封筒を入れます。防火管理者を委託して選任する場合は、委託契約書も要ります。

消防計画に書く項目

消防計画に何を書くかは、施行規則第3条第1項が「おおむね」の項目を挙げています。収容人員の基準で対象になった建物の計画は、次の12項目が目安です。

• 自衛消防の組織
• 火災予防のための自主検査
• 消防用設備等の点検と整備
• 避難通路・避難口など避難施設の維持管理と案内
• 防火壁・内装など防火上の構造の維持管理
• 定員の遵守など収容人員の適正化
• 防火管理上必要な教育
• 消火・通報・避難の訓練の定期的な実施
• 火災や地震が起きたときの消火活動・通報連絡・避難誘導
• 消防機関との連絡
• 増築・改築・移転・修繕・模様替えの工事中の立会いと火気の監督
• そのほか防火管理に必要な事項

テナントの計画には、さらに2つが加わります。管理の権原が分かれている建物では、自社の権原の範囲を定めます(同条第3項)。東京消防庁の実践ガイドは、文章か平面図で範囲を示すとしています。防火管理の業務の一部を外部に委託しているときは、委託先の名前と住所、業務の範囲と方法も書きます(同条第2項)。東京都内の事業所は、東京都震災対策条例で定める事業所防災計画を、消防計画に盛り込むことになっています。

点検・報告・訓練 1年のうちに何が来るか

消防用設備等の点検は6か月と1年

消火器・自動火災報知設備・誘導灯などの消防用設備等は、消防法第17条の3の3で、定期の点検と消防署への報告が義務づけられています。点検には2種類あります。外観や簡単な操作で確かめる機器点検は6か月ごと、設備を実際に動かして機能を確かめる総合点検は1年ごとです。点検の基準と期間は、消防庁の告示で決まっています(東京消防庁の案内に、昭和50年消防庁告示第14号と平成16年消防庁告示第9号が挙げられています)。

報告の頻度は、建物の用途で決まります(施行規則第31条の6第3項)。

3年に1回というのは、報告の頻度です。点検は、事務所のビルでも6か月ごと、1年ごとに続けます。また、1階に飲食店が入る複合ビルは、建物全体が1年に1回の報告になります。事務所だけのテナントの会社も、同じビルなら1年ごとです。

点検を誰がするかは、建物の規模で変わります。延べ面積1,000平方メートル以上の特定用途の建物などは、消防設備士か消防設備点検資格者に点検させなければなりません(施行令第36条第2項)。それ以外の建物は、自分で点検できます。ただし東京消防庁は、専門の技術と器具が要り、安全面の心配もあるため、有資格者への依頼を勧めています。

報告をしなかったり、虚偽の報告をしたりすると、30万円以下の罰金または拘留の対象です(消防法第44条第11号)。

避難訓練の回数は特定用途で年2回

訓練の回数は、施行規則第3条第10項と東京消防庁の実践ガイドで、次のように分かれます。

東京消防庁の実践ガイドは、全員が集まれない場合に、動画で学べる「ネットで自衛消防訓練」を併用するよう案内しています。リモートワークで、計画した日に全員が出社できない会社には使いやすい方法です。東京消防庁の実践ガイドの表で、東京都火災予防条例が回数を定めているのは地下駅舎です。事務所などへの上乗せは、この表にはありません。

防火対象物点検は対象が限られる

消防法第8条の2の2には、防火対象物点検という別の制度があります。防火管理の業務や避難施設の維持管理が適切かどうかを、資格者に点検させて報告する制度で、設備の機能を見る消防用設備等の点検とは別です(東京消防庁)。対象は、特定用途を含む建物のうち、収容人員300人以上のものや、避難階以外の階に特定用途があり階段が足りないものなどです(施行令第4条の2の2)。事務所だけのビルは、対象になりません。

人が増えたとき、移転するときの段取り

次の場面で、基準を超えることがあります。

• 増員やテレワークの縮小で、ビル全体の収容人員が基準に近づいた
• 移転した先のビルに、飲食店や物販店など特定用途のテナントが入っている
• 移転先で、借りる面積が広がった

進め方は、次の順です。

1. 管理会社に、ビル全体の用途と収容人員の算定結果を聞く
2. 自社の部分の収容人員を、施行規則第1条の3で数える
3. 乙種か甲種かを決め、防火管理講習の日程を確かめて申し込む
4. 防火管理者を定めて、選任届を出す
5. 消防計画を作り、統括防火管理者のいるビルでは全体の計画に合っているかを確認して、届け出る
6. 訓練の日程を決め、社員に周知する

講習の日程は決まっているので、基準を超えそうな時点で、早めに申し込むのが一般的です。移転のときは、消防署への使用開始の届け出などもあります。東京消防庁の管内の手順はオフィス移転の手続きにまとめています。

守らないと、どうなるか

いきなり罰則が科されるわけではありません。防火管理者が定められていないと認めるとき、消防長または消防署長は、権原を持つ人に選任を命じられます(消防法第8条第3項)。この命令に違反すると、6月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金です(第42条第1項第1号)。消防計画のとおりに業務が行われていないときの是正命令に違反した場合は、1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金になります(第8条第4項、第41条第1項第2号)。

選任の届け出を怠った場合は、30万円以下の罰金または拘留です(第44条第8号)。点検結果の報告をしない場合も、同じ30万円以下の罰金または拘留です(第44条第11号)。従業者が会社の業務で違反したときは、命令違反と点検報告の違反について、行為者のほか法人にも罰金刑が科されます(第45条)。

管理会社に確かめること 6つの質問

自社が何をするかは、ビル側の体制で決まります。次の6つを、管理会社に聞きます。

聞いた結果は、自社の消防計画に書き込みます。防火管理者が異動や退職で変わるときは、後任を定めて、選任届と解任の届け出を出します。避難経路図を更新し、点検の日程を総務のカレンダーに入れておくと、担当が代わっても引き継げます。