入金消込のやり方と売掛金の管理 合わないときの見分け方と入金遅延の督促の段階

月末の通帳を開くと、入金が並んでいます。でも、どの入金がどの請求書の分なのか、ひと目では分からないことがあります。振込の名義が会社名と違う、金額が少しだけ足りない、2か月分まとめて入っている。入金消込は、こうした入金を1件ずつ請求と照らして、売掛金を消していく作業です。

消込がきちんと回っていれば、入っていない請求もすぐに見つかります。合わないときの見分け方と、遅れを見つけてから督促するまでの段階を、順に押さえておきましょう。

消込は、入金と請求を1件ずつ照らす

消込の基本は、3つの記録を突き合わせることです。

1. 入金の記録。通帳やネットバンキングの入出金の明細
2. 請求の記録。請求書の番号、相手、金額、支払期日の一覧
3. 売掛金の帳簿。相手ごとに、まだ入っていない額が残っている帳簿

入金の明細を1件ずつ見て、名義と金額から当てはまる請求を探し、売掛金を消します。ぴったり合えば終わりです。合わないものは「保留」として別に並べ、理由を調べます。

合わない入金は、4つの形を疑う

合わない入金の多くは、次の4つのどれかです。

振込手数料が差し引かれていたときは、まず契約を見ます。民法では、弁済の費用は、別段の意思表示がなければ払う側（債務者）の負担です。¹取り決めがないのに差し引かれていれば、差額をどう扱うかを相手に確認し、社内の決まりに沿って処理します。

報酬から所得税が源泉徴収されていると、入金は請求額より少なくなります。この場合は、請求額から源泉徴収税額を引いた額が入金額になっているかを見ます。

一部だけ入金されたときは、どの請求に当てるかが問題になります。民法では、払う側が当てる請求を指定でき、指定がなければ受け取る側が指定できます。どちらも指定しないときは、支払期日が来ているものから先に当てる、などの順番が決まっています。¹迷ったら、相手に「どの請求書の分か」を確認して、記録に残しましょう。

売掛金の年齢表で、遅れを見つける

消込が済んで残った売掛金を、支払期日からの日数ごとに分けた表が、売掛金の年齢表です。並べ方の例は次のとおりです（説明用の作例）。

期日を過ぎた列に入った売掛金が、連絡の対象です。月に1回、月次の締めのときに作って、営業の担当者と共有すると、だれがどこに連絡するかを決めやすくなります。日数が長いほど回収が難しくなるので、右の列ほど上長にも見せておきましょう。

遅れたら、段階を踏んで連絡する

期日を過ぎて入金がないときも、最初から強く言う必要はありません。社内で確かめてから、段階を踏みます。

1. 社内で確かめる。請求書が届いているか、金額や振込先に誤りがないか、入金の照合に漏れがないか
2. 営業の担当者に知らせる。取引先の窓口を知っているのは営業のことが多い
3. 1回目の連絡。状況を尋ねる。期日は示さない
4. 2回目の連絡。期日を示して、入金の予定日を聞く
5. 最後の連絡。期日と、そのあとの対応を事実として伝える
6. 上長と法務に相談する。督促状や内容証明郵便に進む前に

経理から営業に知らせるときは、相手と金額、期日、これまでの連絡を1通にまとめて送ります。

取引先への1回目から最後までの文面は、催促メールの記事に段階ごとの例文があります。

遅れた分には、遅延損害金を請求できます。契約に利率の定めがなければ法定利率により、2026年4月から2029年3月までは年3%です。¹²また、売掛金を請求する権利は、請求できると知った時から5年使わないと、時効で消えます。¹年齢表の右端の列は、時効の目安としても見ておきます。

月末の消込の確認表

消込は毎月の地味な作業に見えて、会社のお金の出入りをいちばん早く確かめられる場所です。合わない入金を「保留」で止めずに理由まで追えれば、遅れも早く見つかり、督促も穏やかに始められます。

この記事は、2026年11月12日時点の法令と法務省の公表資料をもとにしています。契約で決めた支払条件や利率があるときは、そちらが先になります。

注

1. 民法 第166条（債権等の消滅時効）、第404条（法定利率）、第419条（金銭債務の特則）、第485条（弁済の費用）、第488条（同種の給付を目的とする数個の債務がある場合の充当） ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. 法務省「令和８年４月１日以降の法定利率について」 ↩