退職の挨拶メール 社内・取引先への例文と送るタイミング 最終出社日の流れ

退職が決まると、社内の人と取引先に挨拶のメールを送ります。形は異動の挨拶と似ていますが、退職では、理由の書き方、最終出社日と退職日の違い、退職後の問い合わせ先に気を配ります。送る順番と相手ごとの文例8つを、文化庁「敬語の指針」と個人情報保護委員会の資料で確かめてまとめました。

退職の挨拶メールが異動の挨拶と違う6つの点

件名・宛名・宛先の欄の使い分けは、異動の挨拶メール 社内・取引先への例文と送る時期、後任紹介と着任の挨拶と同じです。退職ならではの点は次の6つです。

最終出社日と退職日は別の日

退職日は雇用契約が終わる日、最終出社日は最後に出勤する日です。有給休暇の残りをまとめて取ると、最終出社日は退職日より前になります。健康保険・厚生年金の資格を失うのは、退職日の翌日です(日本年金機構)。会社側の手続きは退職の手続き 会社側のチェックリストにまとめています。

挨拶のメールは、会社にいる最後の日である最終出社日を基準に送ります。取引先あてには、退職日と、実際に担当を離れる日の両方を書きます。会社のメールを使える最後の日も確かめ、最終出社日の後に届くメールには、自動応答で後任と部署の連絡先を返します。設定はOutlookの自動応答の設定 休暇前の不在メールと社内・社外向けの文例が参考になります。

送る順番と時期 一般的な流れ

退職の挨拶メールはマナーの一つで、「何日前までに送る」という法律や公的な決まりはありません。一般的には、次の図の順に送ります。

取引先へは、会社が社外に知らせてよいと決め、後任が決まってから送ります。後任と挨拶に伺える時間が残っているうちが目安です。社内の全体向けは最終出社日に送るのが一般的で、届いた返信にその日のうちに応えられます。

公表の前に社外へ送らないのは、知らせる時期と後任を会社が決めるためです。取引先からの問い合わせで、社内の人が初めて退職を知る、ということも避けられます。

誰に何を書くか 相手ごとの早見表

退職の理由と転職先はどこまで書くか

退職の理由は、書かないのが一般的です。書くとしても「一身上の都合により」までにします。個人の事情は相手が返事に困り、会社への不満は相手の受信箱に残り続けます。転職先を書くかどうかは、会社の決まりと上司の判断に従います。

「退職させていただく」は誤りか 敬語の確かめどころ

文化庁「敬語の指針」(2007年2月2日 文化審議会答申)は、「(さ)せていただく」を、相手の許可を受けて行い、そのことで恩恵を受ける場面の言い方と説明しています。条件が無ければ「いたします」の方が簡潔だとしつつ、条件を満たすかのように見立てて使う用法もあるとしており、誤りと決めつけてはいません。

社内に送る退職の挨拶メールの文例

社内の全体向け(最終出社日に)

お礼と業務の引き継ぎ先を中心に、短くまとめます。

お世話になった上司へ

一緒にした仕事を1つ挙げると、気持ちが伝わります。個人の連絡先は、会社の決まりを確かめたうえで、こうした個別のメールで伝えます。

同じ部署のメンバーへ

資料の置き場所まで書くと、退職した後に探す手間が省けます。

取引先に送る退職の挨拶メールの文例

後任を紹介するメール

後任の名前の字と読み・電話番号・アドレスは、送る前に後任本人に確かめます。

後任と挨拶に伺いたいときの打診

関係の深い取引先には、上司と相談して、退職の前に後任と伺うこともあります。

最終出社日にBCCで一斉に送るとき

個別に送れなかった社外の関係者には、最終出社日にまとめて知らせることがあります。

定年退職のときは、その後も働くかで書き分ける

高年齢者雇用安定法8条は、定年を定めるなら60歳を下回れないとしています(一部の業務を除く)。定年が65歳未満の会社は、定年の引上げ・継続雇用制度・定年の廃止のどれかで、65歳までの雇用を確保しなければなりません(同法9条)。

厚生労働省の令和7年「高年齢者雇用状況等報告」(2025年6月1日時点、常時雇用する労働者が21人以上の企業237,739社)では、定年の年齢は次のとおりでした。

65歳までの雇用確保措置を実施済みの企業(99.9%)のうち、65.1%は継続雇用制度で実施しています。定年の後も同じ会社で働くことがあるため、会社を離れるのか残るのかで文面を変えます。

届いた退職の挨拶への返信の書き方

個別に届いたら、相手の最終出社日のうちに短くお礼を返すのが一般的です。BCCの一斉メールに返すときは、送り主だけに返します。

取引先から届いたときは、「〇〇の件では大変お世話になりました。新天地でのご活躍をお祈りしております。」とお礼を返し、後任へのひと言を添えます。

取引先の連絡先は会社に残す

仕事で集めた連絡先は、私用のスマートフォンや個人のアドレスに移しません。個人情報保護委員会のガイドライン(通則編)は、氏名と組み合わせたメールアドレス帳や、名刺の情報を業務用パソコンの表計算ソフトで整理したものを、個人情報データベース等の例に挙げています。

個人情報保護法179条は、従業者や従業者だった者が、業務で扱った個人情報データベース等を不正な利益を図る目的で提供・盗用したとき、1年以下の拘禁刑又は50万円以下の罰金としています。会社の決まりや誓約書に沿って、後任に引き継ぎます。

送る前のチェックリスト

今日からできること

1. 上司か人事に、最終出社日・社外に知らせてよい日・会社のメールを使える最後の日を確かめる。
2. 知らせる相手を、1社ずつ送る取引先、最終出社日にBCCで送る相手、個別に送る社内の人に分ける。
3. 後任と、紹介メールの文面・連絡先・挨拶に伺う候補日を合わせる。
4. この記事の文例を下書きに入れ、日付と名前を差し替えておく。
5. 名刺や連絡先のデータの引き継ぎ方を、会社の決まりで確かめる。