部下へのフィードバックの伝え方 初めてのリーダーが使える型と例文

部下に直してほしいことがあるのに、関係が悪くなりそうで言えずにいませんか。でも、フィードバックは、見た事実、その影響、次の一歩の3つに分けて伝えれば、人柄を責める話になりません。

国家公務員の人事評価で使われる面談ガイドラインにも、強みや改善点は事実に即して示し、改善点は非難ではなく「こうすればよくなる」という提案の形で伝える、とあります。¹型と例文があれば、言いにくい一言も準備してから話せます。

フィードバックは、ためずにその場で小さく返す

内閣人事局の面談ガイドラインによると、部下のよい点や改善点に気づいたら、その場でほめたり指導したりすることが大切です。期末の面談で初めてまとめて伝えるより、日ごろから少しずつ返しておくほうが信頼関係が育ち、面談の負担も軽くなる、という考え方です。¹

半年分をまとめて伝えると、どの件の話なのか、部下も思い出しにくくなります。気づいたことは、その日のうちに短く。忘れないように、日付と行動を1行メモしておくのも手です。ガイドラインにも、具体的な行動の例をメモしておく「職務行動記録メモ」の見本が付いています。¹

伝える型は、事実・影響・次の一歩

事実は、いつ、何があったか。「いつも」「毎回」とまとめず、1件に絞ります。影響は、その行動でだれの仕事に何が起きたか。次の一歩では、次からどうしてほしいかを提案の形で伝え、相手の考えを聞く一言を添えます。

この3つは編集部の整理ですが、中身は面談ガイドラインの考え方に沿ったものです。改善点は、非難や批判ではなく提案の形で。理由や原因を詰問せずに、「今後どうしたらできるか、何をすればよいか」と相手の考えを尋ねる。ガイドラインが勧めるのは、そういう伝え方です。¹

影響まで言葉にすると、指摘がリーダーの好みではなく、仕事の話だと伝わります。逆に、影響が思いつかないなら、それは急いで直してもらうほどのことではないのかもしれません。

言い換えのこつは、「いつも」を日付と件数にすること。人柄を表す言葉を受け取っても、言われた側には直しようがありません。たとえば「ちゃんとして」と言われても、何をすればいいのかが分からないからです。見た行動の言葉に置き換えれば、次にすることがはっきりします。

「なんでこうなったの」も、つい口から出やすい言葉でしょう。だから、理由を問い詰める代わりに「次はどうしたら間に合いそうですか」と先のことを聞けば、部下も考えを話しやすくなります。¹

指摘するときの例文

〈〉の中を、自分のチームの話に入れ替えて使えます。

話す場所は、ほかの人のいない所を選びます。ほかの労働者の前で大声で威圧的に叱ることを繰り返す。人格を否定するような言動をする。パワハラ防止の指針では、どちらもパワハラに当たると考えられる例です。²一方で、業務上必要かつ相当な範囲で行われる適正な指示や指導は、パワハラには当たりません。²言うべきことは、1対1で、落ち着いた声で伝えれば大丈夫です。

事情が返ってきたら、聞いてから決める

次の一歩の最後に相手の考えを聞くのは、部下の事情を知るためです。「ほかの仕事と重なっていました」「やり方が分からなくて止まっていました」と返ってきたら、途中で口を挟まずに最後まで聞きます。面談ガイドラインも、部下が話し始めたら途中で口を挟まず、よく聞くよう求めています。¹

聞いた事情は、仕事の割り振りや締め切りの決め方を見直す材料になります。ガイドラインが目を向けるよう勧めるのも、結果のよしあしより、原因と進め方のほうです。¹部下ひとりの問題ではなく、頼み方の側に直す所が見つかることもあるでしょう。

話の終わりには、決めたことを短く言葉にして確認します。

ほめる一言はチャットで送ってもかまいませんが、指摘はできるだけ顔を見て話せる場で。文字だけだと、声の調子が伝わらず、強く受け取られることがあるからです。

ほめるときも、事実と影響で伝える

ほめるのも、リーダーのフィードバックの半分です。部下の成果に関心を持ち、一歩でも前進したタイミングをとらえて、段階ごとにほめる。これもガイドラインの勧めです。¹

ただ、「さすが」「頑張ってるね」だけだと、何がよかったのかは伝わりにくいもの。ほめるときも、事実と影響を言葉にします。

成果が出る前の工夫や段取りも、ほめる材料になります。ガイドラインが見るよう求めるのは、熱心さや時間をかけたことよりも、チームへの具体的な貢献や創意工夫、効率よく進めたかどうかです。¹

面談でまとめて伝えるときの順番

評価の面談のように、時間をとって伝える場面もあります。面談ガイドラインが期末の面談で勧める流れは、次のとおりです。¹

1. 労をねぎらう言葉から始めて、話しやすい雰囲気をつくる。
2. 部下が話し始めたら、途中で口を挟まずに聞く。
3. 認識が一致していることから話し、そのあとで一致しないことを話す。
4. 結果のよしあしより、原因と進め方に目を向ける。
5. 前向きな一言で終える。

評価シートの作り方と面談の進め方は、人事評価シートの作り方で詳しく分かります。

フィードバックの前に確認すること

1. 伝える事実を1件に絞り、日付と中身をメモした。
2. その行動の影響を、1文で言える。
3. 次の一歩を、提案の形で用意した。
4. 相手の考えを聞く一言を用意した。
5. ほかの人のいない場所と時間をとった。
6. 最後に伝える前向きな一言を決めた。

年上の部下への伝え方は年上の部下との接し方に、リーダーになって最初の1か月の進め方は初めてのリーダー・主任の心構えにまとまっています。

注

1. 内閣人事局「面談ガイドライン ～面談の場を充実させるための具体的に行うこと～」（2021年9月） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

2. 厚生労働省「事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」（令和2年厚生労働省告示第5号） ↩ ↩²