初めてのリーダー・主任の心構え、最初の1か月の段取りと部下との話し方

初めてリーダーを任されても、最初の1か月でチームのやり方を変える必要はありません。先に決めておきたいのは3つだけです。上司に任された範囲と、メンバー一人ひとりと話す時間、それにチームの仕事の一覧。

厚生労働省の2025年の調査で、仕事の悩みを相談できる人がいる働く人に相手を聞くと、「上司」が63.8%、「同僚」が62.5%でした。¹女性に限ると「同僚」が68.6%で、「上司」の60.5%を上回ります。主任やリーダーは、ちょうどこの2つのあいだに立つ人です。昨日まで同僚として相談に乗っていた人が、今日からは上司に近い立場で話を聞くことになります。

だから最初の1か月の心構えは、指示を出すより、話を聴く側に回ること。2か月目に仕事を頼んだり任せたりするとき、その時間がきっと効いてきます。

最初の1か月は、4週の段取りで進める

1か月を週ごとに分けると、やることは次の表のとおりです。厚生労働省の指針や教材をもとに、編集部が組み立てた順番の一例です。

表では、まず1週目の「上司と」の欄を見てください。メンバーに何を約束できるかは、自分がどこまで決めてよいかで変わります。

1対1の時間を全員分とるため、2〜3週目には2週間をあてています。メンバーが6人なら、30分ずつで3時間になります。ほかの仕事を抱えながらなので、1日に1〜2人のペースで組むと続けやすいでしょう。

1週目は、上司と「任された範囲」を決める

「主任」や「リーダー」という呼び名が同じでも、任される中身は会社が決めるものです。呼び名と並びの読み方は、役職の順番で詳しく取り上げています。

目安になるのが、厚生労働省の職業能力評価基準です。仕事の水準を4つの段階に分けていて、2つ目の段階は「グループやチームの中心メンバーとして」、自分で判断し、改善や提案をしながら仕事を進める水準。3つ目は中小規模の組織の責任者などに当たる段階で、「上位方針を踏まえて」管理運営や計画づくりをする水準です。²

どちらの段階でも、方針をひとりで決めるわけではありません。上司の考えを先に聞いておけば、判断に迷う場面はぐっと減ります。1週目のうちに30分ほど時間をもらい、次のことを話しておきます。

決めてよい範囲が分かると、メンバーに聞かれたその場で「それは私が決めます」「課長に確認して、明日お返事します」と言い分けられます。返事が早くなれば、相談もしやすくなるはずです。

肩書が変わっても、労働時間の扱いまで変わるとは限りません。労働基準法の管理監督者に当たるかどうかは、肩書や職位ではなく、立場や権限の実態で判断するものだからです。³残業や手当の扱いが気になるときは、辞令と給与規程を読んだうえで、人事に聞いてみてください。

あわせて、自分で2つのことも確認します。就業規則にある勤務時間と休暇の申請の流れ、そしてハラスメントの相談窓口です。事業主はパワハラの相談窓口をあらかじめ決めて、社員に知らせなければなりません。⁴メンバーから相談を受けたときに「ここにも相談できます」と案内できるよう、場所と連絡先を控えておきます。

チームへのあいさつは、変えないことから伝える

最初のあいさつで、目標や抱負を語らなくても大丈夫です。メンバーがまず気にするのは、明日からの仕事が変わるかどうかでしょう。伝えることは3つで足ります。任された役目と、当面は今のやり方を続けること、そして一人ずつ話を聴く時間をもらいたいこと。

最後の一文は相手の身構えをほどくためのものです。1対1と聞いて、評価や注意の場を思い浮かべる人もいるはずだからです。

昨日まで同僚だった人や、年上のメンバーがいると、どんな言葉で話せばいいか迷いますよね。言葉づかいを人によって変えるより、全員に同じ順番で、同じ長さの時間をとるほうが伝わります。だれかを先に呼んだ理由を聞かれても、「席の順です」と答えられる並べ方にしておけば、余計な気をもまずに済みます。

2週目からは、一人30分ずつ話を聴く

1対1で話す時間、いわゆる1on1でいちばん知りたいのは、メンバーの「いつも」です。働く人のメンタルヘルスについて厚生労働省がまとめたサイト「こころの耳」は、部下の「いつもと違う」様子に早く気づくことが大切で、そのためには「いつもの部下のことを知っておく必要があります」としています。⁵同じサイトには、「部下にとって、上司は最大の職場環境です。」という一文もあります。

パワハラの指針も、事業主が取り組むことが望ましい例として、日常的にコミュニケーションをとることや、定期的に面談やミーティングをすることを挙げています。⁴1か月目の1対1は、その1回目と考えればいいのです。

話題に迷ったら、働く人が抱えやすい悩みから選べば大きく外れないでしょう。先ほどの調査で、仕事に強い不安や悩み、ストレスを感じている人は67.5%。その中身を3つまで挙げてもらうと、次のようになりました。¹

割合は強いストレスを感じている人を100としたものです。上の4つはどれも、毎日の仕事で見えるもの。量と質、失敗や責任、人との関係は、1対1で聞いておけば、2か月目からの割り振りに生かせます。対人関係は前の年の26.1%から6.8ポイント増えていました。

聴き方の参考になるのが、こころの耳の「傾聴のポイント」です。⁵

1. 周りに聞こえない場所と、心に余裕を持てる時間を先に決める。
2. 腕や脚を組まず、話す速さと声のトーンを落ち着かせる。
3. うなずきとあいづちを返し、最後まで口を挟まずに聴く。
4. 話が一段落したら、理解したことを伝えて合っているかを聞く。
5. その場で答えられないことは、素直にそう伝える。

4つ目について、こころの耳は「あなたの話を……と理解したけど、合っているかな？」という言い方を例に挙げています。職場なら「〇〇の締めがいちばん大変、ということで合っていますか」と聞き返す形です。ずれていたら、もう一度聴けばいいだけ。

30分で聞くことは次の5つに絞っておくと時間内に収まります。

最後の一言には理由があります。こころの耳は、部下から聞いた話は大切な個人情報で、原則として守秘義務を守ることが重要だとしています。⁵パワハラの指針も、病歴や不妊治療などの機微な個人情報を、本人の了解を得ずにほかの社員に暴露することを、パワハラに当たると考えられる例に入れています。⁴

一方で、配慮のために家族の状況などを聞くことは、同じ指針で当たらないと考えられる例です。介護や子育てで早く帰る日がある、といった話が出たら、割り振りに生かすために聞いておいてかまいません。ただ、話すかどうかを決めるのは本人。言いたくなさそうなら、それ以上は聞かずに次の話題へ移ります。

1か月目に「いつも」を知っておくと、2か月目からの小さな変化に気づきやすくなります。とはいえ、病気かどうかを見極めるのはリーダーの役目ではありません。こころの耳も、病気の有無を判断するのは産業医などの医師の仕事だとしています。⁵気になることがあれば、本人の話を聴いたうえで、上司や社内の窓口に相談するところまでで十分です。

注意や指示は、指針の例で線を知っておく

リーダーになると、注意や指示をする場面が増えます。ひとこと言うたびに、パワハラにならないかと心配になる人もいるかもしれません。でも、厚生労働省の指針は、「業務上必要かつ相当な範囲で行われる適正な業務指示や指導」はパワハラに当たらないとしています。⁴

指針はパワハラの典型的な言動を6つの類型に分け、当たると考えられる例と、当たらないと考えられる例を並べています。リーダーの毎日に近いものを抜き出しました。

表の例は典型を挙げたもので、すべてを並べたものではありません。個別の事案で判断が変わることもある、と指針自身が断っています。

精神的な攻撃の行を見比べてみてください。どちらも注意する場面です。違いは、ほかの人の前か、大声で威圧的か、何度もくり返しているかという、場面と言い方にあります。指針は、相手の能力を否定して罵倒するようなメールなどを、本人を含む複数の人に送ることも当たる例に挙げています。チームのチャットで、一人を名指しして責める書き込みも避けたほうが無難です。

注意は1対1で、起きたことを主語にして短く伝えます。たとえば「なんでいつも遅れるの」ではなく、「〇日の締め切りに間に合わなかった理由を、一緒に確認させてください」。人を責める言い方から、次にどうするかを決める話し方に変えるだけで、受け取る側の構えはずいぶん違ってきます。

リーダー自身の不安も、ひとりで抱えなくていいのです。先ほどの表で、強いストレスの中身に、昇進や配置転換などの「役割・地位の変化等」を挙げた人は17.7%いました。心の健康づくりの指針は、部下を持つ上司にとってもセルフケアは重要だとしています。⁶困ったときは自分の上司に早めに相談し、社内で話しにくければ、こころの耳にある働く人向けの電話やSNS、メールの相談窓口も使えます。⁵

4週目に、仕事の一覧と確認表で締める

1対1で聞いた話は、4週目に1枚の表にまとめます。列は仕事、担当、いつ、手順書、代わりにできる人の5つ。たとえば次のような形です。

最初に見る行は、「代わりにできる人」が空いているところです。担当者が休んだ日に止まってしまう仕事なので、2か月目に手を付ける候補になります。手順書が無い仕事は、引き継ぎ書の書き方の形で、少しずつ残していけます。

職業能力評価基準は、チームの中心メンバーにあたる段階でとる行動として、「下位者に対して仕事のノウハウを提供したり指導助言を行っている。」を挙げています。その上の段階には、「各人の能力と適性に鑑み効果的な業務分担を行うことで、やる気を引き出しながら全体最適を実現している。」という例もあります。²この表はその両方の手がかりになります。

表ができたら、上司との振り返りで伝えます。

最後に、1か月を次の確認表で見直します。抜けていた項目は、2か月目の最初の週に回せば大丈夫です。

1か月のメモが、半年後の自分を助ける

1対1のメモと仕事の一覧は、メンバーのための記録であると同時に、リーダーとしてのあなたの記録にもなります。

半年後の評価面談で「チームをまとめました」と書いても、何をしたのかは伝わりません。「メンバー5人と毎月1対1で話し、代わりのいない仕事4つのうち2つに手順書を作りました」なら、数字で言えます。自己評価を事実で書く手順は、評価面談の自己評価の書き方で紹介しています。

最初の1か月で、全部を変えなくていいのです。聴いて、書いて、上司に返す。その4週間の積み重ねが、次の役目を任されるときに、数字で語れるあなたの実績になります。

記事の数字と記述は、厚生労働省の指針と調査、職業能力評価基準、こころの耳の教材で確認した2026年10月29日時点のものです。

注

1. 厚生労働省「令和7（2025）年 労働安全衛生調査（実態調査）」の個人調査。2025年10月31日時点の数字。2026年8月7日公表。相談相手とストレスの中身は複数回答 ↩ ↩²

2. 厚生労働省「職業能力評価基準におけるレベル区分の考え方」と、事務系職種の共通能力ユニット「関係者との連携による業務の遂行」。行動の例は、レベル2のユニットと、その上のレベル3・4のユニットから引いた ↩ ↩²

3. 労働基準法第41条第2号。厚生労働省のパンフレット「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」 ↩

4. 厚生労働省「事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」（令和2年厚生労働省告示第5号）。2026年10月1日適用時点の文を、同省の「事業主が講ずべきハラスメント対策パンフレット」（令和8年7月作成）で読んだ。適正な指示や指導は2の（1）、類型と例は2の（7）、相談窓口は4の（2）イ、面談やミーティングは5の（2）イ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. 厚生労働省「こころの耳」の「15分でわかるラインによるケア」「気配りしてますか -上司・同僚の方へ-」「部下の話を聴けていますか－傾聴のすすめ－」「相談窓口案内」 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

6. 厚生労働省「労働者の心の健康の保持増進のための指針」（平成27年11月30日改正）の5の（1）。原文は「管理監督者にとってもセルフケアは重要であり」 ↩