仕事納めに総務がやること 年末年始のオフィスの戸締りと郵便・鍵の点検表

9日間、誰も来ないオフィスを閉めて帰る日に、総務は何を見ておけばよいのでしょうか。12月28日（月）も休みにすると、2026年の年末年始は26日（土）から1月3日（日）までの9連休になります。見ておくものは6つ。戸締り、電源と機器、水回り、郵便と宅配、鍵と警備、それに休み中の連絡先です。

暦どおりに29日から休む会社でも、6日間は空きます。休みの組み方は工場の年末年始の休業カレンダーと同じで、9連休なら仕事納めは25日（金）、暦どおりなら28日（月）です。

ただ、6つのうち郵便と警備、連絡先の3つは当日に気づいても間に合いません。どれも相手のあることだからです。仕事納めの点検は1週間前から始まっています。

点検表は「いつ」と「誰が」まで決めておく

点検を最後に出る人ひとりに任せると、どこを見たかがその人の記憶にしか残りません。区画ごとに、いつ、誰が見るかを決めた表を配り、終わった欄に名前を書いてもらう。それだけで、何か起きたときにも後からたどれます。

防火管理者を置いている会社なら、消防計画を先に開いておくと安心です。消防計画に定める事項には、火元責任者などを決めて火の元を見る仕組みや、防火管理者などが自ら行う点検の決まりが入ります。¹仕事納めの点検表は、その決まりと食い違わないように作ります。自社に防火管理者が要るかどうかは、防火管理者の選任で確認できます。

表の担当は一例です。

表のうち、上の3行は見落としやすいところでしょう。当日の行は表さえあれば、誰が見ても同じように点検できます。

冷蔵庫はオフィスの大掃除の段取りで中を空にする当番を決めておけば、仕事納めの前日には見るだけで済みます。

電源と水は、休み中に気づく人がいない

ふだんなら、焦げたにおいや床の水たまりには、誰かが気づきます。9日間はそれがありません。だから電源と水は「止められるものは止めておく」を基本にします。

コンセントは3つに分けておく

製品評価技術基盤機構（NITE）は、器具を長い期間使わないときは、電源プラグをコンセントから抜くよう勧めています。トラッキング現象を防ぐためです。プラグとコンセントのすき間にたまったほこりが湿気を吸い、プラグの刃のあいだに電気が流れて、やがて発火する現象をいいます。²東京消防庁の火災予防の案内にも、「普段使わない電気製品のコンセントは、抜いておく」とあります。³

とはいえ、オフィスの電気を全部止めるわけにはいきません。警備の機器や電話のように、止めると困るものもあるからです。機器を3つに分けた一覧を作っておけば、毎年同じ判断で片づくのです。

パソコンやサーバーの止め方は、情報システムの担当者が決める部分です。情報処理推進機構（IPA）も、長期休暇の前の対策に「使用しない機器の電源OFF」を挙げています。⁴総務の点検表には「情シスの指示どおりか」の1行があれば足ります。

暖房器具は机の下まで見る

東京消防庁によると、住宅のストーブ火災の多くは、まわりの燃えやすい物がストーブに触れて起きています。なかでも電気ストーブによる火災が多く、外出するときは必ず消すよう注意を促しています。⁵

住宅についての注意ですが、オフィスでも、机の下の小さな電気ストーブは足元の紙袋や段ボールと近くなりがちですよね。スイッチを切ったらプラグも抜き、まわりの物をどけておく。この2つを、各部署の担当が当日に見る項目に入れておくと安心です。

寒い地域は元栓と水抜きまで

水回りでは、凍結と漏水に気をつけます。長野県企業局の上田水道管理事務所の案内では、気温がマイナス4℃以下になると水道管の凍結事故が多くなり、長い時間水道を使わないときは特に注意が必要です。宅内の配管から漏れた分の水道料金や工事代金は、使う側の負担になります。⁶

寒さの厳しい地域のオフィスなら、不凍栓（水抜栓）の閉め方を、休みに入る前に確認しておくと安心です。テナントのオフィスなら、元栓や水抜きを誰が扱うのかを、ビルの管理会社に聞いておくと確実です。冷え込みのゆるやかな地域でも、給湯室とトイレの蛇口を閉めたかは、当日の点検表で見ておきます。

書留とゆうパックは、休み中も配達に来る

休業中のオフィスにも、郵便は届きます。手紙やはがきなどの普通郵便と特定記録は、土曜、日曜、休日の配達がありません。一方で、速達や書留、簡易書留、レターパック、ゆうパックは土日や休日にも届きます。⁷9連休のあいだも、書留や荷物は配達に来て、誰もいなければ持ち帰られるわけです。

気をつけたいのは、持ち帰った郵便物を郵便局が預かってくれる期間です。日本郵便のよくある質問によると、不在で預かった郵便物の保管期間は配達の翌日から7日間で、そのあいだに受け取らないと差出人に返されます。⁸

では、どうすればよいのでしょう。まず、送ってくる側に先に知らせておきます。取引先への休業のお知らせに期間を書いて早めに送れば、相手も書留や荷物を年内に届くよう出すか、年明けに回すかを選べます。送る時期と文例は年末年始の挨拶メールの例文にあります。

休み中に当番が一度出社するなら、郵便受けの不在連絡票から再配達を頼めます。日本郵便の案内では、持ち帰った郵便物を勤務先などへ配達してもらったり、近くの郵便局で受け取ったりもできます。⁹

旅行や帰省で自宅を空けるときに使う、不在届という手続きもあります。届けた期間（最長30日）に届いた郵便物を郵便局が預かり、期間が終わってからまとめて配達するものです。¹⁰ただ、日本郵便の案内は、自宅あての郵便を例にした書き方です。会社の休業で使えるかは、配達を受け持つ郵便局に聞くのが早道です。受付での受け取りの決まりから整えるなら、郵便物・宅配便の受け取りのルールが参考になります。

新聞を取っているオフィスなら、配達も止めておきましょう。警視庁が住まいの防犯について出している案内によると、新聞が郵便受けにたまっていると、留守であることを知られてしまいます。¹¹

年明けの配達日は、日本郵便が毎年出す「祝日等における郵便物等の配達」というお知らせで分かります。2027年1月の分は、この記事を書いた10月28日には、まだ出ていませんでした。¹²

鍵は、本数と持ち主を書き出してから閉める

オフィスの鍵はいま何本あって、誰が持っているでしょうか。合鍵を作ったきり持ち主があいまいなまま、9日間閉めるのは少し落ち着かないものです。

警察庁の「住まいる防犯110番」には、合鍵は必要な本数だけ作って確実に管理し、郵便受けなど玄関の近くに置かない、という対策が載っています。¹³仕事納めの1週間前に、鍵の台帳と実物を照らし、休み中も持ち帰ってよい人を決めます。休み中に出社する人がいるなら、その人と日時も同じときに決めてしまうと、二度手間になりません。

警視庁は閉店中の店舗をねらった侵入窃盗について、次の3つの対策を挙げています。¹⁴

• 店の中に現金を置かない
• 入口だけでなく、勝手口のドアや小窓も施錠する
• 店のポストなどに合鍵を入れておかない

店舗向けの注意ですが、休業中のオフィスにも置き換えられます。小口現金の保管は経理と決めておき、給湯室やトイレの小窓、ビルの裏の通用口は、最後に出る人が見る場所に書き足します。防犯カメラや、侵入されると警備会社に通報が届く機械警備も効果的だと、警視庁は同じ案内に書き添えています。

機械警備を契約しているなら、休み中に出社する人が警備を解除できるかを、前もって確認しておきます。警備会社に届けてある連絡先の名前と電話番号が、今の担当者のままかも、このときに見ておくと安心です。

休み中の連絡先は、受ける人と代わりの人の2段で

休み中にオフィスで何か起きたら、最初に電話を受けるのは誰でしょう。警備会社やビルの管理会社から連絡が来ても、総務の担当者の携帯がつながらなければ、話はそこで止まってしまいます。

IPAは長期休暇の時期について、システムの管理者が長く不在になりがちで、何か起きたときに対応が遅れるおそれがあるとしています。そのうえで、休みの前に、委託先を含めた緊急連絡体制と、担当者の電話番号が変わっていないかを確認するよう呼びかけています。⁴情報システムについての呼びかけですが、オフィスの連絡先にも同じことがいえます。

非常連絡先の一覧は、何が起きたかで行を分け、受ける人と代わりの人を並べて書くと使いやすくなります。名前と番号は〇〇に置き換えてあります。

一覧の電話番号は本人に頼んでから書き込みます。個人の携帯電話の番号を載せるかどうかは、会社の決まりしだい。社外向けの自動応答に書く急ぎの窓口も、この一覧の人とそろえておくと、休み中の連絡が1か所に集まります。自動応答の文はOutlookの自動応答の設定にあります。

社員には仕事納めの数日前に、当日のお願いと休み中の連絡先をまとめて送っておきます。文例の日付は12月28日を休みにした9連休の例です。

仕事始めの朝は、メールより先に郵便受けを見る

休み明けの最初の30分は、閉めたときと逆の順で見ていけば迷いません。

1. 鍵を開ける前に、入口と窓のまわりに壊れた跡がないかを見る
2. 警備を解除し、休み中に警報や出入りの記録がなかったかを確認する
3. 郵便受けを空け、不在連絡票があれば、預かりの期限が近い順に受け取りを頼む
4. 給湯室とトイレの床、天井のしみ、焦げたにおいがないかを見る
5. パソコンのセキュリティソフトの定義ファイルを更新してから、メールを開く
6. 留守番電話とFAXを聞き、急ぎのものを担当に回す
7. 点検表に、休み中にあったことを書き足す

郵便受けを先に見るのは、不在連絡票の期限が、メールの返事より早く切れるからです。12月28日（月）に配達に来た分は、1月4日が預かりの最後の日にあたります。

5番目の順番はIPAが休み明けの対策に挙げているものです。休み中に電源を切っていたパソコンは、定義ファイルが古いまま。IPAは、メールやウェブを使う前に更新すること、休み明けはメールがたまっているので特に注意して読むことを呼びかけています。⁴

書き込んだ点検表が、来年の引き継ぎ書になる

仕事納めの点検は何も起きなければ、誰にも気づかれない仕事です。だからこそ、表に名前と時刻を残しておく意味があります。

「12月26日に書留が来ていた」「元栓の場所が分からなかった」。休み明けにそんな一言を書き足した表は、そのまま来年の担当者への引き継ぎ書になります。日付を次の年の暦に置き換えれば、来年の12月は配るだけで始められるでしょう。

何を、いつ、誰が見たのか。それを表で示せることは、ふだん見えにくい総務の仕事を、目に見える形で引き継いでいくことでもあります。

郵便の配達と預かりの期間は、2026年10月28日に日本郵便の案内で確認しました。火災と防犯、水道、休暇中の情報セキュリティの注意は、同じ日に見た製品評価技術基盤機構、東京消防庁、長野県企業局、警察庁、警視庁、情報処理推進機構の案内によるものです。

注

1. 東京消防庁「消防計画に定める事項について」。防火管理者に消防計画の作成や火気の使用・取扱いの監督などを行わせる義務は、消防法第8条第1項。総務省消防庁「令和7年版 消防白書」の「防火管理制度」も参照 ↩

2. 製品評価技術基盤機構「配線器具の事故」。トラッキング現象の起き方は、同機構の事故事例の資料（水槽用照明器具の差し込みプラグの事故）による ↩

3. 東京消防庁「電気器具からの火災を防ごう！」 ↩

4. 情報処理推進機構「長期休暇における情報セキュリティ対策」（企業・組織の管理者向けと利用者向けの対策） ↩ ↩² ↩³

5. 東京消防庁「3.ストーブの周りに、物を置かないようにしましょう。」（住宅火災の統計による） ↩

6. 長野県企業局上田水道管理事務所「水道管の凍結にご注意ください」（2025年12月8日更新） ↩

7. 日本郵便「2021年10月から郵便物（手紙・はがき）・ゆうメールのサービスを一部変更しました。」。普通扱いの郵便物の土曜日の配達は2021年10月2日から休止 ↩

8. 日本郵便「よくあるご質問」の返還理由の説明による。別の質問への回答では、1回目の配達日から7日以内に渡せない場合に差出人へ返すと説明している ↩

9. 日本郵便「よくあるご質問　受取人が忙しくて留守がちです。どうすればいいですか？」 ↩

10. 日本郵便「よくあるご質問　長期間不在とする場合の郵便物等の配達について教えてください」 ↩

11. 警視庁「侵入窃盗の防犯対策」 ↩

12. 日本郵便「2026年の祝日等における郵便物等の配達」（2025年10月17日）。2026年1月は1日と3日が配達日、2日と4日が配達休止日だった。速達や書留、ゆうパックなどは祝日等も配達する ↩

13. 警察庁「住まいる防犯110番」の侵入窃盗の侵入手口と対策 ↩

14. 警視庁「店舗を狙った侵入窃盗に注意」 ↩