依頼メールの書き方 引き受けてもらえる構成と期限の伝え方、社内外の例文

依頼メールを読んだ相手が最初に知りたいのは、何を、いつまでに、どのくらいの手間で頼まれているのか、の3つです。丁寧な言葉を重ねるより、この3つが早く伝わるほうが、引き受ける判断はしやすくなります。件名から順に組み立てていきましょう。

件名に、用件と期限を入れる

忙しい人は、件名を見て開く順番を決めます。だから、「お願い」や「ご相談」だけの件名だと、中身が分かるまで後回しにされがちです。用件と期限を、件名の中に入れてしまいましょう。

• 【ご依頼】11月分の勤怠の確認（11月13日まで）
• 【お見積りのお願い】社内研修の費用について
• 【ご確認のお願い】契約書案の修正点（11月17日まで）

返信が要らない連絡と見分けがつくように、「依頼」「確認」といった言葉を入れるのがコツです。

最初の1文で、何を頼むかを言う

あいさつのあと、次の1文で頼みごとを言い切ります。背景から書き始めると、相手は最後まで読まないと何を求められているのか分かりません。

「11月分の勤怠の確認をお願いしたく、ご連絡しました。」のように先に用件を置いて、理由はそのあとに続けます。

そのうえで、なぜ頼むのかも短く添えましょう。「12月の給与に反映するため」のように目的が分かれば、相手は優先度を判断できます。あなたに頼む理由があるなら、「前回の担当でいらしたので」と書くと、相手も自分の役割が分かります。

期限は、日付と曜日と時刻まで書く

「なるべく早く」「お手すきの際に」は、人によって受け取り方が違います。期限は「11月13日（金）17時まで」のように書き切りましょう。

期限の決め方にも順番があります。まず自分の締め切りから逆算して、確認や修正に使う日を引き、相手の作業の日数を確保します。作業に3日かかりそうなのに翌日を期限にしていないか、送る前に見直してください。

間に合わないときの動き方も書いておくと、相手は黙らずに済みます。「難しい場合は、11月11日（水）までにお知らせください」の1文があれば、遅れの連絡が早く届き、こちらも次の手を打てます。

期限を過ぎても返事がないときの送り方は、催促メールの書き方 確認から最終の連絡まで、角を立てない3段階の例文で確認できます。

断られにくい頼み方は、手間を小さく見せること

頼まれた側がいちばん気にするのは手間です。「所要時間は15分ほどです」「添付の表の黄色の欄だけ入力してください」のように、作業の範囲をはっきり書きましょう。ひな形や記入例を添えられるなら、相手の負担はさらに減ります。

言い方も、判断を相手にゆだねる形にします。たとえば文化庁の「敬語の指針」は、同僚に「この仕事をしていただきます」と言うのではなく、「この仕事をしていただけますか」のように相手に判断をゆだねる表現を勧めています。¹何の前置きもなく「これ、お願いします」と頼むより、「すみませんが」のような一言があると印象が変わるとも述べています。²前置きの言葉の選び方は、クッション言葉の一覧 恐れ入りますが・お手数ですがを重ねずに使うを参考にしてください。

全部は難しそうな相手には、逃げ道も用意します。「一部だけでも助かります」「難しければ、どなたにお願いするとよいか教えてください」と書けば、断る場合でも次につながります。

社内と社外の例文

例文はどれも説明用の作例です。名前や日付を入れ替えて使ってください。

送る前の確認表

ただ、メールだけで済ませなくてもよい場面もあります。初めて頼む人や、負担の大きいお願いは、一度声をかけてからメールで内容を送ると受け取ってもらいやすいものです。まずは今書いている依頼の件名に、用件と期限を入れてみてください。

注

1. 文化審議会答申「敬語の指針」第3章5【31】 ↩

2. 文化審議会答申「敬語の指針」第3章5【32】 ↩