36協定の書き方と届け出 特別条項の上限と様式の記入例・電子申請

時間外労働や休日労働をさせるには、会社と働く人の代表が「36協定」を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。この記事では、2026年10月21日時点の労働基準法と厚生労働省の記載例にもとづき、上限の数字、様式の記入例、過半数代表者の選び方、電子申請、周知と保存、更新の時期をまとめました。制度そのものの説明は短くして、書いて出すところに絞っています。

36協定の書き方と届け出は何が決まりか

労働時間は、原則として1日8時間・1週40時間までで、休日は毎週少なくとも1回です。これを超えて働かせる、または法定休日に働かせるには、労働基準法36条にもとづく労使協定(36協定)を書面で結び、行政官庁に届け出ます。就業規則の作り方や届け出は就業規則とはで説明しているので、ここでは36協定だけを扱います。

協定を結んだだけでは足りません。条文は「協定をし、これを行政官庁に届け出た場合においては」時間外・休日労働をさせられるとしています。届け出てはじめて使える協定です。届け出は事業場ごとに、所轄の労働基準監督署長に出します(施行規則16条)。工場、支店、営業所ごとに1通ずつ、というイメージです。

届出を忘れたり、協定の時間を超えて働かせたりすると、労働基準法32条違反になります。厚生労働省の解説は、罰則を「6か月以下の懲役(現在の条文は拘禁刑)または30万円以下の罰金」と案内しています。

上限の早見表 特別条項でも超えられない線

2019年4月(中小企業は2020年4月)から、時間外労働の上限が法律に書かれ、罰則も付きました。それまでは大臣告示による行政指導で、特別条項を付ければ上限なしで働かせることもできました。いまは、特別条項を付けても超えられない線があります。

特別条項がなくても守る線がある

見落としやすいのは、最後の2行です。月100時間未満と、2〜6か月平均80時間以内は、特別条項があるかどうかに関係なく、実際の労働時間で守ります。厚生労働省の解説の例では、時間外が44時間で、休日労働が56時間なら、合計100時間で違反です。時間外だけを見ると45時間以内なので、気づきにくい場面です。

「時間外労働」は、会社が決めた所定労働時間を超えた時間ではなく、1日8時間・1週40時間の法定労働時間を超えた時間をいいます。休日労働も、会社の所定休日ではなく、法定休日に働いた時間です。給与計算の残業時間と数が違うことがあるので、勤怠の集計はこの区別で見ます。

2024年4月から適用された業種

建設業、自動車運転の業務、医師は、上限規制の適用が5年間猶予されていましたが、2024年4月から適用されています。建設業は、災害の復旧・復興の事業を除き、原則どおりです。自動車運転の業務は、特別条項の年間の上限が960時間で、月100時間未満と平均80時間以内、月45時間超は年6か月までの規制は適用されません。医師は水準ごとに別の上限があります。この3つは専用の様式を使う場合があり、施行規則70条に様式が定められています。該当する会社は、所轄の労働基準監督署や厚生労働省の解説で個別に確かめてください。新技術・新商品の研究開発業務は、上限規制の対象外で、専用の様式第9号の3を使います。

様式第9号の記入例 一般条項の主な欄

ここからは、架空の会社の記入例です。株式会社みなと文具(架空・卸売業・従業員約60人)の本社が、受注が集中する時期と月末の締めに備えて協定する、という設定にしました。会社名・人数・時間はすべて作例です。有効期間は1年、起算日は有効期間の初日と同じです。

書くときの注意

• 業務の種類は細かく分けます。厚生労働省の指針は、工程ごとに労働時間管理をしているのに「製造業務」とまとめるような書き方は、細分化が不十分としています。
• 事由は具体的に書きます。「業務の都合上必要なとき」では広すぎます。
• 協定届と協定書を兼ねない場合は、協定を別の書面で結び、内容を協定届に転記して出します。兼ねる場合は、労使双方の記名押印または署名などが必要です。
• 記入例の「(任意)」の欄は、記載しなくても構いません。

様式第9号の2の記入例 特別条項の主な欄

臨時的に月45時間・年360時間を超える可能性があるときは、様式第9号の2を使います。1枚目は一般条項(第9号と同じ内容)、2枚目が特別条項です。2枚目の項目名は様式のバージョンで多少違うので、最新の様式をダウンロードして確かめてください。

数字の関係は、協定を作る前に確かめます。この例の「1年600時間」は、1枚目の1年の限度(出荷・梱包は300時間)を超えた分も含めた、時間外労働の年間の総量です。1か月の80時間は時間外と休日労働の合計なので、休日労働を含めて100時間未満に収まっています。さらに実際の勤務では、2〜6か月のどの平均も80時間以内になるよう、月ごとに確かめます。月の上限と年の上限の両方を管理するのが実務の要点です。

限度時間を超えて働かせる人の健康確保の措置は、指針が挙げる例(医師による面接指導、深夜業の回数制限、勤務間インターバル、代償休日、健康診断、連続休暇、相談窓口、配置転換、産業医の助言など)から選んで協定します。措置の実施状況の記録は、協定の有効期間中と、その満了後5年間保存します(施行規則17条2項)。

過半数代表者の選び方と注意

協定を結ぶ労働者側の相手は、事業場の労働者の過半数で組織する労働組合です。そういう組合がなければ、労働者の過半数を代表する者(過半数代表者)になります。「労働者」には、パートやアルバイトも含まれます。

過半数代表者の条件

施行規則6条の2は、次の2つを満たす人とします。

また、使用者は、過半数代表者になろうとしたことや、正当な行為をしたことを理由に、不利益な取り扱いをしてはいけません。協定の事務を円滑に進められるよう、事務スペースや社内メールの利用などの配慮も要ります。

実務では、次のように進める会社が多いでしょう(編集部の例です)。

届け出の流れと電子申請

流れは、締結、届出書の作成、届け出、周知です。協定の有効期間が始まる前に、届け出を済ませるのが原則です(条文の読み方による編集部の考えです)。協定届に代表者の署名がそろったところで、慌てて出さずに済むよう、有効期間の初日の1か月前を締め切りに、社内の日程を組むと安全です。

届け出の方法

電子申請では、受付印の付いた控えをダウンロードできます(2023年2月から27の手続に拡充)。複数の事業場の36協定を本社で一括して届け出る手続も、電子申請で使えます。社会保険労務士が代行するときは、提出代行に関する証明書を添付します。

2021年4月の様式の変更で、協定届に使用者の押印や署名が要らなくなり、代わりに労働者代表のチェック欄が加わりました。ただし、押印の廃止は協定届の話です。協定そのものには、労使の合意が分かる記名押印または署名などが必要なので、混同しないようにします。チェックのない協定届は、有効な協定届とは扱われません。古い様式を使い続けている会社は、新様式に入れ替えます。

周知・保存・更新で見落としやすい点

周知は労働基準法106条の義務

36協定は、届け出たら終わりではありません。106条は、協定を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示するか備え付ける、書面を交付する、といった方法で労働者に周知することを使用者に求めています。施行規則52条の2は、電子ファイルに記録して、労働者が常時確認できる機器を作業場に設置する方法も認めています。周知を怠ると、30万円以下の罰金の対象です(120条)。

保存と更新

有効期間が切れた後に届け出ても、切れていた期間の時間外労働は、協定なしの状態です。協定の期限は、総務・労務の年間の予定表に入れておきます。年間の仕事の並びは総務の年間スケジュールの考え方が使えます。

よくある誤り

勤怠の集計の見方は、業種別の給与と残業時間で、統計の所定外労働時間と法律の「時間外労働」の違いを説明しています。契約時の労働条件は労働条件通知書の書き方とあわせて見直すと、所定時間外労働の有無の書き方がそろいます。

今日からできること

1. 今の36協定の有効期間の終わりと、次の更新の届出の予定日を、社内の予定表に入れます。
2. 協定の様式が、2021年4月以降の新様式(チェック欄あり)かを確かめます。
3. 過去1年の勤怠から、月45時間を超えた月数と、時間外と休日労働の合計が80時間を超えた月がないかを数えます。
4. 労働者代表が、管理監督者でないか、投票・挙手で選んだ記録があるかを確かめます。
5. 協定が、見やすい場所への掲示や社内ポータルで、全員が見られる状態かを確かめます。
6. 電子申請を使うなら、e-Govのアカウントの準備と、本社一括届出の対象かを確認します。

この記事は、2026年10月21日時点の労働基準法・同施行規則と厚生労働省の資料にもとづいています。個別の協定の内容や、建設・運転・医師の様式の選び方は、社会保険労務士、または所轄の労働基準監督署の窓口に確かめてください。