月次決算の進め方、締めの7つの手順と5営業日で試算表を出す段取り

月次決算は、毎月の売上・仕入・経費を締めて、試算表を出すまでの仕事です。手順は7つ。売上、仕入、経費、給与を締め、月割の計上をして、預金などの残高を照合し、最後に試算表を前の月と比べます。

締めにかかる日数は会社によって違いますが、翌月の5営業日で試算表を出す段取りを1つの目安にすると、組み立てやすくなります。この記事の手順と日程は、中小の会社を想定した編集部の例です。会社の規模や会計ソフトに合わせて読みかえてください。

月次決算でやること7つ

月次決算の目的は、その月の損益と財産の状態を、早く、おおむね正しくつかむことです。年に一度の決算ほど細かくなくてかまいませんが、取引はその月に起きた分をその月に計上する考え方でそろえます。中小企業庁の「中小企業の会計に関する基本要領」も、収益は商品の販売やサービスの提供をしたとき、費用は取引が発生したときやサービスを受けたときに計上するのを原則としています。¹

いちばん漏れやすいのは2つ目です。月末に受け取った物やサービスの請求書が、翌月の半ばまで届かないことはよくあります。届くのを待つと締めが遅れ、待たずに飛ばすとその月の費用が少なく出ます。

5営業日で試算表を出す段取り

日ごとに担当する作業を決めておくと、毎月の締めが同じ形で回ります。翌月の5営業日で出す場合の例です。

この段取りでは、1日に1つの山を越える形にしています。月末の前の週に、毎月同じ仕訳を入れておくのがコツです。締めの日には、その月だけの取引に集中できます。

締めを早める4つの工夫

締めを早くするのは、作業の速さより、待つ時間を減らすことです。

1. 請求書の期限を取引先に伝える：「毎月3営業日までにメールで」と決めて、発注のときに伝えておく
2. 経費精算の期限を社内に決める：締め日の翌営業日までに申請してもらい、遅れた分は翌月に回す
3. 届かない請求書は見込みで計上する：発注書や見積書の額で計上し、請求書が届いた月に差額を直す
4. 電子で受け取って探す時間を減らす：メールやPDFで届いた請求書は、電子のまま決まった場所に保存する

4つ目には決まりもあります。メールやPDFで受け取った請求書や領収書は、紙に印刷するだけでは足りず、電子のまま保存することになっています。²保存のしかたを決めておけば、締めのときに探す時間も減ります。

試算表で見るところ

試算表が出たら、数字を前の月と並べて、次の3つを見ます。

• 前の月より大きく増えた、または減った科目。理由を1行で書けるか
• 残高がマイナスになっている科目。仕訳の向きや科目のまちがいが多い
• 仮払金や仮受金の残高。中身が分からないまま残っていないか

理由を書けない動きは、計上漏れか二重計上のことが多くあります。5営業日目の報告で、数字と一緒に理由を1行添えるだけで、試算表は経営の判断に使える資料になります。

月次決算は、毎月同じ形で回すほど速くなります。最初の3か月は、日ごとの段取りの表に、実際にかかった日と詰まった作業を書き足していきましょう。詰まる場所が分かれば、取引先や社内にお願いすることも、はっきりします。

ここで示した手順と日程は、編集部が中小の会社を想定して作った例です。会計の扱いで迷ったときは、顧問の税理士や会計士に相談してください。

注

1. 中小企業庁「中小企業の会計に関する基本要領」 ↩

2. 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」 ↩