給与支払報告書の書き方 市区町村へ1月末までに出す手順と提出方法

2026年分の給与支払報告書は、2027年2月1日（月）までに、従業員が1月1日に住んでいる市区町村へ出します。法律上の期限は1月31日ですが、2027年はその日が日曜日にあたるためです。¹²

そして2027年からは、出し方が少し変わります。市区町村に給与支払報告書を出せば、税務署に給与所得の源泉徴収票を出したものとみなされるようになりました。²年末調整が終われば、1月の作業はこの1つにまとめられるでしょう。

給与支払報告書は、住民税を決めるための報告

給与支払報告書は従業員の前年の給与の額などを、住所のある市区町村に知らせる書類です。出すのは、1月1日に給与を払っていて、所得税を源泉徴収する義務のある会社。期限は地方税法で1月31日と決まっています。¹

市区町村はこの報告をもとに住民税を計算します。給与所得者の住民税は、原則として会社が給与から引いて納める特別徴収です。¹³5月に届く特別徴収の税額の通知も、もとはこの報告です。期限を過ぎると税額の通知が遅れることがある、と案内している市もあります。⁴

出すものは、次の3つです。

源泉徴収票との関係は、2027年1月から変わる

個人別明細書の中身は、給与所得の源泉徴収票とほぼ同じです。だから国税庁も、市区町村に出す給与支払報告書と本人に渡す源泉徴収票を、1度に作れる入力用のPDFを用意しました。⁵

2027年1月1日からは「源泉徴収票のみなし提出の特例」が始まり、給与支払報告書を市区町村に出せば、税務署への給与所得の源泉徴収票は出さなくてよくなりました。²ただし、本人に渡す源泉徴収票は今までどおり必要です。

源泉徴収票を本人に渡す範囲は、給与支払報告書を出す範囲とは別です。年の途中で辞めた人も含めて、全員分です。²退職所得の源泉徴収票やほかの法定調書、合計表の扱いは、法定調書合計表の書き方とe-Taxの源泉所得税と法定調書で確認できます。

提出先の市区町村は、1月1日の住所で決める

提出先はその人が住んでいる市区町村で、会社の所在地ではありません。¹²

• 2027年1月1日に在籍している人は、1月1日の住所の市区町村へ。
• 2026年の途中で辞めた人は、辞めたときの住所の市区町村へ。その年に払った給与が30万円以下なら、出さなくてかまいません。

住所は、年末調整で集めた扶養控除等申告書の住所と、その後の届け出を照らして確認しておきましょう。1月に引っ越した人も、決め手は1月1日の住所です。

給与支払報告書は、提出先の市区町村ごとに束ねて、それぞれに総括表を付けます。従業員が10の市区町村に住んでいれば、束も10になる計算です。

総括表と普通徴収切替理由書の書き方

総括表は市区町村ごとに付ける表紙です。すでに特別徴収をしている会社には、12月の初めに市区町村から総括表が送られてくることもあります。⁶届かなければ、その市区町村のウェブサイトから様式を入手しましょう。

総括表に書く人数は、広島市の記入要領だと次のとおりです。⁶

• 受給者総人員は、1月1日に給与を払っている全員の人数。ほかの市区町村に住む人も含める。
• 報告人員は、その市区町村に出す人数。特別徴収する人と、普通徴収になる人に分けて書く。
• 報告人員の合計は、付ける個人別明細書の枚数と必ず一致させる。

総括表の様式は、もともと市区町村ごとに違っていました。そのため総務省の行政評価局が2020年に、様式をそろえるよう改善をあっせんしました。³書き方の細かい点は、出す先の市区町村の記入要領で確認するのが確実です。

また、給与から住民税を引けない人がいるときは、普通徴収切替理由書を付け、個人別明細書の摘要欄に理由を書きます。広島市の場合、普通徴収にできる理由は次の4つです。⁷

理由書を出さなかったり、摘要欄に記号がなかったりすれば、その人は特別徴収の扱いです。⁷理由の区分や記号は市区町村で違うので、出す先ごとの記入要領を確認しましょう。全員を特別徴収にするなら、理由書は要りません。⁷

出し方は、eLTAX、光ディスク等、書面の3つ

出し方はeLTAX（地方税ポータルシステム）、光ディスク等、書面の3つ。²

eLTAXで出すと、データが提出先の市区町村に自動で振り分けて送られます。²総括表と普通徴収切替理由書を作らなくてよく、普通徴収の人は画面でチェックを入れて摘要に記号を入力します。⁴⁷従業員にとっても、確定申告のときにマイナポータル連携で給与の情報が自動で入るようになります。²

気をつけたいのは、電子で出すのが義務になる会社です。前々年に税務署へ出すべきだった給与所得の源泉徴収票が30枚以上なら、eLTAXか光ディスク等で出さなければなりません。²2026年1月の提出までは100枚以上が基準でした。⁴2027年1月の提出では、2025年分の源泉徴収票の枚数で判断します。

書面なら、郵送か窓口への持参で出せます。提出期限の近くは窓口が混むので、郵送かeLTAXで出してほしいと案内している市もあります。⁴

出したあとは、4月15日と訂正に備える

ただ、出したあとにも届け出が1つ残っています。給与支払報告書を出した人のうち、4月1日の時点で給与を払わなくなった人がいれば、4月15日までにその市区町村へ届け出ます。¹1月から3月に辞めた人がいる会社は、退職の手続きと一緒に済ませておくと漏れません。

出したあとで間違いに気づいたら、訂正する人の分だけを出し直せば足ります。⁴年末調整そのものを直すときの流れは、年末調整の間違いに気づいたらが参考になります。

提出の前に確認すること

1. 1月1日に在籍している人と、年の途中で辞めて給与が30万円を超える人を、全員拾った。
2. 個人別明細書の住所が、1月1日（退職者は辞めたとき）の住所になっている。
3. 市区町村ごとに束ね、総括表の報告人員と明細書の枚数が合っている。
4. 普通徴収にする人は、出す先の市区町村の区分で、摘要欄に記号を書いた。
5. 前々年の源泉徴収票が30枚以上なら、eLTAXか光ディスク等で出す準備をした。
6. 本人用の源泉徴収票を、全員に2月1日までに渡す段取りを組んだ。

5月からの住民税の引き方は住民税の特別徴収に、年末調整から2月までの全体の流れは年末調整2026にまとまっています。

注

1. 地方税法第317条の6（給与支払報告書等の提出義務）、第321条の3（給与所得に係る個人の市町村民税の特別徴収） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

2. 国税庁「令和8年分 給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」（2026年8月） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

3. 総務省行政評価局「個人住民税の給与支払報告書（総括表）の様式統一化に向けた見直し（あっせん）」（2020年2月20日） ↩ ↩²

4. 広島市「令和8年度給与支払報告書の提出」 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

5. 国税庁「F1-1給与所得の源泉徴収票（同合計表）」 ↩

6. 広島市「『総括表』記入要領」 ↩ ↩²

7. 広島市「『普通徴収切替理由書』記入要領」 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴